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Die Registrierung bei lexoffice gestaltete sich sehr einfach, lediglich E-Mail-Adresse und Passwort und schon konnte ich loslegen. Meine E-Mail-Adresse musste ich nachträglich verifizieren, nichts ungewöhnliches in dieser Branche, darüber hinaus bekam ich per E-Mail gleich die nächsten Schritte, was sich als Anfänger äußerst angenehm empfand, da ich so direkt einen Leitfaden für die Software bekam und nicht selbst suchen musste, was ich nun als erstes einstellen müsste.So angeleitet, vervollständigte ich zunächst meine Firmenprofil, einige Erfahrungen dabei möchte ich im folgenden Abschnitt festhalten.
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Ich empfand es als sehr hilfreich, dass in einigen Textfeldern Vorgabewerte (bspw. Geschäftsführer oder Unternehmenssitz) enthalten sind. So muss man als Benutzer nicht lange rumrätseln, was wohl dort einzutragen ist.
Die Übertragung der Belege an den Steuerberater ist eine sehr hilfreiche und zeitsparende Funktion, funktioniert leider nur dann, wenn der Steuerberater auch bei der DATEV gelistet ist und mit der Software der DATEV arbeitet. Das ist heutzutage leider nicht immer der Fall. Allerdings bietet lexoffice den Service, per Postleitzahl ganz einfach einen passenden Steuerberater zu finden, der auch mit lexoffice arbeitet. Das geht zum Beispiel hier.
Wenn Ihr Steuerberater bei der DATEV ist und sie zu DATEV connect freischaltet, spart er bei der Erstellung Ihrer Buchführung einiges an Zeit. Fragen Sie ihn, ob er einen Teil dieser Ersparnis in Form einer günstigeren monatlichen Buchführungsrechnung an Sie weitergeben kann.
Die Angaben zur Firma sind sehr übersichtlich und einfach zu verstehen. Sie sind ein Teil vieler weiterer Einstellungen, wie beispielsweise:
Insgesamt ist dieser Bereich sehr übersichtlich aufgebaut. Sehr einfach und intuitiv können Produkte, Services und auch Serienrechnungen angelegt werden. Notwendige Informationen werden von lexoffice an der richtigen Stelle abgefragt.
Standardmäßig sind bereits fünf Nummernkreise für die Dokumente und zwei Nummernkreise für Kunden und Lieferanten definiert. Dies liegt mitunter daran, dass einige Steuerberater mit DATEV arbeiten. Dort und auch in anderen Branchenlösungen sind die Bereiche für Kundennummern (von 10000 bis 69999) und Lieferantennummern (von 70000 bis 99999) definiert. Wünschenswert wäre hier die Individualisierung von Nummernkreisen, sodass etwa jeder Kunde seinen eigenen Rechnungsnummernkreis erhält.
Nunmehr möchte ich sämtliche Bereiche in der Software begutachten, Vor- und Nachteile, kurz: Meine Erfahrungen hinsichtlich der Bedienbarkeit aber auch der fachlichen Umsetzung der Software beschreiben. Darüber hinaus möchte ich auch auf den Umstand hinweisen, dass die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen keine Steuerberater oder ausgebildete Steuerfachangestellte sind und die Software dahingehend prüfen. Beginnen wir mit dem Dashboard, also der Hauptübersicht der Software:
Das Dashboard, auch Hauptübersicht oder Startseite genannt, vermittelt eine übersichtliche Darstellung der angelegten Firma und zeigt ggf. noch zu erledigende Aufgaben des Unternehmers. Vom Dashboard aus kann der Nutzer:
Insgesamt sehr übersichtlich gestaltet, absolut informativ, so dass der Unternehmer direkt beim Start von lexoffice einen Gesamtüberblick zu seiner Firma erhält, so wie es sein soll.
Vom Dashboard gelangt man über die obere Hauptnavigation zum Bereich Belege. In diesem Abschnitt werden sämtliche Ausgangs- und Eingangsbelege der Firma erstellt, archiviert und wenn nötig auch nach offenen oder stornierten Belegen gefiltert. Die Belege können durchsucht, bearbeitet, versendet, gedruckt oder exportiert werden.
