Telefonkosten buchen: Wie kann ich Telefon, Handy und Internetkosten absetzen?

In der heutigen, zunehmend vernetzten Welt sind Telekommunikationskosten ein fester Bestandteil der Betriebsausgaben jedes Unternehmens. Für Selbstständige und Unternehmer ist es daher unerlässlich zu wissen, wie sie ihre Telefonkosten, Handykosten, Internetkosten und Mobilfunkkosten richtig absetzen und buchen können. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass diese Ausgaben häufig als Flatrates gebucht werden, die sowohl Internet- als auch Telefonkosten in einem Gesamtbetrag beinhalten. Allerdings muss dabei immer der Anteil der privaten Nutzung berücksichtigt werden. Dabei ist jedoch zu prüfen, ob eine private Nutzung vom Unternehmer oder seinen Angestellten vorliegt.

Um diesen privaten Nutzungsanteil zu berücksichtigen, wird in der Regel am Jahresende eine Korrektur (bei der Vorbereitung zum Jahresabschluss) durchgeführt. Diese Korrektur kann beispielsweise durch konkrete Aufzeichnung der geführten Privatgespräche im Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung plausibilisiert werden. Da diese Methode jedoch recht umständlich und zeitaufwändig ist, kann sich der Unternehmer einer pauschalen Methode bedienen und 20-30% der gesamten Telefonkosten als Privatanteil erfassen. Wahlweise kann auch monatlich ein fester Betrag korrigiert werden. 

Eine typische Rechnung der Telefonnutzung sieht zum Beispiel so aus: Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nutzt sein dienstliches Telefon auch für private Zwecke. Aus Zeitgründen verzichtet er auf die genaue Ermittlung des privaten Anteils durch den Einzelverbindungsnachweis. Er berechnet die private Telefonnutzung mit 30% pauschal ab. Aus seinen Telefonkosten von insgesamt 500 EUR inklusive 19% Umsatzsteuer berücksichtigt er daher 126,05 EUR (netto) als Telefonnutzung gewinnerhöhend. Somit muss er 23,95 EUR Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.