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Mit einer professionellen Software wird das Erstellen von Angeboten zum Kinderspiel. Vermarkten Sie sich selbst, mit jedem versendeten Angebot machen Sie auf diese Werbung für Ihre Produkte und Ihre Firma. Tag für Tag.
Beim Schreiben von Angeboten müssen Sie mehrere Dinge gleichzeitig beachten: Einerseits muss das Angebot möglichst detailliert Ihre Leistungen oder Produkte mit einem konkreten Angebotspreis enthalten, andererseits soll es den Kunden ansprechen und verkaufsfördernd wirken. Dabei muss sowohl auf das Layout als auch die gewählten Formulierungen geachtet werden. Bei diesem Spagat helfen heutzutage clevere Lösungen wie lexoffice, die das Schreiben von Angeboten so einfach wie nie werden lassen.
Schreiben Sie Ihre Angebote online, anstelle mit sich mit Word, Excel, Angebotsvorlagen oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuplagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe Vorteilen:
Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Angebote schreiben wissen müssen. Vor allem jedoch beantworte ich Ihnen die Frage, die mir als Berater und Coach für Existenzgründer und Selbständige am meisten gestellt wird: Welches Programm zum Schreiben von Angeboten kann ich aus eigener Erfahrung empfehlen?
Um ein rechtssicheres Angebot zu schreiben, muss dieses eine Reihe von Bestandteilen beinhalten. Egal, ob Sie Freelancer oder Handwerker sind oder eine Dienstleistung anbieten. Bei der Angebotserstellung sollten Sie folgende Informationen zur Verfügung stellen:
Ich schreibe meine Angebote seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Ein Angebot müssen Sie nicht schriftlich machen, Sie können auch telefonische Angebote unterbreiten oder in einem persönlichen Gespräch ein Angebot machen, aber bedenken Sie eines: Nur durch ein schriftliches Angebot, welches auch den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung entspricht, sind Sie gerade bei anderen Unternehmern in der besseren Beweislage.
Am Telefon oder im persönlichen Gespräch erhalten Sie zwar eher ein Feedback vom Kunden, können durch Ihre Persönlichkeit und Ihr Auftreten überzeugen sowie können aufkommende Fragen sofort klären, haben aber den konkreten Leistungsumfang Ihres Angebots nicht beweiskräftig, schriftlich fixiert.
Daher mein Rat: Sie sollten auf jeden Fall die mündlich besprochenen Fakten nachträglich in ein schriftliches Angebot gießen. Machen Sie das am Besten mit einer professionellen Software, um auch die Formvorschriften und steuerlichen Fakten für das Finanzamt einzuhalten.
Rechtlich gesehen spielt es keine Rolle, ob Sie ein Angebot online schreiben oder es als Brief versenden. Es mag Produkte oder Branchen geben, in denen es üblich ist, ein Angebot online zu schreiben. Je höherwertiger Ihr Produkt oder Dienstleistung ist, desto professioneller und individualisierter sollte Ihr Angebotsschreiben aussehen. Und ein Brief, mit dickerem Papier, hochwertigem Umschlag und entsprechenden Formulierungen wirkt ganz anders auf den Kunden.
Falls Sie dagegen einen Online-Shop betreiben und ein Kunde fragt nach Rabatten für eine bestimmte Bestellmenge, ist es nicht notwendig, ein Angebotsschreiben per Post zu versenden. Wenn Sie überwiegend Angebote online schreiben, dann sollten Sie eine Software dafür nutzen.
Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande. Daher ist ein personalisiertes Angebot grundsätzlich immer verbindlich. Es sei denn, Sie haben die Verbindlichkeit ausdrücklich ausgeschlossen. Das ist zum Beispiel durch Formulierungen wie „Angebot freibleibend” möglich. Auch eine Befristung des Angebots, durch eine entsprechende Formulierung („Das Angebot ist gültig bis…”), ist möglich. Sobald Ihr Kunde das Angebot angenommen hat, müssen Sie als Handwerker, Dienstleister oder Freelancer die versprochene Leistung liefern.