Nach dem Klick auf einen Beleg kann für diesen eine Zahlung erfasst oder mit ihm verbundene Daten abgerufen. Nun stellt sich die Frage, wie bekomme ich als Unternehmer die Belege in dieses System? Das geschieht über den Knopf „+ Neuer Beleg"
Diese Funktion ermöglicht
und so diese Dokumente dem System und der später in diesem Bericht folgenden beschriebenen Arbeitsweise zur Verfügung zu stellen.
Das Hochladen von Belegen ist relativ einfach möglich. Durch die integrierte automatische Texterkennung werden relevante Infos ausgelesen und sofort ausgefüllt. Falsch erkannte Daten können selbstverständlich nachkorrigiert werden.
Die lexoffice-App (für IOS & Android) sorgt auch unterwegs für den vollen Überblick. Diese App wird mit dem Zugang zu lexoffice via Anmeldung verbunden und hilft anschließend dabei, Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und in lexoffice hochzuladen. Dort können anschließend die so generierten Rechnungen und Belege, wie in diesem Testbericht beschrieben, weiterverwendet werden. Doch nun zum dritten Bereich, den Finanzen:
Zusätzlich ist lexoffice nach GoBD-testiert. Das bedeutet, dass der Anwender, nachdem er den Beleg abfotografiert und in lexoffice hinterlegt hat, den Beleg entsorgen kann. Dadurch ist lexoffice nicht nur flexibel von unterwegs nutzbar, sondern unterstützt zusätzlich papierloses Arbeiten.
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Dieser Bereich ist in vier Unterbereiche gegliedert, wobei in der Bankübersicht alle bestehenden Bankkonten untereinander stehen und neue Bankkonten sowie Paypal-Konten eingerichtet werden können.
Dieser Abschnitt in lexoffice listet sämtliche Geld Ein- und Ausgänge des jeweiligen Bankkontos übersichtlich im linken Bereich des Bildschirms auf. Der rechte Bereich des Bildschirms zeigt die zu den einzelnen Beträgen zugeordneten Belege mit einem Vorschaubild. Ist einem Vorgang noch kein Beleg zugeordnet, kann ein Beleg ausgewählt oder erfasst werden oder der Vorgang einer Kategorie zugeordnet werden. Über das Suchfeld auf dieser Seite können Belege und Bankbuchungen gesucht werden.
Umsätze automatisch zugeordnet:
In diesem Bereich wird die Anzahl der automatisch zugeordneten Umsätze angezeigt. Eine automatische Zuordnung erfolgt bei jeder Bankaktualisierung. Hierbei werden passende Belege mit wiederkehrenden Umsätzen verknüpft. Sollte eine Zuordnung der Belege oder der Kategorievorschläge nicht passen, kann diese einfach aufgehoben werden. Somit wird der entsprechende Vorgang in den Bereich „Umsätze nicht zugeordnet“ verschoben und kann dort manuell mit dem entsprechenden Beleg verknüpft werden. Wichtig zu beachten: Es handelt sich immer um Zuordnungsvorschläge – die Buchungen sind noch nicht erfolgt.
Dieser Abschnitt in lexoffice listet sämtliche Geldein und -ausgänge des jeweiligen Bankkontos übersichtlich im linken Bereich des Bildschirms auf. Der rechte Bereich des Bildschirms zeigt eine Übersicht der vorhandenen und noch nicht zugeordneten Belege mit einem Vorschaubild. Nun kann jede einzelne Bankbuchung mit einem offenen Beleg verknüpft werden. Über einen Filter kann auf dieser Seite in den Belegen und den Bankbuchungen gesucht oder bereits erledigte Vorgänge ausgeblendet werden. Insgesamt sehr übersichtlich und wenn alle Belege tatsächlich auf beschriebene Weise vorhanden sind, für die zukünftige Arbeit in der Unternehmensbuchführung sehr hilfreich. (Siehe dazu: das richtige Archivsystem einrichten)
Hat man das Online-Banking-Konto richtig mit lexoffice verknüpft, kann man über diesen Bereich im Menü Finanzen auch Überweisungen tätigen, ohne dazu die Webseite verlassen zu müssen. Sehr komfortabel können die Empfänger aus dem Bereich Kontakte (wird im Folgenden noch beschrieben) genutzt werden. Auf diese Weise hat man alle Daten und alle Möglichkeiten auf einer Webseite zusammengefasst und spart sich somit wertvolle Zeit, denn man muss Kontaktdaten nicht mehr suchen oder Webdienste wechseln, um etwa Überweisungen zu tätigen.
