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Mit einer professionellen Software wird das Erstellen von Lieferschreinen zum Kinderspiel. Vermarkten Sie sich selbst, mit jedem versendeten Lieferschein machen Sie auf Werbung für Ihre Produkte und Ihre Firma. Tag für Tag.
Einen Lieferschein erstellen ist keine Pflicht - im Gegensatz zum Schreiben einer Rechnung. Es kann aber dennoch hilfreich sein, Ihren Lieferungen einen Warenbegleitschein beizulegen. In diesem Artikel erhalten Sie eine Vorlage für Ihren Lieferschein und alle Informationen in Bezug auf Pflichtangaben, Aufbewahrungsfrist und mehr.
Denn, wenn Sie einen Lieferschein erstellen, dann müssen Sie einiges beachten: Inhalt und Aufbewahrungsfristen. Bei diesem Spagat helfen heutzutage clevere Lösungen wie lexoffice, die das Schreiben von Lieferscheinen so einfach wie nie werden lassen.
Schreiben und versenden Sie Ihre Lieferscheine online, anstelle mit sich mit Word, Excel, Vorlagen oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuplagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe Vorteilen:
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Ein Lieferschein ist ein Dokument, welches Sie einer Warenlieferung beilegen. Daher stammt der Begriff Warenbegleitschein. Der Lieferschein enthält Angaben zum Inhalt der Lieferung, eine Art Packliste. Der Empfänger der Warenlieferung kann anhand des Lieferscheins prüfen, ob die Ware komplett angekommen ist. Er wird der Warensendung entweder direkt beigelegt oder außen auf der Verpackung angebracht. Sie können auch einen elektronischen Lieferschein versenden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist.
Im Gegensatz zu einer Rechnung gibt es jedoch keine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein zu erstellen. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass es sehr praktikabel ist. Denn der Lieferschein ist das wichtigste Dokument bei der Wareneingangskontrolle und wird daher in der Regel immer mit versendet.
Der Lieferschein erfüllt daher für alle am Warenversand beteiligten Unternehmen eine Funktion. Im versendenden Unternehmen sorgt er dafür, dass nachvollziehbar ist, welche Waren bereits versandt wurden. Zugleich lässt sich der Versender vom Transporteur auf dem eigenen Durchschlag bestätigen, dass die Ware bei der Übergabe an den Transporteur einwandfrei war. Der Zusteller lässt sich die Übergabe der Ware an den Empfänger auf dem Warenbegleitpapier bestätigen, sodass er seinen Durchschlag ebenfalls zu Nachweiszwecken verwenden kann. Der Empfänger nutzt den Lieferschein intern, um die Wareneingangskontrolle durchführen zu können.
Außerdem erleichtert der Lieferschein sowohl beim Versender als auch beim Empfänger die interne Kommunikation im Betrieb. Häufig wird der Wareneingang und Warenausgang nicht in derselben Abteilung verbucht, in der sie bearbeitet werden.
Es gibt zwar keine gesetzliche Grundlage gibt, der Sie verpflichtet einen Lieferschein zu erstellen. Aber wenn Sie sich dafür entscheiden, dieses Dokument der Warenlieferung beizulegen, müssen Sie auf gewisse Pflichtangaben achten.
Zusätzlich könnten auch folgende Angaben sinnvoll sein, sofern vorhanden:
Nein, ein Lieferschein kann niemals die Rechnung ersetzen. Aber eine Rechnung kann einen Lieferschein ersetzen. Das liegt daran, dass die Pflichtangaben einer Rechnung deutlich umfangreicher sind, als die eines Lieferscheins. Zum Beispiel gibt es auf einem Lieferschein keine Angaben zur Umsatzsteuer. Falls ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung besitzt, ist der de facto eine Rechnung und muss auch so gekennzeichnet werden. Lesen Sie hier, wie Sie korrekt eine Rechnung schreiben!
Gewerbetreibende und Freiberufler (egal ob als Kaufmann oder Kleinunternehmer) sowie bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet, Belege der Buchhaltung für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist der einzelnen Belege ergibt sich dabei aus den gesetzlichen Vorgaben.
| Aufbewahrungsfrist... | Voraussetzungen |
| keine |
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| 6 Jahre |
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| 10 Jahre |
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| Hinweis |
|
Keinesfalls beginnt die Frist bei Auftragsbestätigung oder Warenlieferung, sondern erst später. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Wareneingang sowie die Übergabe des Dokuments erfolgt. Und von da an entsprechend 6 oder 10 Jahre an gerechnet. Ein Beispiel:
Die Bestellung der Ware erfolgte am 01.05.2020, es wurde eine automatisierte Auftragsbestätigung per Mail versandt. Die Lieferung und der Wareneingang erfolgten am 05.05.2020 inkl. der korrekt ausgestellten Papiere. Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfristen sind zudem für alle Unternehmer gleich, egal ob Kleinunternehmer oder Kaufmann.
Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen und Mahnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Mahnung bedarf deshalb nur noch einem Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Es sind mehrere Fälle zu unterscheiden:
Wenn Sie häufiger Waren versenden, dann sollten Sie unbedingt ein professionelles Rechnungsprogramm für Ihre Buchhaltung verwenden. Es macht Ihnen nicht nur die Arbeit leichter, sondern das Rechnungsprogramm beachtet alle gesetzlichen Vorgaben für diese Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und andere Dokumente. Zudem archiviert es jedes Dokument elektronisch, ohne das Sie extra dafür etwas tun müssen. Tipp: Testen Sie mal lexoffice! Damit können Sie im ersten Jahr komplett gratis nicht nur Ihre Lieferscheine erstellen, sondern vieles mehr an Papierkram erledigen!
Ja, selbstverständlich. Da es keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung eines Lieferscheins gibt, können Sie eine Lieferung auch ohne Lieferschein versenden.
Eine Lieferscheinvorlage oder ein Muster in Excel oder Word kann Ihnen helfen, Ihre Versandabläufe zu vereinfachen und zu unterstützen. Wir stellen eine praktische Vorlage für Excel, PDF und Word zum Download bereit. Die Exceltabelle als Muster und Vorlage zum selbst ausfüllen mit Ihren Daten:
Es ist natürlich einfach eine kostenlose Vorlage für einen Lieferschein in Excel oder Word zu nutzen und abzuspeichern. Allerdings wird eine solche Lieferscheinvorlage vom Finanzamt nicht akzeptiert, da diese nicht GoBD-konform ist. Der entscheidende Punkt ist, dass Sie eine solche kostenlose Vorlage ja jederzeit nachträglich ändern können. Aber genau das darf eben nicht sein. Der Nachteil von so einem kostenlosen Muster ist zudem, dass Sie sich nie sicher sein können, ob er auch alle Pflichtangaben enthält.
Sie könnten allerdings eine solche Vorlage als Muster ansehen. Nachdem Sie sie mit Ihren Daten übernommen haben, könnten Sie sie in PDF-Form abspeichern, auf dem das Datum der Erstellung zu sehen ist. Das dürfte ausreichend sein. Aber besser ist es, eine Software für die Erstellung und Aufbewahrung von Lieferscheinen zu nutzen.
Dasselbe gilt im Übrigen auch für viele andere Belege in der Buchhaltung, wie beispielsweise eine Rechnungsvorlage. Sie können ein solches Muster nur dann nutzen, wenn Sie es gemäß den GoBD-Vorgaben entsprechend archivieren können.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
