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Unternehmern obliegen vielfältige Aufzeichnungspflichten. Ob Kassenbelege, Reisekostenabrechnung oder Lohnkonto – sehr viele Arten von Dokumenten sind davon betroffen.
Welche Aufzeichnungspflichten Sie treffen können, klären wir mit den folgenden Leitfragen:
Die Barkasse im Unternehmen muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Deshalb sollten Sie hier diese Regeln unbedingt beachten:
Streichungen und Änderungen immer nachvollziehbar und lesbar vollziehen
Bezüglich der Buchführung gelten umfassende Aufzeichnungspflichten, nämlich die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB). Die wichtigste Grundregel lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Jede Buchung muss durch einen schriftlichen Beleg abgedeckt sein.
An die Bewirtung von Gästen werden hohe Anforderungen gestellt, damit sie steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden müssen. Zusätzlich zum Bewirtungsbeleg müssen die folgenden Angaben aufgezeichnet werden:
| Bis 150 Euro | Zusätzlich ab 150 Euro |
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Eine handschriftliche Rechnung reicht nicht, sie muss maschinell erstellt worden sein. Doch das ist gerade bei Bewirtungsaufwendungen nicht die einzige Hürde, die Sie als Unternehmer nehmen müssen.
Aufgrund der maschinell erstellten Rechnung oder Quittung sind die meisten Formvorschriften bereits vom Restaurant aus vorgegeben, sodass Sie als Unternehmer nicht mehr darauf achten müssen, dass die Umsatzsteuer oder die Steuersätze ausgewiesen sind. Schwieriger jedoch wird der Tag der Bewirtung, die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung und gegebenenfalls auch die Höhe der Aufwendungen. Wenn Sie hier versuchen sollten, das Finanzamt auszutricksen, um ein privates Mittagessen am Sonntag mit der Familie betrieblich in die Bücher zu bekommen, wird man ihnen recht schnell einen Strick daraus drehen.
Der Prüfer des Finanzamtes prüft nämlich zu aller erst, ob sie an einem Sonntag bewirtet haben und sollte das der Fall sein, wird genau diese Bewirtung ohne weitere Prüfung als privat veranlasst angesehen und demzufolge ist ihr Gewinn nach oben zu korrigieren und die bereits erstattete Vorsteuer zurückzuzahlen. Es wird also nichts daraus, Oma und die lieben Kleinen einzuladen, um schick am Sonntag essen zu gehen, Oma bezahlt und Papa hat zudem noch wunderbare Betriebsausgaben erzeugt und bekommt obendrauf, sozusagen als Nachtisch zu dem Ganzen, die enthaltene Vorsteuer vom Finanzamt.
Oftmals gibt es aber auch schon Differenzen bei der Tatsache, dass die Anzahl der bewirteten Personen mit der tatsächlichen Anzahl nicht übereinstimmt. Sie sollten also darauf achten, dass auch tatsächlich so viele Leute bewirtet wurden, wie auf ihrer Quittung vermerkt sind. Nicht mehr und nicht weniger. Es ist nämlich sehr auffällig, wenn sie drei Mittagessen bezahlt haben, jedoch nur eine Person und sich selbst bewirtet haben. Wenn dann noch der Kinderteller und ein Bananeneis auf der Rechnung vermerkt ist, glaubt ihnen niemand, dass sie an diesem Tag eine geschäftliche Bewirtung mit einem Lieferanten hatten, bei welcher es um die zukünftige Entwicklung hinsichtlich der Bestellungen ging.
Eben aus diesen Gründen habe ich für mich selbst beschlossen, Bewirtungsrechnungen nicht mehr in meiner Buchführung aufzunehmen, wenn sie nicht tatsächlich betrieblich angefallen sind. So vermeide ich unnötiges Grübeln und das Jonglieren mit Namen, Anlässen und die Abstimmerei zu meinem Bewirtungskostenbeleg. Das Risiko ist einfach zu hoch, die ganze Zeit eingesetzt zu haben und am Ende durch eine Betriebsprüfung die Sache wieder umgedreht zu bekommen.
Probieren Sie lieber in anderen Bereichen Betriebsausgaben zu erzeugen und damit Ihren Gewinn zu senken. Bewirtungskosten sind diesbezüglich sehr ungeeignet, da sie prüfungs- und fehleranfällig sind. Genau das können Sie auch aus meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung entnehmen, der von einem Betriebsprüfer selbst geschrieben wurde. Daraus ist erkennbar, dass der Betriebsprüfer zu aller erst Augenmerk auf Bewirtung hinlegt, da hier die meisten Fehler gemacht werden und die Aufdeckungsrate besonders hoch ist. Der Betriebsprüfer kann somit zu aller erst durch die Entlarvung der nicht betrieblichen Bewirtungskosten vor seinem Chef glänzen. Auf diesen Trick sollten Sie also nicht hereinfallen und dem Betriebsprüfer wegen der 66 Euro ins offene Messer rennen.
Die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters muss in seinem Lohnkonto erfasst werden. Dazu sollten diese Informationen festgehalten werden:
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Speziell für Geschäftsreisen gibt es Reisekostenabrechnungen, was ebenfalls ein Eigenbeleg ist. Mit dieser Reisekostenabrechnung können Sie nicht nur Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen geltend machen, sondern auch Ihre Reisetätigkeit samt Abwesenheit für das Finanzamt in Ihrer Buchhaltung dokumentieren. Laden Sie sich die Abrechnung, füllen Sie diese aus und heften Sie die Reisekostenabrechnung in Ihren Buchführungsordner für den Steuerberater.
Die wichtigste Aufzeichnungspflicht trifft im Personalwesen das Lohnkonto. Das Lohnsteuerrecht gibt vor, dass für jeden Mitarbeiter die folgenden Eintragungen festgehalten werden müssen:
Eine weitere Aufzeichnungspflicht betrifft den Arbeitsvertrag: Er muss gemäß Nachweisgesetz schriftlich festgehalten werden. Er muss dazu zahlreiche Details wie die Vertragspartner, Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses, den Arbeitsort, die Art der Tätigkeit, die Zusammensetzung des Entgelts, die Arbeitszeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und die Kündigungsfristen enthalten.
Nach dem MiLoG gibt es spezielle Aufzeichnungspflichten bezüglich der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit schriftlich festhalten. So soll vermieden werden, dass Arbeitnehmer bei gleicher Bezahlung mehr Stunden leisten müssen, wodurch der Mindestlohn unterwandert werden könnte.
Diese Aufzeichnungspflichten treffen Sie allerdings nur, wenn:
Sobald ein Arbeitnehmer ein monatliches Entgelt von 2.000 Euro überschreitet und dieses bereits nachweislich mindestens zwölf Monate gezahlt wurde oder alternativ 2.958 Euro überschreitet, entfallen diese Aufzeichnungspflichten für den betreffenden Mitarbeiter.
Müssen Sie statt einer Bilanz nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, sind Sie nicht buchführungspflichtig und es gelten erleichterte Aufzeichnungspflichten. Dies bedeutet für die Praxis:
Abgesehen von diesen wichtigen Aufzeichnungspflichten gibt es zahlreiche weitere Verpflichtungen. Einige seien exemplarisch hier genannt:
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