Der letzte Bereich in der Kategorie Finanzen ist dem Kassenblatt gewidmet. Diese für viele Unternehmer als lästige Aufgabe empfundene regelmäßige Tätigkeit wird von lexoffice mithilfe eines einfachen Formulars angeboten. Dabei fällt äußerst positiv eine Stichwortsuche für die Einnahmen bzw. Ausgaben auf, hier muss nur den Beginn eines Wortes eingetippt werden und man erhält mögliche Einnahmen oder Ausgaben in der richtigen Kategorie vorgeschlagen. Das spart nochmals enorm viel Zeit beim Schreiben des Kassenblattes.
Das Kassenblatt wird darüber hinaus automatisch mit den notwendigen Informationen wie
Es kann selbstverständlich gedruckt werden und merkwürdigerweise können sogar einzelne Einträge nachträglich gelöscht werden, was für den Unternehmer an sich zunächst hilfreich erscheint, für die Einhaltung der GoB jedoch ein Problem darstellen könnte.
Das Kassenblatt verfügt beim Erfassen von Einnahmen oder Ausgaben über eine so genannte Split-Funktion. Dabei können Teilbeträge erfasst und auch unterschiedliche Steuersätze in einem Betrag berücksichtigt werden.
Die so erfassten Einnahmen und Ausgaben in der Kasse werden allerdings nicht in der Belegsammlung berücksichtigt, so dass Barbelege scheinbar von lexoffice nicht verarbeitet und berücksichtigt werden. Das wiederum finde ich als Unternehmer nicht besonders sinnvoll, denn diese Belege zählen ebenso zur Buchführung und dürfen daher nicht ignoriert werden. Gerade in der Kassenabrechnung ist es besonders wichtig, Barausgaben mit einer Quittung zu dokumentieren, da insbesondere von Betriebsprüfungen vom Finanzamt im puncto Kasse ein besonderer Augenmerk gelegt wird. Hier werden sehr viele Korrekturen zuungunsten des Unternehmers vorgenommen, weil die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Das bestätigt ganz eindeutig mein kleiner Ratgeber zur Betriebsprüfung. Lesen Sie im Gründerlexikon zum Thema Kassenbuch führen und entscheiden Sie sich für die richtige Kassenbuch Software!
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Im Bereich Kontakte können Kunden und Lieferanten verwaltet werden. Umfangreiche Filter verhelfen zur schnellen und übersichtlichen Arbeit. Kontakte können im- und exportiert sowie neu angelegt werden. Die Detailansicht zeigt den Umsatz, alle offenen Rechnungen sowie eine grafische Übersicht zum aktuellen Kontakt.
Die so verwalteten Kontakte werden im gesamten lexoffice genutzt. Es können erfasste Belege einem bestimmten Kontakt zugeordnet und später bearbeitet werden. Auch bei einer Überweisung kann auf diesen Kontaktpool zugegriffen werden.
Der vorletzte Abschnitt in der Hauptnavigation ist wiederum in acht Unterabschnitte gegliedert, welche ich an dieser Stelle einzelnen durchgehen und beschreiben möchte.
In dieser Übersicht werden automatisch die offenen Posten der Firma gelistet. Die einzelnen Datensätze sind sortier- und filterbar (nach Kunden, Lieferanten, offene Kundenrechnungen und offene Lieferantenrechnungen). Eine Differenz aus den noch zu erhaltenen und noch zu zahlenden Beträgen wird ebenfalls angezeigt und eine Gesamtübersicht kann gedruckt werden.
