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Je mehr Aufträge Sie verwalten, desto wichtiger wird es, eine professionelle Auftragsverwaltung zu nutzen. Wir sprechen hier von einer Software, mit der Sie vom Eingang der Bestellung bis zur Auslieferung der Ware und Rechnungsstellung alles in einem System verwalten können.
Wobei kann Ihnen eine smarte Online-Lösung helfen?
In diesem Artikel erhalten Sie umfassende Informationen, was unter einer Auftragsverwaltung zu verstehen ist und wie Sie ein solches System in Ihrem Unternehmen anwenden können.
In der Betriebswirtschaft ist der Begriff Auftragsverwaltung nicht eindeutig definiert. Daher gibt es verschiedene Auslegungen und Vorstellungen. Bei Wikipedia gibt es einen Artikel mit dieser Bezeichnung, der sich jedoch um die Bundesauftragsverwaltung dreht (das hat aber überhaupt nichts mit Buchhaltung oder Betriebswirtschaft zu tun).
In Ihrem Betrieb kann man unter Auftragsverwaltung eine Software verstehen, mit der Sie - wie der Begriff es ja deutlich macht - Ihre Aufträge verwalten können. Dementsprechend umfassend kann ein solches Auftragsmanagement sein. Manchmal versteht man darunter auch ein CRM System, zu Deutsch „Kundenbeziehungsmanagement” oder Kundenpflege. Im erweiterten Sinne könnte damit auch ein ERP System gemeint sein.
In den Anfängen des Unternehmens ist die Auftragsverwaltung noch recht einfach möglich. Erste Bestellungen werden in einer Tabelle notiert oder lediglich abgearbeitet und die Auftragsbearbeitungen bringen noch nicht so viele Herausforderungen mit sich. Doch das ändert sich meist schnell. Hat Ihr Unternehmen Erfolg, steigen auch die Aufträge an. Es kommt zu immer mehr Anfragen und dann entsteht die Aufgabe, alle Kundenaufträge optimal im Blick zu behalten.
Spätestens an dieser Stelle kommt die Software für die Auftragsverwaltung ins Spiel. Hier geht es darum, ein effektives Auftragsmanagement zu schaffen, bei dem die Sonderwünsche bei den Kundenaufträgen ebenso vermerkt werden, wie Beschwerden und Reklamationen. Das Auftragsmanagement muss daher Schnittstellen von der Angebotserstellung über die Warenwirtschaft bis hin zur Buchhaltung und Ihren Finanzen beinhalten.
Eine Auftragsverwaltungssoftware kann weit mehr, als nur Rechnungen schreiben. Sie deckt alle kaufmännischen Prozesse rund um einen vom Kunden erteilten Auftrag ab und umfasst entsprechend viele Funktionen:
Eine reine Auftragsverwaltung oder Rechnungssoftware ist allerdings für gewöhnlich nicht in der Lage, eine vollständige Buchführung samt Gewinnermittlung und aller nötigen Steuererklärungen und Voranmeldungen zu erstellen.
Manche Produkte verfügen zusätzlich über ein Modul, mit dem eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden kann. Für so manchen Kleinunternehmer kann dies bereits eine Komplettlösung darstellen. Allerdings können damit keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden. Es kommt also sehr darauf an, was Sie brauchen und wie viel Sie ausgeben möchten.
Auch lexoffice kann weit mehr als nur Rechnungen schreiben und gehört somit zu den Programmen, mit denen sich Aufträge komplett verwalten können. Den gesamten Funktionsumfang von lexoffice können Sie hier nachlesen.
| Hersteller | Lexware | WISO | Lexoffice |
|---|---|---|---|
 |  | ||
Produkt | lexoffice | ||
| Gratis Testzeitraum | 30 Tage | 30 Tage | 6 Monate |
| Installation | lokal auf Ihrem PC | lokal auf Ihrem PC | nicht nötig, läuft online |
digitale Signatur | ✔ | k. A. | ✔ |
individuelle Kundenpreislisten | ✔ | ✔ | ✔ |
Mahnwesen | ✔ | ✔ | ✔ |
Onlinebanking-Anbindung | ✔ | ✔ | ✔ |
Datenimport/-export | DATEV | DATEV | DATEV, EXCEL, CSV, TXT, PDF |
Abo-Rechnungen, Serienrechnungen | ✔ | ✘ | ✔ |
Anbindung an MS Office | ✔ | ✔ | ✔ |
Paypal-Anbindung | ✘ | ✔ | ✔ |
individuelle Vorlagen | ✔ | ✘ | ✔ |
individuelle Berichte und Auswertungen | ✔ | ✔ | ✔ |
Umsatzsteuervoranmeldung | ✘ | ✔ | ✔ |
Erstellen einer EÜR | ✘ | ✔ | ✔ |
Rechnungsversand per Mail | ✔ | ✔ | ✔ |
Termin-/Aufgabenmanager | ✔ | ✔ | ✔ |
Lieferantenverwaltung | ✔ | ✔ | ✔ |
Bestellungen | ✔ | ✔ | ✔ |
Umwandeln von Angebot in Rechnung | ✔ | ✔ | ✔ |
| Weitere Infos | Weitere Infos | weitere Infos |
✔ = ist vorhanden | ✘ = ist nicht vorhanden | k. A. = keine Angaben vom Anbieter
Jedes der getesteten Softwareprodukte konnte auf einem oder mehreren Gebieten überzeugen. Dennoch sind nicht alle für dieselben Zielgruppen geeignet. Gerade bei der Auswahl einer passenden Software ist es wichtig zu schauen, dass diese ausreichend Funktionen für das eigene Unternehmen zur Verfügung stellt, dabei aber auch nicht überfordert.