Übrigens: Kennen Sie den Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Die grundlegenden Bestandteile der Angebotserstellung sind immer die Gleichen. Sie unterscheiden sich nicht danach, ob Sie Handwerker, Freelancer oder Dienstleister sind und ein Angebot schreiben. Selbstverständlich ist der Inhalt des Angebotsschreibens in puncto Leistung und Preis anders. Auch die Formulierungen können voneinander abweichen. Als Freelancer im Medien- und Design-Bereich haben Sie einen anderen Stil als ein Klempner. Auch erwarten die Kunden von einem Handwerker keine blumige Sprache, wohl aber eher bei einem künstlerischen Auftrag.
Achtung: Als Kleinunternehmer oder landläufig auch häufig als Kleingewerbetreibender bezeichnet, weisen Sie keine Umsatzsteuer in Ihren Angeboten aus!
Softwaretipp: Mit lexoffice gratis testen und keine Fehler beim Schreiben Ihrer Angebote mehr machen, egal ob Kleingewerbe oder Künstler!
Ist der Preis das entscheidendste Kriterium bei einem Angebotsschreiben? Er ist sehr wichtig, ganz klar, ansonsten hätte Ihr Kunde ja wohl kaum um ein Angebot gebeten. Allerdings ist der Preis nicht das einzige Merkmal worauf Kunden im Angebot achten.
Goldene Preisregel: Der Preis wird am Ende des Angebotsschreibens genannt. Wenn Sie ein Angebot schreiben, dann erwähnen Sie zuerst die Leistungen, den Umfang sowie den Kundennutzen. Damit schaffen Sie eine Art Gegengewicht zum Preis. Der Vorteil beim Formulieren eines schriftlichen Angebots ist, dass Sie in Ruhe überlegen können, was genau Sie in Ihr Angebot schreiben möchten und wie. Eine Diskussion findet an dieser Stelle nicht statt.
Versuchen Sie auch, den Preis kleinzumachen. Damit ist nicht gemeint, dass Sie eine kleine Schriftart nutzen, sondern den Preis herunterbrechen, zum Beispiel auf Basis von Stunden, Kilogramm, Stück, Meter etc. Der Klassiker ist das Herunterbrechen einer Abo-Gebühr auf den Tag. „Nur 1,50 Euro am Tag” oder „Für den Preis einer Tasse Kaffee am Tag erhalten Sie …”. Das klingt im Angebotsschreiben einfach besser als 45,- Euro im Monat und Sie können sich eher etwas darunter vorstellen.
Der Preis wird zwar am Ende, aber nicht am Schluss genannt, er sollte also nicht der allerletzte Punkt im Angebot sein. Psychologisch gesehen ist es gut, wenn Sie den Kunden weg vom Preis wieder hin zu den Vorteilen bringen. Nutzen Sie doch dazu einfach das PS unter dem Angebotsschreiben.
In den meisten Fällen sollte die nötige nachträgliche Änderung eines Angebotes durch eine offene Kommunikation erledigt sein. Allerdings könnte Ihre Reputation Schaden nehmen, wenn der Kunde dadurch sehr verärgert ist. Nur in den aller seltensten Fällen müssen Sie aber mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Ob und wie Sie ein Angebot nachträglich können, hängt von der jeweiligen Situation ab. Im Folgenden die drei wichtigsten Szenarien:
In diesem Fall erlischt Ihr Angebot bereits mit Ende des Gesprächs. Ihr Gegenüber müsste noch während des Gesprächs Ihr Angebot annehmen, damit es zu einem gültigen Vertrag kommt.
Auch hier brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen. Sobald die Frist abgelaufen ist, ist Ihr Angebot nicht mehr bindend.
Wenn Ihr Kunde das Angebot noch nicht angenommen hat, dann nehmen Sie umgehend Kontakt mit ihm auf und schildern Sie ihm die Lage. Bei ganz offensichtlichen Fehlern, zum Beispiel einem Tippfehler im Angebotsschreiben, stehen die Chancen gut. Auch wenn Sie die Situation erklären können, sollte es keine rechtlichen Folgen für Sie haben.
