Spesenabrechnung: Verpflegungspauschale richtig abrechnen

1. Prinzipiell muss beim Verpflegungsmehraufwand zunächst zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterschieden werden.
2. Beim Verpflegungsmehraufwand sind die Pauschbeträge zwar gleich, werden aber in der Buchhaltung unterschiedlich erfasst und gebucht.
3. Bei der Verpflegungspauschale ist zwischen Ausland und Inland zu unterscheiden.
4. Beim Arbeitnehmer spricht man von einer Dienstreise, beim Unternehmer ist von einer Geschäftsreise die Rede.
5. Verpflegungspauschalen werden nur für dienstlich, beruflich oder unternehmerisch veranlasste Reisen gewährt.
6. Die Reise muss nicht nur betrieblich notwendig, sondern auch angemessen sein und die Tätigkeitsstätte muss im wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen.
7. Der Arbeitnehmer kann Werbungskosten absetzen, der Unternehmer Betriebsausgaben geltend machen.
8. Der Arbeitnehmer kann seinen Verpflegungsmehraufwand durch die Werbungskosten in seiner Steuererklärung dem Finanzamt als Auswärtstätigkeit mitteilen. 
9. Der Unternehmer erhöht durch die Pauschbeträge seine Betriebsausgaben und senkt somit seinen Gewinn. Dieser niedrigere Gewinn führt am Jahresende in seiner Steuererklärung zu einer geringeren Einkommensteuer.
10. Beide benötigen zum Nachweis des Verpflegungsmehraufwands eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung (auch Spesenabrechnung genannt).
11. Der Arbeitgeber kann bei einer Dienstreise seinem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zahlen.
12. Der Arbeitnehmer kann somit weniger oder keinen Verpflegungsmehraufwand in Form von Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.
13. Der Unternehmer kann in diesem Fall den an seinen Arbeitnehmer erstatteten Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe absetzen.
14. Maximal dürfen die hier im Artikel genannten Verpflegungspauschalen bei Arbeitnehmer und Arbeitgeber angesetzt werden.
15. Es muss stets zwischen Abreisetag und Anreisetag sowie einem Tag mit 24-stündiger Abwesenheit unterschieden werden.
16. Der Verpflegungsmehraufwand kann bar ausgezahlt, überwiesen oder als Privatentnahme gebucht werden.
17. Verpflegungspauschalen, auch Spesensätze genannt, werden vom Bundesfinanzministerium für das Inland und Ausland regelmäßig in einer Tabelle veröffentlicht und aktualisiert.
18. Übernachtungskosten und Fahrtkosten haben mit der Verpflegungspauschale und dem tatsächlichen Verpflegungsaufwand nichts zu tun.
19. Eintrittskarten von Messen, Parkausweise, Einladungen zu Veranstaltungen, Hotelrechnungen und andere Quittungen dienen als perfekter Nachweis für eine Dienstreise, auch wenn die tatsächlichen Kosten nicht abzugsfähig sind.
20. Die Vorsteuer der tatsächlichen Verpflegungskosten (Frühstück, Mittag, Abendessen) kann bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern beim Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.

Die Mehraufwendungen für Verpflegung (VMA) sollten nicht mit Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen für das Personal verwechselt werden. Es handelt sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um die Verpflegungskosten nachweisen zu können, sollte eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Jetzt mein Seminar besuchen! (In 20 Min. zeige ich Ihnen, wie Sie mit meiner Exceltabelle Ihre Reisekostenabrechnung richtig selber erstellen können!)

Als Fahrtkosten werden die tatsächlich entstandenen Aufwendungen bezeichnet, die dem Steuerpflichtigen mit der Benutzung von Beförderungsmitteln im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen entstanden sind. Entstehen dem Unternehmer Fahrtkosten, so kann er diese als Betriebsausgaben absetzen. Es gibt mehrere Methoden, Fahrtkosten abzusetzen und auch die private Nutzung muss beachtet werden. Lesen Sie hier mehr zu Fahrtkosten!

Der Unternehmer kann aus den Verpflegungspauschalen keine Vorsteuer geltend machen, jedoch beim Vorliegen von ordnungsgemäßen Rechnungen (siehe Pflichtangaben Rechnung) ist die Vorsteuer beim Finanzamt absetzbar, so haufe.

Sofern in den Übernachtungskosten Frühstück enthalten ist, muss eine Kürzung dieser Mahlzeit vorgenommen werden. Ebenso ist bei der Zahlung der Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber eine Kürzung seitens des Arbeitnehmers vorzunehmen. Folgende Kürzungen sind zu beachten:

• Frühstück in Übernachtungskosten enthalten: 20 % Kürzung der entsprechenden Pauschale
• Mittagessen oder Abendessen enthalten: Kürzung 40 % der jeweiligen Pauschale

Der Nachweis des Verpflegungsmehraufwands erfolgt über Reisekostenabrechnungen (auch Spesenabrechnungen genannt). Diese Dokumente und Eigenbelege sind im Rahmen der Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung chronologisch geordnet und sortiert aufzubewahren. Lesen Sie jetzt mehr zu den Aufbewahrungsfristen!

Das Finanzamt überprüft selbstverständlich im Rahmen einer Außenprüfung oder Betriebsprüfung auch die angesetzten Verpflegungspauschalen, die Einhaltung der Voraussetzungen, die Dienstreise sowie die Angemessenheit und der wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Unternehmen. Daher sollte sowohl die Reisekostenabrechnung, als auch alle anderen Kosten, Belege und Zusammenhänge, insbesondere Datum, Uhrzeit von Anreise und Abreise sowie Übernachtungen der Wahrheit entsprechen und ordnungsgemäß belegt sein. Was man als Unternehmer vor, während und nach einer Betriebsprüfung beachten sollte, können Sie meinem E-Book entnehmen.