Online mit lexoffice: Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Unternehmen profitieren sicherlich von der Einfachheit der Online-Lösung von lexoffice. Auch für mittelgroße Unternehmen kann das Produkt geeignet sein, wenn recht einfache Standard-Rechnungen verfasst werden und keine speziellen Funktionen erforderlich sind. WISO Mein Büro ist eine sehr gut geeignete Alternative, die durch einen größeren Funktionsumfang und dennoch eine klare Übersichtlichkeit überzeugt und somit sowohl für Einzelunternehmer als auch mittlere Unternehmen geeignet ist.
Lexware faktura+auftrag ist für sehr kleine Unternehmen nicht so gut geeignet, da viele mit der Fülle an Funktionen überfordert sind. Wer sich jedoch die Zeit nehmen möchte, um sich gut in die Software einzuarbeiten und eventuell auch eine Schulung besuchen möchte, erhält mit dem Lexware-Produkt einen fähigen Alleskönner an die Hand, der das Unternehmen auch über Jahre hinweg durch das Wachstum begleiten kann.
Tipp: Wer es einfach, dennoch bequem und allumfassend mag ohne sich regelmäßig mit Bürokratie und Papierkram beschäftigen zu wollen, der sollte auf jeden Fall zur Onlinevariante und damit zu lexoffice tendieren.
Rechnungen schreiben ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Hier muss alles stimmen. Jede Rechnung muss sich einem Auftrag zuordnen lassen. Im besten Fall kann aus dem Auftrag heraus bereits die Rechnung erstellt werden. Aber bedeutet dies nicht, dass eine Auftragsverwaltung eigentlich nur ein Rechnungsprogramm ist?
Tatsächlich nicht. Hier ist wichtig zu beachten, dass es bei einem einfachen Rechnungsprogramm darum geht, Rechnungen zu erstellen, abzusenden und dann zu prüfen, ob die Bezahlung eingegangen ist. Das Mahnwesen ist hier normalerweise direkt mit angeschlossen.
Die Auftragsverwaltung ist noch deutlich umfangreicher. Hier werden die Aufträge genau aufgelistet. Dadurch können Sie diese viel besser verwalten. Änderungen am Auftrag sind über das Programm ebenso möglich, wie eine Auflistung der Stammdaten und eine Speicherung aller wichtigen Dokumente (ähnlich wie in einem CRM System). Gute Programme bieten Schnittstellen, über die sich die Auftragsverwaltung mit weiterer Software verbinden lässt.
Das Auftragsmanagement ist daher auch nicht mit einer reinen Buchhaltungssoftware gleichzusetzen. Obwohl häufig eine professionelle Buchhaltungssoftware schon sehr einem Auftragsverwaltung nahekommt.
Ich schreibe meine Rechnungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Eine Auftragsverwaltung beinhaltet viele Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen Ihres Unternehmens und ähnelt damit einer Buchhaltungssoftware. Ein solches System ist grundsätzlich für jede Unternehmensgröße und Branche geeignet. Je größer Ihr Unternehmen, desto umfassender muss das Auftragsmanagement sein. Die online erstellten Dokumente können Sie häufig in der Cloud speichern bzw. speichert die Software diese für Sie automatisch.
| Funktion | Beschreibung |
| Angebote schreiben | Sie schreiben Angebote und Preise für Ihren Kunden und setzen sich mithilfe des Programms einen Termin, an dem Sie nachfassen möchten. |
| Auftrag bearbeiten | Beauftragt Sie ein Kunde mit einem Auftrag, können Sie entweder direkt eine Verbindung zu Ihrem geschriebenen Angebot herstellen oder einen neuen Kundenauftrag eingeben. |
| Warenwirtschaft | Schnittstellen zu anderen Bereichen Ihres Unternehmens sollten ebenfalls integriert sein. Dazu gehört auch die Warenwirtschaft, sofern das für Ihren Betrieb von Belangen ist. Innerhalb der Warenwirtschaft können Sie die Prozesse für Ihre Logistik und Ihr Lager steuern. |
| Lieferschein selber erstellen | Sofern Sie Waren versenden und nicht nur eine Dienstleistung erbringen, haben Sie die Möglichkeit, Lieferscheine zu erstellen. |
| Rechnungen schreiben | Selbstverständlich sollten auch Schnittstellen zu Ihren Finanzen vorhanden sein. Die Rechnungsstellung gehört schließlich ebenfalls zur Auftragsverwaltung. |
| Finanzen überwachen | Eingehende und ausgehende Zahlungen von bzw. an Ihre Kunden müssen Sie überwachen. Daher gibt es hier Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltung. |
| Kundenbeschwerden & Reklamationen | Die Auftragsverwaltung hilft Ihnen auch Kundenbeschwerden, Reklamationen und Rücksendungen zu verwalten. |
| Mahnungen schreiben | Zu Ihrer Buchhaltung gehört auch ein Mahnwesen, um überfällige Forderungen einzutreiben. |
Die Software muss Ihnen Lösungen für Ihr Unternehmen, Ihre Branche und Ihre Unternehmensgröße bieten. Ziel ist es, dass Sie Aufträge und alle daraus resultierenden Schritte tatsächlich effektiver verwalten können.