Wenn der Vertrag dagegen zustande gekommen ist und eine Einigung ist nicht möglich, dann bleibt Ihnen nur übrig, vom Vertrag zurückzutreten. Abhängig vom Umfang des Geschäfts könnten Schadenersatzforderung auf Sie zukommen. Denn möglicherweise hat Ihr Kunden sich bereits darauf eingerichtet und anderen Unternehmer abgesagt.
Im B2B Geschäft, also wenn Sie Geschäfte mit anderen Unternehmen abschließen, dann schreiben Sie Angebote mit Nettobeträgen. Am Ende der Rechnung schreiben Sie noch die Höhe und den Prozentsatz der Umsatzsteuer. Bei Geschäften mit Verbrauchern (B2C) dagegen arbeiten Sie mit Bruttobeträgen im Angebot. Sie schreiben den Gesamtpreis und darunter die darin enthaltende Umsatzsteuer. Wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden, können Sie zum Thema Rechnungen schreiben nachlesen.
Hinweis: Als Kleinunternehmer weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, sondern nur den zu zahlenden Betrag. Zudem müssen Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Mehr Infos dazu: Pflichtbestandteile einer Rechnung
Wenn Sie denken, dass es genügt, ein Angebot zu schreiben und dann einfach die Hände in den Schoß zu legen, bis sich der Kunde wieder bei Ihnen meldet, liegen Sie falsch. Seien Sie aktiv und fassen Sie nach einer angemessenen Frist beim Kunden nach. Natürlich höflich und keinesfalls aufdringlich. Wie die Erfahrung zeigt, tun das viele Verkäufer allerdings nicht. Damit verspielen Sie sich eine perfekte Möglichkeit, um das Geschäft doch noch zum Abschluss zu bringen. Ihre Erfolgsquote wird sich spürbar erhöhen!
Mehr zu den Nachverhandlungen hier: Angebote nachfassen: Tipps und Hilfestellungen
Eine Auftragsbestätigung schreiben Sie, wenn Ihr Kunde das Produkt, die Ware oder die Dienstleistung bei Ihnen in Auftrag gegeben hat. Obwohl bereits das vorherige Angebot verbindlich war, sichern Sie sich durch das Schreiben einer Auftragsbestätigung nochmal ab. Sie können dadurch Missverständnissen vorbeugen. Vielleicht haben Sie auch mit dem Kunden nachverhandelt und können in der Auftragsbestätigung nun die endgültigen Konditionen zusagen.
Am verbreitetsten sind Auftragsbestätigungen sicher im Online-Handel. Sobald Sie etwas bestellt haben, erhalten Sie per Mail eine Auftragsbestätigung, was auch für Sie als Kunde eine Sicherheit darstellt. Hier müssen Sie keinesfalls auf gut durchdachte Formulierungen achten, da Sie den Kunden ja bereits überzeugt haben. Auch hier kann ein professionelles Rechnungsprogramm wie lexoffice helfen und Ihnen viel Arbeit abnehmen. Lesen Sie hier mehr zu Buchhaltungssoftware!
Bei Handwerkern ist es gang und gäbe, dass Kostenvoranschläge oder Angebote erstellt werden. Dies ist ja auch nur recht und billig, denn schließlich möchte der Kunde wissen, wie viel er bezahlen muss, wenn er die Leistung bei Ihnen in Auftrag gibt. Veräppelt fühlt man sich dann aber doch, wenn man später herausfindet, dass anderen Handwerkern das eigene Aufmaß bzw. der eigene Kostenvoranschlag vorgelegt wurde, damit diese keine Arbeit mit einem Angebot haben und nur noch ihre eigenen Preise hinter die einzelnen Positionen schreiben müssen.