Dieser Bereich stellt mehr oder weniger eine Kopie des amtlichen Umsatzsteuervorauszahlung-Formulars dar. Der Unternehmer kann am Kopf der Seite den Monat und das Jahr wählen sowie seine Umsatzsteuereinstellungen aktualisieren.
Der Rest der Seite wird aus den vorhandenen lexoffice Daten automatisch erstellt. Am Ende ist eine umsatzsteuerliche Erstattung oder eine Zahllast abzulesen. Dieses Formular kann gedruckt oder direkt ans Finanzamt per ELSTER-Schnittstelle übermittelt werden. Für die Datenübermittlung sind weitere Einstellungen nötig.
Diese Methode der Gewinnermittlung wird vorwiegend bei kleinen Unternehmen und steuerbefreiten Kleinunternehmern angewandt. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird automatisch aufgrund der im System vorhandenen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erstellt. Sie kann sowohl im amtlichen als auch im nicht amtlich Formular ausgegeben werden. Für die Verwendung der richtigen Variante sind entsprechende Vorschriften des Steuerrechts zu beachten.
Diese Aufstellung ist ähnlich der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, jedoch für bilanzierende Unternehmen vorgeschrieben. Eine Bilanz hingegen wird nicht angeboten, da lexoffice vor allem für Gründer, Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer gedacht ist. Für den Existenzgründer, den Kleinunternehmer und auch den nicht bilanzierenden Unternehmer ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen ausreichend.
In dieser Übersicht werden sämtliche benutzte Buchführungskonten gelistet und mit dem entsprechenden Saldo zur Verfügung gestellt. Diese Kontenübersicht kann gedruckt und exportiert werden. Für Unternehmer, die ihre Buchführung selbst erstellen eine ziemlich hilfreiche Übersicht. Unternehmer, die einen Steuerberater für die regelmäßige Erledigung der Buchführung in Anspruch nehmen, ist die Kontenübersicht wahrscheinlich nur von informativer Natur.
Es ist ebenfalls möglich den Kontenrahmen zu wechseln. Bei lexoffice sind standardmäßig die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 hinterlegt. Die Auswahl kann jedoch jederzeit geändert werden. Es bietet sich an die Verwendung des Kontenrahmens mit seinem Steuerberater abzusprechen.
Die Buchungsübersicht zeigt eine Liste aller erzeugten Buchungen, welche um eigene Buchungen wie private Kfz Nutzung oder private Telefonnutzung, Lohn und Gehalt erweitert werden kann. Auch hier können Belege hinzugefügt werden, etwa um die Anschaffung von Wirtschaftsgütern zu dokumentieren. Für den fachlich versierten Unternehmer kann in dieser Buchungsübersicht zu jeder einzelnen Buchung die Kontierung im gewählten Kontenrahmen sowie Buchungsdatum, Benutzer, Kategorie und Bezeichnung abgelesen werden. Das Festschreiben von steuerrelevanten Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. lexoffice unterstützt dabei, dass bereits festgeschriebene Belege GoBD konform und buchhalterisch korrekt verarbeitet und korrigiert werden können.
Dieser Bereich überrascht mich besonders, wenn eine Software wie lexoffice den Anlagenbuchführungsbereich zu einem solchen Preis mit anbietet.
Vorweg sei gesagt, Anlagenbuchführung sollte nur von den Unternehmern durchgeführt oder vorbereitet werden, die grundlegende Kenntnisse im Bereich Anlagenbuchführung und Abschreibung besitzen. Andernfalls könnte es passieren, dass sie dem Steuerberater mehr Arbeit bereiten, als notwendig ist, was wiederum zu zusätzlichen Kosten führt.
Prinzipiell ist der Bereich der Anlagen sehr gut gegliedert, sodass man als zentralen Bestandteil dieser Seite eine Liste sämtlicher Anlagengüter sieht. Diese Liste kann er nach Jahren filtern. Im rechten Bereich des Bildschirms sieht man Details zum aktuell angeklickten Anlagengut. So werden Name, Anschaffungskosten und Anschaffungsdatum sowie Laufzeit sehr übersichtlich gezeigt. Sämtliche Ansichten können gedruckt werden.