Auch ein Support der sowohl die technische Kompetenz besitzt auch als zeitlich umfassend zur Verfügung steht, ist wichtig. Den Support können Sie im Vorfeld testen, wenn Sie entweder Fragen im Vorfeld klären möchten oder über eine Testversion. Insbesondere wenn Sie hohe Ansprüche haben, falls Sie ein großes Unternehmen führen, sollten Sie großen Wert auf den Support legen. Möglicherweise bietet Ihnen der Support sogar Schulungen an.
Viele Anbieter arbeiten mittlerweile mit reinen Online Lösungen, bei denen die Daten in der Cloud gespeichert werden. Achten Sie hier darauf, dass die Online Lösungen auch den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen und sicher sind.
Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Warum ist eigentlich eine separate Auftragsverwaltung notwendig? Der Grund dafür ist, dass die Trends bei Bestellungen und Aufträgen immer umfangreicher werden. Was heißt das? Viele Kunden haben Sonderwünsche. Viele Unternehmen bieten aber ihren Kunden auch Flexibilität bei der Bestellung an. Farbauswahl, Auswahl bei den Materialien oder anderweitige Extras sind keine Seltenheit. In einem guten Auftragsverwaltungssystem können diese Anfragen alle abgespeichert und geprüft sowie den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Das spart Zeit und Aufwand.
Zudem gehört zur Auftragsverwaltung auch eine Anbindung an die Buchhaltung sowie die Warenwirtschaft. Schließlich können Sie ja nicht alles getrennt und losgelöst voneinander betrachten. Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße können Sie dann den Einsatz von Zusatzmodulen überdenken.
Eine Auftragsverwaltung ist für alle Unternehmen oder auch Selbstständigen geeignet, die mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten, unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße. Bereits eine geringe Anzahl an Aufträgen kann dafür sorgen, dass der Überblick nicht mehr gegeben ist. Hier kann es schnell zu Verwechselungen kommen. Wenn Sie natürlich nur ein paar ganz wenige Kunden haben, vielleicht einige Großkunden, dann können Sie eventuell auf ein Auftragsmanagement System verzichten.
Mit einer Auftragsverwaltung sind die Aufträge in der Übersicht vorhanden. Es kann nachgelesen und geprüft werden. Auftragsbestätigungen an den Kunden gehen pünktlich heraus und auch der Blick auf die Rechnungen bleibt vorhanden. Dokumente und Unterlagen werden mittlerweile in der Cloud gespeichert, sodass Sie sich selbst um Aufbewahrungsfristen keine Gedanken mehr machen müssen.
Bei einigen Varianten werden Sie feststellen, dass ein Termin- und Aufgabenmanager in Form von Zusatzmodulen integriert ist. Dieser kann eine deutliche Erleichterung bei der Bearbeitung der Aufträge darstellen. Hier lassen sich Termine in Bezug auf den jeweiligen Auftrag einfügen und auch zuordnen. Dadurch wird schnell klar, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung für die Aufgaben zuständig sind. Kommt es zu Problemen, Beschwerden oder Zeitverzögerungen, zum Beispiel im Lager, ist eine Nachverfolgung der Verantwortlichen möglich. Das Ganze ähnelt hier einem ERP System.
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Es gibt die Auftragsbestätigungssoftware und die Auftragsverwaltung. Hier gibt es einige Unterschiede. In der Auftragsbestätigungssoftware geht es lediglich darum, eingehende Aufträge in der Übersicht darzustellen und dafür zu sorgen, dass die Kunden eine Bestätigung erhalten.
Die Auftragsverwaltung dagegen beschäftigt sich mit dem kompletten Management. Vom Eingang des Auftrages bis hin zur Bearbeitung und der Rechnungsstellung und Buchhaltung kann hier alles durchgeführt werden. Gerade für sehr kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer ist eine Auftragsbestätigungssoftware oft ausreichend. Nehmen die Aufträge zu, sollte jedoch auf eine umfangreiche Software zurückgegriffen werden. Über Schnittstellen lassen sich auch mehrere Programme, auch zu Software für die Warenwirtschaft, das Lager und die Buchhaltung relativ problemlos miteinander kombinieren und so optimal verwalten.