Sie haben in diesem Fall sehr viel Arbeit mit der Erstellung des Kostenvoranschlags, Aufmaßes bzw. Angebot gehabt, besonders wenn es um umfangreiche Aufträge wie ganze Bauprojekte geht. Sie haben aber im Endeffekt nichts davon, weil Ihr Kunde ja dank Ihrer Arbeit zahlreiche Angebote einholen, direkt miteinander vergleichen und schließlich das billigste auswählen kann. Doch wie sollten Sie damit umgehen, wenn Sie bemerken, dass Sie ein Aufmaß von Vornherein eigentlich nur für die Konkurrenz erstellen? Zunächst sollten Sie den Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot kennen! Außerdem haben wir für diese Situation zwei Tipps für Sie!
lexoffice schenkt Ihnen 6 Monate, unkompliziert, ohne Abo-Verpflichtung. Lesen Sie unseren lexoffice Testbericht!
Immer mehr Handwerker gehen inzwischen dazu über, dass sie Angebote, Kostenvoranschläge und Aufmaße nicht mehr kostenfrei erstellen, sondern dafür eine geringe Schutzgebühr erheben. Diese muss nicht besonders hoch ausfallen 15 bis 30 Euro reichen dafür in der Regel. Doch dies kann bereits reichen, um Kunden, die eigentlich gar keine Kunden werden wollen, abzuschrecken.
Damit Sie durch diese Maßnahme nicht auch die Interessenten verschrecken, die sich tatsächlich für die Beauftragung Ihres Unternehmens interessieren, müssen Sie aber von Vornherein klarstellen, dass diese Schutzgebühr bei einer Beauftragung rückerstattet bzw. mit dem Auftrag gegengerechnet wird. Beachten Sie diesen Aspekt später dann auch in Ihrer Buchhaltung!
Sie können aber auch einen Schritt weitergehen und Kostenvoranschläge oder Angebotsschreiben als Dienstleistung anbieten. Bieten Sie Interessenten an, gegen eine Gebühr das Aufmaß oder einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Stellen Sie dann dem Kunden die Daten in einer Form zur Verfügung, in der er sie auch an andere Handwerker verteilen kann. Er erhält sozusagen ein Muster oder eine Angebotsvorlage, bei dem andere Konkurrenten ihre Angebote und Konditionen eintragen können.
Der Vorteil für Sie: Sie können trotz allem Ihr Angebot abgeben – und das auch noch als erster – und werden für Ihren Aufwand auch noch entlohnt. Das Einholen anderer Angebote durch den Kunden können Sie ohnehin nicht verhindern, aber so können Sie den Verlauf der Angebotseinholung durchaus mitbeeinflussen.
Viele Handwerker kennen die Problematik, dass ihre Kunden eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen. Beinahe jeder Rechnung müssen sie nachlaufen und eine Mahnung schreiben, damit sie ihr Geld bekommen, oder sich gar mit den Kunden herumstreiten. Das liegt oft an den Kunden, die ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen – aber oft genug auch an den Handwerkern. Lesen Sie hier, was Sie beim Rechnung schreiben beachten, um später keinen Ärger zu bekommen!
Vermeiden Sie bei Ihren Angeboten die folgenden Fehler, um Ihren Kunden keine Angriffsfläche für Streitigkeiten zu bieten:
Mit der Verwendung von lexoffice zur Erstellung Ihrer Angebote vermeiden Sie all diese Fehler!
Zunächst sollten Sie den Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag kennen. Es gibt vier Varianten, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Für welche dieser Varianten Sie sich entscheiden, hängt vom Kunden und von der Art des Auftrags ab. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Aber wenn Sie unsere Tipps befolgen, gehen Sie immer auf Nummer sicher.
Der Kostenvoranschlag wird wegen seiner detaillierten Darstellung in der Praxis gern vom Verbraucher angefordert, um die geschätzte Höhe möglichst genau zu bekommen. Leider sind die meisten über die rechtliche Bindung dieses Überschlages nur wenig bis gar nicht informiert. Lesen Sie hier zum Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag! Deshalb sollte der Werkunternehmer umso besser Bescheid wissen und seinen Kunden bei einer entsprechenden Anfrage darüber informieren. So vermeiden Sie unliebsamen Ärger.
