Abschreibungen in der Buchführung

Zu den Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes zählt insbesondere der Kaufpreis abzüglich des gewährten Rabatt, Skonto oder Bonus. Anschaffungskosten entstehen also, wenn der Unternehmer das Wirtschaftsgut käuflich erwirbt. Steuerlich gesehen ist zwischen einem umsatzsteuerpflichtigen und einem umsatzsteuerbefreitem Unternehmer zu unterscheiden. Die Anschaffungskosten setzen sich bei dem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer aus den reinen Nettokosten des Wirtschaftsgutes zusammen. Der befreite Unternehmer hingegen bezeichnet als Anschaffungskosten sowohl den Nettobetrag als auch die Umsatzsteuer. Für ihn ist also der Bruttobetrag als Anschaffungskosten zu behandeln, da er die enthaltene Vorsteuer vom Finanzamt nicht erstattet bekommt. Daneben existieren noch die Herstellungskosten.

Beispiel: Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer erwirbt gegen Rechnung eine Maschine in Höhe von 1.000 EUR netto. Nachträglich werden ihm 10% Rabatt gewährt, so dass sich die Anschaffungskosten der Maschine mit 900 EUR ermitteln. Er zahlt allerdings 1.044 EUR (900 EUR + 16% Umsatzsteuer 144 EUR) an den Lieferanten. Vom Finanzamt erhält er die gezahlten 144 EUR Umsatzsteuer in Form von Vorsteuer erstattet.

Der aus dem Steuerrecht stammende Begriff Wirtschaftsgut wird leider in den Steuergesetzen nicht eindeutig definiert. Ein Wirtschaftsgut ist allerdings mit dem handelsrechtlichen Vermögensgegenstand vergleichbar. Alle Wirtschaftsgüter eines Unternehmens bilden das Betriebsvermögenö Das Wirtschaftsgut zeichnet sich durch eine mehrjährige Nutzung aus, es wird daher auf mindestens ein Jahr abgeschrieben, so dass die entstehenden Abschreibungen den Gewinn des Unternehmens mindern. Als finanzielle Grenze wird in der Regel die Grenze zum GWG (geringwertigen Wirtschaftsgut) angenommen. Der Werteverlust eines Wirtschaftsgutes kann sowohl durch neue Innovationen oder eine fortschreitende Forschung und Entwicklung herbeigeführt werden, als auch durch die Witterung (Regen, Schnee oder Frost) oder durch den Verschleiß der Gegenstände.

Die Verpflichtung zur Aufzeichnung des Anlagevermögens besteht nur für die Unternehmer, die nach dem Gesetz verpflichtet sind, Bücher zu führen, sprich buchführungspflichtige Selbstständige. Die Voraussetzungen dafür werden im Handelsgesetzbuch festgelegt und sind im Wesentlichen das Vorhandensein eines in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebes. GmbHs sind immer buchführungspflichtig.

Anlagenbuchhaltungen werden meist mit speziellen PC-Programmen vorgenommen. In Ihnen werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes erfasst sowie Angaben zu den bereits aufgelaufenen Abschreibungen. Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht am Jahresende eine detaillierte Aufschlüsselung hinsichtlich Art, Menge und wertmäßiger Zusammensetzung des Anlagevermögens. Außerdem können die Bestände am Anfang und am Ende des Geschäftsjahres ersehen werden, Zu- und Abschreibungen sowie Umbuchungen im Anlagevermögen. Zum Anlagevermögen gehören die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (mit einem Wert zwischen 150,- EUR und 1.000 EUR netto) und alle anderen Wirtschaftsgüter über dieser Wertgrenze, die dauernd dem Unternehmen dienen. Das Ergebnis der Anlagenbuchführung können diverse Auswertungen zur bilanzpolitischen Entscheidungsfindung am Jahresende sein, aber vorwiegend der Anlagenspiegel, der das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens übersichtlich ”widerspiegelt”.