Ein zentraler Bestandteil dieser Ansicht ist das Anlegen neuer Wirtschaftsgüter. Nach einem Klick auf diesen prominenten Button öffnet sich das Erfassungsformular, hier werden die Details zu Anlagen gut erfasst. Dass die Inventarnummer nicht automatisch vergeben wird, ist dabei eher untergeordnet und trägt nicht zur Unübersichtlichkeit oder zu anderweitigen Missverständnissen dieses Bereiches bei.
Insgesamt ist der Bereich der Anlagen sehr übersichtlich gestaltet, es sind keine größeren Kenntnisse erforderlich, denn der Benutzer bekommt sofort bei fachlich unkorrekten Eingaben Fehlermeldungen oder Bearbeitungshinweise angezeigt. Ein Abspeichern ist an der Stelle erst gar nicht möglich.
In der neuen lexoffice-Version gibt es auch ein Modul für Lohn und Gehalt. Gerade, wenn man als Kleinunternehmer ein paar wenige Mitarbeiter angestellt hat, ist diese Zusatzfunktion äußerst hilfreich. Denn die meisten Aufgaben werden einem automatisiert abgenommen. Beispielsweise können Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt automatisch versendet werden. Auch können die Zahlungen aus dem Lohnbereich automatisch im lexoffice Banking abgeglichen werden. Dasselbe gilt für die Personalkosten, die automatisch im Bereich der Buchhaltung verbucht werden können. Insgesamt hat man alle wichtigen Funktionen zugriffsbereit an einem Platz gesammelt. Außerdem gut: Man ist dank Lohn-Support durch geprüfte Entgeltabrechner immer auf der sicheren Seite.
Direkt aus dem Browser kann auf eine umfangreiche Hilfedatenbank zugegriffen werden. Relevante Themen findet man dort entweder über die Freitextsuche oder durch die übersichtliche Sortierung in Kategorien ("Sammlungen"). Grundsätzlich ist dort einfach und gut verständlich beschrieben, wie man vorgehen muss, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zusätzlich gibt es an vielen Stellen hilfreiche Videos. Diese sind sehr gut strukturiert, kurz und bündig. An einigen Stellen hätte man sich dennoch direkte fachliche Hintergrundinformationen gewünscht. Dies kann jedoch auch mit Absicht geschehen sein: Der Unternehmer soll wahrscheinlich während der Arbeit mit lexoffice nicht durch Fachtermini abgelenkt werden. lexoffice kann auch direkt per E-Mail aus dem System kontaktiert werden. Auch eine Feedbackfunktion kann der Unternehmer nutzen, um für das lexoffice Team hilfreiche Ideen oder einfach nur ein Feedback zur Verfügung zu stellen.
lexoffice hat mich persönlich extrem überrascht, wie viele Funktionen man für kleines Geld nutzen kann. Wer darüber hinaus mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann sich als Unternehmer finanztechnisch auf der sicheren Seite sehen. Absolute fachliche Kompetenz gepaart mit extremer Kostenorientierung.
Unterschiedliche Preismodelle geben den Bedürfnissen jedes Unternehmers nach, so kann sich jeder das aussuchen, was er benötigt. Besonders erfreulich stellt sich für mich die Tatsache heraus, dass ich diese Software stets und ständig, von jedem Computer mit Internetanschluss nutzen kann. Die appgestützte Belegerfassung steuert ihr Übriges bei. Und, ich bin als Unternehmer nicht mit Aktualisierungen der Software, Fehlermeldungen und anderen zeitraubenden administrativen Aufgaben beschäftigt.
lexoffice ist auch durch die nötige Navigation im Browser gut bedienbar und stürzt nicht ab oder verliert etwa bereits eingegebene Daten, wenn der User im Browser zurück oder vorwärts springt.
Insgesamt ist lexoffice für den Preis und die gebotene Leistung samt der Übersichtlichkeit absolut empfehlenswert.
