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Wenn Ihr Kunde trotz Mahnung offene Rechnungen nicht begleicht, dann dürfen Sie Mahngebühren ansetzen. Aber in welcher Höhe können Sie Mahnkosten ansetzen?
Es gibt zwar keine gesetzliche Regelung für einen genauen Betrag. Allerdings regelt das BGB durchaus einige Aspekte, die Sie beim Berechnen von Mahngebühren beachten sollten. Außerdem können Sie als Gläubiger Verzugszinsen berechnen.
Das Stichwort lautet hier: Die Fälligkeit der Rechnung beachten. In Ihrer Rechnung haben Sie dem Kunden eine Fälligkeit mitgeteilt, das heißt, Sie haben ihm geschrieben, wie viele Tage nach Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag spätestens beglichen sein muss, zum Beispiel 14 Tage. Hat der Kunde die Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum nicht beglichen, ist der Schuldner im Zahlungsverzug und Sie können Mahngebühren berechnen. Die Fälligkeit in der Rechnungsstellung ist daher ein wichtiger Punkt.
Setzen Sie dagegen keine Zahlungsfrist in Ihrer Rechnung fest, dann ist der Kunde erst nach der ersten Mahnung in Verzug. Oder alternativ nach 30 Tagen, soweit Sie den Kunden in der Rechnung darauf hinweisen.
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Der Gesetzgeber hält zwar fest, dass Sie den Verzugsschaden in Form von Mahngebühren geltend machen können, doch in welcher konkreten Höhe, lässt er offen. Klar ist nur, dass der Betrag „angemessen“ und „verhältnismäßig“ sein muss. Sie dürfen sich daher keine Gebühren einfach so ausdenken, sondern maximal die tatsächlich entstandenen Kosten ansetzen. In der Rechtsprechung geht man davon aus, dass Mahngebühren zwischen 2,50 und 10 Euro zulässig sein können:
1. Mahnung | 2,50 – 5,00 Euro |
2. Mahnung | 5,00 – 7,50 Euro |
3. Mahnung | 7,50 – 10,00 Euro |
Geschäftskunden oder öffentliche Einrichtungen | Mahnpauschale von 40 Euro |
Verrechnen dürfen Sie hier übrigens nur die Kosten, die in direkter Verbindung mit dem Mahnung schreiben stehen, also die Kosten für das Papier, den Druck, den Briefumschlag und das Porto – nicht aber Kosten für Personal und Verwaltung im Mahnwesen, denn sie zählen zu den Ausgaben des allgemeinen Geschäftsbetriebs.
Im Übrigen können auch bereits 5 Euro Mahngebühren zu hoch sein, sofern Sie diese nicht glaubhaft machen können. Denn schließlich fallen für Papier und Porto einer Mahnung keine 5 Euro Kosten für Sie als Gläubiger an.
Das BGB regelt auch das Verhältnis Gläubiger und Schuldner zwischen Ihnen als Unternehmer und anderen Unternehmern oder öffentlichen Einrichtungen. In diesem Fall dürfen Sie sogar eine Mahnpauschale von 40 Euro ansetzen, wenn Ihr Kunde mit seiner Zahlung in Verzug ist. Selbstverständlich sind Sie nicht verpflichtet eine solche Mahnpauschale in Ihrer Mahnung aufzuführen, aber Sie können es.
Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Verzug eingetreten ist, dürfen Sie zusätzlich zu den Mahnkosten auch die Verzugszinsen geltend machen. In § 288 Abs. 1, 2 BGB ist die Höhe geregelt:
Um die Verzugszinsen berechnen zu können, müssen Sie als Gläubiger also den aktuellen Basiszinssatz kennen. Seit dem 1. Juli 2016 (dieser Zins ändert sich häufig über viele Jahre hinweg nicht) liegt dieser beispielsweise bei -0,88 Prozent. Der Verzugszinssatz für Verbraucher liegt demnach bei -0,88 + 5 = 4,12 Prozent. Sind dagegen Unternehmer mit ihrer Zahlung in Verzug können 8,12 Prozent (-0,88 + 9) berechnet werden.