Für alle nicht Buchführungspflichtigen wird von Fachleuten jedoch auch eine Anlagenbuchhaltung empfohlen. Zumindest die ordentliche Aufzeichnung und Dokumentation der angeschafften Wirtschaftsgüter. Dazu gehört insbesondere das Datum der Anschaffung, die genaue handelsübliche Bezeichnung des Wirtschaftsgutes, der Kaufpreis (ohne Umsatzsteuer) sowie die Nutzungsdauer (ersichtlich aus den amtlichen Abschreibungstabellen unter dem Stichwort ”Afa-Tabelle” auf der Seite www.steuernetz.de). Diese Informationen sollten übersichtlich in einer Tabelle gesammelt werden und durch entsprechende Kopien der Kaufbelege der Wirtschaftsgüter bestätigt werden. Somit hat der Unternehmer alle nötigen Informationen und Dokumente zusammen, um jederzeit die jährlichen Abschreibung für sein Unternehmen ermitteln und als Betriebsausgaben in seiner Einnahmen - Überschussrechnung zum Ansatz bringen zu können. Geringfügige Wirtschaftsgüter (GWG), die selbstständig nutzbar sind (Tische, Stühle, Regale, Lampen etc.) sollten gesondert in einem Verzeichnis für GWG erfasst und geführt werden.

Zu unterscheiden ist auch die bilanzielle Abschreibung von der kalkulatorischen Abschreibung. Die bilanzielle Abschreibung wird als Aufwand ( Betriebsausgabe) im Jahresabschluss beziehungsweise in der Gewinnermittlung gewinnmindernd erfasst und vom Finanzamt insoweit anerkannt.

Die kalkulatorische Abschreibung jedoch dient nur der Ermittlung der Selbstkosten eines Produktes oder einer Dienstleistung. Sie wird allerdings nicht vom Finanzamt als Betriebsausgabe oder Aufwand anerkannt. Wie der Name schon sagt, dient die nur der Kalkulation und muss am Jahresende wieder umgekehrt werden.

Steuerrechtliches Wahlrecht nach §6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3, Nr. 2 Satz 3 EStG, wonach bei allen Wirtschaftsgütern statt der Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. der um planmäßige Abschreibungen verringerten Anschaffungs- oder Herstellungskosten der niedrigere Teilwert angesetzt werden kann, solange dieser geringer ist als die originären Wertmaßstäbe. Wegen der Verpflichtung zu gleichgerichteter Wahlrechtsausübung in Handels- und Steuerbilanz aufgrund der umgekehrten Maßgeblichkeit (§5 Abs. 1 Satz 2 EStG) hat der Teilwert in der Steuerbilanz immer auch eine außerplanmäßige Abschreibung in der Handelsbilanz zur Folge.

Ab 1999 wurde die Teilwert in der Weise eingeschränkt, daß sie nunmehr nur noch bei dauerhafter Wertminderung zulässig ist. Dieses partielle Verbot der Teilwert hatte zur Folge, daß außerordentliche Abschreibungen steuerrechtlich stark begrenzt werden; gemäß §7 Abs. 1 Satz 5 EStG sind sie für Güter des Anlage- und Umlaufvermögens aufgrund außergewöhnlicher technischer oder wirtschaftlicher Abnutzung jedoch weiterhin zulässig. Nicht abnutzbares Anlage- und Umlaufvermögen, darunter auch Forderungen, dürfen nicht mehr teilbewertet werden. Auch Abschreibungen gemäß §253 Abs. 3, 4 und 5 HGB sind nunmehr steuerrechtlich verboten. Zusätzlich zu diesen grundsätzlichen Regelungen wird ferner ein steuerrechtliches Wertaufholungsgebot eingeführt, das auch zur Rückgangigmachung alter, bereits durchgeführter Abschreibungen führen kann. Im Extremfall kann das dazu führen, daß eine durch Wertberichtigung auf null abgeschriebene Forderung wieder zu einem (tatsächlich völlig unrealistischen) Anschaffungswert bewertet werden muss. Das Maßgeblichkeitsprinzip und der Grundsatz der Vorsicht sind damit weitgehend aufgegeben worden. Auch eine sogenannte Einheitsbilanz wird vielfach nicht mehr möglich sein.

