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Im geschäftlichen Alltag begegnen Ihnen regelmäßig Situationen, in denen Sie Fakten mithilfe von Unterlagen nachweisen müssen, beispielsweise Streitigkeiten über Verträge oder nicht bezahlte Rechnungen trotz erbrachter Leistung. Nicht nur wegen solcher Momente sollten Sie Ihre Geschäftsunterlagen eine Weile aufbewahren, sondern auch weil Ihnen der Gesetzgeber Aufbewahrungspflichten auferlegt.
Wie lange Sie ein Dokument aufbewahren müssen, hängt ganz von seiner Art ab. Grundsätzlich unterscheidet man eine Aufbewahrungspflicht von sechs und zehn Jahren.
Frühestens nach zehn Jahren dürfen Sie die folgenden Unterlagen und Akten vernichten:
Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist trifft vor allem auf Handels- oder Geschäftsbriefe zu, die Sie empfangen haben. Dazu gesellen sich Kopien der Briefe, die Sie selbst verschickt haben. Ebenso kann diese Zeitspanne für sonstige Unterlagen gelten, die nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen, aber ebenfalls für die Besteuerung von Belang sind.
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Die Aufbewahrungsfrist läuft ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem das jeweilige Dokument ausgestellt wird, und endet sechs oder zehn Jahre später.
Ein Beispiel: Eine Rechnung wird zum 12. Oktober 2016 ausgestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2016 und endet am 31. Dezember 2026. Am 1. Januar 2027 dürfen Sie die Rechnung vernichten.
Achtung: Für Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Das ist regelmäßig dann der Fall, wenn in ein abgelaufenes Jahr noch gebucht wird. Werden beispielsweise in 2017 noch Buchungen für das Jahr 2016 erstellt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 31. Dezember 2017 zu laufen und endet dementsprechend auch ein Jahr später.
Sogar für Privatpersonen gelten seit dem Jahr 2004 Aufbewahrungspflichten. Zwei Jahre müssen Sie Rechnungen sowie andere Dokumente bereithalten, die in Zusammenhang mit Arbeiten an einem Grundstück erstellt wurden. Hierzu zählen beispielsweise:
Im Laufe der Jahre sammelt sich durch die Vielzahl der aufzubewahrenden Dokumente einiges an. Deshalb dürfen Sie alle Unterlagen auf Datenträgern speichern. Einzige Ausnahme sind die Eröffnungsbilanz sowie die Jahresabschlüsse, die Sie im Original vorhalten müssen. Wichtig ist aber, dass die elektronischen Daten ebenfalls sechs bzw. zehn Jahre lang lesbar sind. Teilweise sind dabei besondere Formen der Aufbewahrung zu berücksichtigen, zum Beispiel:
Übrigens müssen die Unterlagen aufgrund des Steuerrechts in Deutschland aufbewahrt werden. Davon abweichende Regelungen sind nur möglich, wenn Sie dies beim zuständigen Finanzamt beantragen.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