Um die Verzugszinsen zu berechnen, wenden Sie die allgemeine Zinsformel an:
Rechnungsbetrag x (Zinssatz : 100) : 12 Monate x Verzugsmonate
oder
Rechnungsbetrag x (Zinssatz : 100) : 360 Tage x Verzugstage
Berechnungsbeispiel:
Ihr Geschäftskunde ist mit seiner Rechnung über 2.000 Euro seit drei Monaten im Verzug. Sie möchten die Verzugszinsen berechnen:
Verzugszinsen = 2.000 Euro x (8,17 : 100) : 12 Monate x 3 Monate = 54,47 Euro
Neben den Mahnkosten können Sie Ihrem Kunden also 54,47 Euro Verzugszinsen berechnen.
Wie erwähnt, können Sie Verzugszinsen ansetzen, sobald sich der Schuldner in Zahlungsverzug befindet. Und außerdem können Sie diese zusätzlich zu den Mahngebühren berechnen.
Häufig liest man, dass es nicht zulässig sei, bei der ersten Mahnung Mahnkosten zu berechnen. Dies ist jedoch nicht pauschal korrekt. Tatsächlich kommt es auf den Verzug an. Erst wenn der Verzug eingetreten ist, dürfen Sie den Verzugsschaden geltend machen. Setzen Sie den Kunden mit der Mahnung erst in Verzug, dürfen Sie die Mahnkosten erst ab der nächsten Mahnung berechnen. Befindet er sich hingegen bereits im Verzug, sind Mahngebühren bereits ab der ersten Mahnung zulässig.
Mit der Zusendung der Mahnung bzw. Mahnungen dürfen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen erheben. Diese sind in § 288 BGB, im "Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ festgelegt. Bei Geschäftskunden können Sie zudem eine Mahnpauschale erheben. Die Berechnungen und Erhebungen sind allerdings nicht ganz einfach. Ihre spezifischen Rechte sollten Sie sich daher einmal genau von einem Fachmann erklären lassen.
Sie möchten Ihre Verzugszinsen berechnen, und zwar selbst? Kein Problem.
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Geben Sie die Höhe und die Art Ihrer Forderung an, sowie den Beginn und das Ende. Der Rest dauert nur wenige Sekunden, Ihre Verzugszinsen werden automatisch berechnet.
Inkassokosten können Sie nur dann geltend machen, wenn Sie für die Eintreibung Ihrer Forderung einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragt haben. Selbstverständlich dürfen auch Inkassobüros oder ein Anwalt nicht unnötig hohe Mahngebühren ansetzen, wenn der Schuldner im Zahlungsverzug ist.
Sollten Sie einen solchen Fall an ein Inkasso übergeben, dann wissen die Mitarbeiter jedoch, welche Gebühren und Kosten sie beim Zahlungsverzug geltend machen können.
Abhängig davon, wie viele Ihrer Kunden regelmäßig die Zahlungsfrist nicht einhalten und auch nach einer freundlichen Zahlungserinnerung oder Mahnung nicht zahlen, können Sie auch selbst das gesetzliche Mahnverfahren durchführen und einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Die Kosten trägt dann ebenfalls der Schuldner. Anwalt oder Inkassobüro sind dafür nicht erforderlich.
Die Berechnung von Mahnkosten, Mahngebühren, Verzugszinsen und Inkassokosten sieht auf den ersten Blick kompliziert aus. Allerdings ist es recht einfach berechnet. Voraussetzung ist, dass der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug ist. Meist ist er das, nachdem die Zahlungsfrist überschritten wurde. Eine separate Mahnung ist nur erforderlich, wenn Sie kein Zahlungsziel mit dem Kunden vereinbart haben.
Mahnkosten können Sie nur in tatsächlich angefallener Höhe geltend machen (meist Porto und Papier). Verzugszinsen fallen ab dem Tag des Zahlungsverzugs an. Die Höhe ist nach BGB gesetzlich festgeschrieben und wird Tag genau berechnet.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