Unter einem geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG) wird im Einkommenssteuerrecht ein selbstständig nutzbarer, beweglicher und abnutzbarer Gegenstand verstanden. Wesentlich hierbei ist, dass dieser Gegenstand zum mehrjährigen Gebrauch bestimmt ist und die Nettoanschaffungs- bzw. Herstellungskosten bestimmte Beträge nicht überschreiten und auch unterschreiten. Lesen Sie jetzt mehr zu den GWGs und deren Abschreibung!

Voraussetzungen zur Anwendung der linearen Abschreibung: Die Wirtschaftsgüter, die zur Erzielung von Einnahmen dienen, müssen länger als ein Jahr genutzt werden.

Afa Satz = 100 / ND

Afa Betrag = Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten / Nutzungsdauer

Der größte Vorteil der linearen Methode ist die sehr einfache Berechnung der jährlichen Abschreibungsbeträge. Nachteilig fällt die nicht zeitgerechte Berechnung aufgrund des nicht berücksichtigten Wertverlustes der Wirtschaftsgüter auf, da dieser meist wesentlich höher ist (bspw. bei Computern) als die lineare Abschreibung ihn ausrechnet.

Abschreibungsverlauf:    
Anschaffungskosten = 1.800,- EUR
Nutzungsdauer = 3 Jahre

1.800,00 EUR / 3 = 600,00 EUR Afa pro Jahr  

1.800,00 Wert im Jahr der Anschaffung
./.600,00 Afa 1. Jahr = Restwert 1.200,00 EUR
./.600,00 Afa 2. Jahr = Restwert    600,00 EUR
./.600,00 Afa 3. Jahr = Restwert        0,00 EUR

Im Sinne von Zeitwert ermittelt sich der Restbuchwert aus den Anschaffungskosten abzüglich der bisher zum Ansatz gebrachten Abschreibungen für das entsprechende Wirtschaftsgut. Beispiel: Eine Maschine wird zum Neupreis von 100.000 EUR im Jahr 00 erworben. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer dieser Maschine beträgt 10 Jahren. Die jährliche lineare Abschreibung mindert den Gewinn in Höhe von 10.000 EUR. Am Ende des Jahres 03 hat die Maschine einen Restbuchwert von 70.000 EUR (drei Jahre entspricht einem Abschreibungsvolumen von 30.000 EUR). Mit diesen Restbuchwert wird die Maschine am Beginn des Jahres 04 wieder in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens auftauchen. Der Restbuchwert ist auch ausschlaggebend für die Höhe der jährlichen degressiven Abschreibung, da sich der jährliche Abschreibungsbetrag als fester Prozentsatz vom jeweiligen Restbuchwert errechnet.

Die Restwertabschreibung ist eine Form der planmäßigen Abschreibung und wird immer dann vorgenommen, wenn die Bemessungsgrundlage der abzuschreibenden Objekte oder Gegenstände sich ändert. Die Restwertabschreibung wird aus dem Restbuchwert ermittelt. Durch die verspätete zusätzliche Anschaffung oder Herstellung nimmt der Wert des Abschreibungsobjektes nachträglich zu, so dass dieser neue Restbuchwert auf die verbleibende Nutzungsdauer abgeschrieben wird.

Beispiel:

Im Jahr 01 wird eine Maschine zum Preis von 10.000 EUR gekauft und auf 10 Jahre abgeschrieben. So ermittelt sich bei linearer Abschreibung ein jährlicher Betrag von 1.000 EUR. Im Jahr 05 wird nachträglich ein Erweiterungsbauteil für weitere 4.000 EUR angeschafft. Zu diesem Zeitpunkt hat die Maschinen einen Restwert von 5.000 EUR. Zu diesem Restwert wird nun die nachträgliche Anschaffung des Bauteils addiert, so dass sich ein Restwert von 9.000 EUR errechnet. Dieser Restwert wird auf die noch verbleibende Nutzungsdauer von 5 Jahren abgeschrieben, so dass sich ein neuer jährlicher Abschreibungsbetrag von 1.800 EUR (9.000 EUR / 5 Jahre) ergibt. Beispiel 2: Die Gesamtnutzungsdauer beträgt 10 Jahre. Nach 4 Jahren werden nachträgliche Herstellungskosten geltend gemacht. Sie betragen insgesamt 50.000 EUR. Es wurde bereits eine Sonderabschreibung (Sonder-Afa) von insgesamt 40 % in Anspruch genommen, also 20.000 EUR. Für die restlichen 6 Jahre ermittelt sich für die nachträglichen Herstellungskosten eine Restwertabschreibung von 5.000 EUR pro Jahr (50.000 - 20.000 = 30.000 EUR / 6 Jahre).

Voraussetzungen für die Anwendung der degressiven Abschreibung ist ein bewegliches Wirtschaftsgut, welches länger als ein Jahr zur Erzielung von Einkünften genutzt werden muss.

• Höchstens das 2,5-fache des linearen Afa-Satzes
• 25% dürfen nicht überschritten werden
• es muss immer vom Restbuchwert ausgegangen werden

linearer Afa-Satz = 33,33%

degressiver Afa 2,5x33,33 % = 83,33% max. jedoch 25%

Der Vorteil dieser Abschreibungsmethode liegt in den hohen Afa-Beträgen der ersten Jahre, welche eine hohe Gewinnminderung und somit eine hohe steuerliche Entlastung erzielen. Die degressive Abschreibung ist daher zeitgerechter und wertorientierter als die lineare Methode. Nachteilig ist jedoch die Tatsache, dass der Restbuchwert von null rechnerisch nicht erreicht werden kann. Der Unternehmer kann sich aber durch den Wechsel der Afa – Methode ab dem Zeitpunkt, wo die Abschreibungsbeträge der linearen Afa größer sind, aus der Klemme helfen.

Der auf den ersten Blick abwertend anmutende Begriff Trivialsoftware bezeichnet weniger die Qualität eines Softwareproduktes als vielmehr seine Eigenschaften, die bei der Bilanzierung zu berücksichtigen sind. Denn Software kann sowohl als immaterielles als auch als materielles Wirtschaftsgut eingestuft werden. Außerdem kann es sich um sehr teure spezifische Fachsoftware für einen begrenzten Anwenderkreis oder um allgemein gebräuchliche Software für viele Anwender handeln.

Diese letztgenannte Software, zu der etwa Textverarbeitungsprogramme wie MS Word, Tabellenkalkulationen wie Excel,  Datenbanksoftware wie Access, Grafiksoftware, Powerpoint oder eine einfache Software zur Berechnung oder Verwaltung von Daten gehören, aber auch

• Buchhaltungssoftware
• Steuersoftware,
• Kundenverwaltung, 
• Fakturierungssoftware, 
• Software zur Autragsverwaltung,
• Officeanwendungen,
• Securitysoftware (Firewall, Virenscanner usw.),
• Videoschnittsoftware,
• Spracherkennungssoftware

wird auch bei hoher Komplexität als Trivialsoftware bezeichnet.

Durch ihre Verbreitung mit hohen Stückzahlen ist die Trivialsoftware in der Regel in einem unteren Preissegment angesiedelt. Trivialsoftware zählt daher zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern, für die keine lange Abschreibungsdauer vorzusehen ist.

Abschreibungsmöglichkeiten für Trivialsoftware

Trivialsoftware ist, wie auch andere geringwertige Wirtschaftsgüter (siehe GWG) bis zu der vom Gesetzgeber festgesetzten Wertgrenze zu sehen. Nach Einführung der Abschreibungsmethode zum Sammelposten hat der Gesetzgeber dahingehend ein Wahlrecht auch bei der Trivialsoftware eingeräumt, so das der Unternehmer diesbezüglich die erworbene Trivialsoftware auf unterschiedliche Arten bilanzieren und abschreiben kann.

Urteile zur Trivialsoftware

• LFD Thüringen zur Investitionszulage
• bfh zur Ansparabschreibung
• weitere Urteile zur Trivialsoftware