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Wenn Kunden ihre Rechnungen bis zur Fälligkeit nicht bezahlen, bleibt Ihnen als Gläubiger oft nur der Weg über eine Mahnung an Ihr Geld zu kommen. Bevor ein Unternehmen ein Inkassobüro bzw. Rechtsanwalt einschaltet oder einen Mahnbescheid beantragt, versuchen die meisten Unternehmen den Schuldner selbst zur Zahlung zu bewegen. Doch wie ist der richtige Ablauf im Mahnwesen? Ab wann gilt der Zahlungsverzug?
Tipp: Damit Sie einerseits den Überblick behalten und sich andererseits um die Formulierungen keine Gedanken machen müssen, empfehle ich Ihnen eine professionelle Software. Damit haben Sie zudem nicht nur Ihre Rechnungen und Zahlungsfristen im Blick, sondern Sie können auch Mahnungen mit nur einem Klick versenden:
Grundsätzlich gilt, dass Sie per Gesetz nicht dazu verpflichtet sind, so etwas wie eine festgelegte Schrittfolge im Mahnwesen einzuhalten. Es gibt also keinen vordefinierten rechtlich verpflichtenden Mahnprozess. In einigen Fällen müssen Sie zwingend eine Mahnung versenden, um den Kunden in Verzug zu setzen. Der Gesetzgeber sieht allerdings nur eine einzige Mahnung als Pflicht vor.
In der Praxis mahnen die meisten Unternehmen jedoch häufiger, um Kunden nicht sofort zu verlieren. Möchten Sie diese jedoch ohnehin beenden, gibt es keinen Grund, sich in Zurückhaltung zu üben. Sehen Sie sich nun die 7 Schritte des Mahnwesens an oder lesen Sie die Antworten der häufigsten Fragen zum Mahnwesen!
Im ersten Schritt müssen Sie natürlich erstmal feststellen, ob überhaupt ein Verzug Ihrer Forderung vorhanden ist, was voraussetzt, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung geschrieben haben. Bei Firmenkunden beginnt der Verzug, sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, 30 Tage nach Leistungserbringung - nicht nach Rechnungsstellung! Sind Ihre Kunden Verbraucher beginnt die 30-Tages-Frist erst bei Rechnungsstellung, sofern Sie nichts anderes vereinbart haben. Wenn Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, dann erinnert Sie die Software, sobald der Zahlungsverzug eingetreten ist.
Lesen Sie hier zum Thema Mahnkosten, Mahngebühren, Verzugszinsen und Schadensersatz.
Obwohl Sie rechtlich gesehen dieselbe Wirkung wie eine Mahnung hat – sie setzt den Schuldner in Verzug – wird die Zahlungserinnerung gerne als sanfter Wink mit dem Zaunpfahl verstanden und dem Gläubiger nicht übel genommen. Sie kennen daraus vielleicht Formulierungen wie
„Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Rechnung XY zur Zahlung fällig geworden ist. Wir bitten Sie um einen Ausgleich bis {Termin}."
Wie bei der Mahnung setzen Sie auch bei der Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin von maximal 10 bis 14 Tagen, formulieren Sie aber deutlich netter oder vielleicht sogar lustig. Lesen Sie einige charmante und clevere Formulierungen, um durch Ihre Zahlungserinnerung schnellstmöglich zahlende Kunden zu machen!
Ich verwalte mein Mahnwesen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur das Schreiben (lassen) von Mahnungen: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben (es gibt fertig formulierte Anschreiben), die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Befindet sich Ihr Kunde im Verzug, sollten Sie nicht zu lange warten, um ein Mahnschreiben zu verfassen. Wie das konkret aussieht bzw. welche Pflichtbestandteile eine Mahnung haben muss, können Sie hier lesen: die wichtigsten Infos zum Thema Mahnung schreiben! Im Übrigen kann Ihnen auch hier ein Rechnungsprogramm beim Mahnwesen helfen.
Formulieren Sie das Mahnschreiben entsprechend Ihrer bisherigen Kundenbeziehung. Um das Kundenverhältnis nicht zu belasten, könnten Sie bei bisher zuverlässigen Kunden eine „Zahlungserinnerung” mit einem etwas freundlicherem Ton schreiben. Rechtlich gesehen gibt es jedoch keinen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung.
Theoretisch reicht eine Mahnung, um den Schuldner in Zahlungsverzug zu bringen. Sie sollten zudem Ihre Liquidität im Blick behalten. Jede Mahnung kostet Zeit und Geld. Heutzutage sind maximal 2 Mahnungen üblich, manchmal auch 3.
Sofern Sie nicht die Zahlungserinnerung als erste Mahnung ansehen, formulieren Sie nun ein Mahnschreiben, das vom Ton her etwas schärfer ist und einen neuen Zahlungstermin setzt. Im Regelfall geht es aber nach der Zahlungserinnerung mit der zweiten Mahnung weiter. Ein typischer Text ist beispielsweise:
„Leider konnten wir auf unsere Zahlungserinnerung vom {Datum} keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von {Betrag} Euro bis spätestens zum {Termin} auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten zu berechnen.“
Die dritte Mahnung ist sozusagen der letzte Warnschuss, ehe Sie rechtliche Schritte einleiten und sich beispielsweise an ein Inkassounternehmen wenden oder einen Mahnbescheid beantragen. Dementsprechend sollte hier in Bezug auf die Formulierungen klar werden, dass es keine weitere, außergerichtliche Mahnung geben wird. Drohen Sie konkrete Konsequenzen an, berechnen Sie Verzugszinsen und Mahnkosten und setzen Sie eine kurze Zahlungsfrist von fünf bis sieben Tagen, um die Dringlichkeit zu verdeutlichen.
Sie können anstelle der schriftlichen Zahlungserinnerung oder zusätzlich dazu natürlich auch den Telefonhörer in die Hand nehmen und Ihren Kunden im Rahmen des Telefoninkasso telefonisch erinnern. Das hat den gewichtigen Vorteil, dass Sie mit etwas Glück auch gleich etwas darüber erfahren, warum er nicht bezahlt hat. Im Prinzip hätte auch dieses Telefonat die Wirkung, den Kunden in Verzug zu setzen. Allerdings sind Telefonate im gerichtlichen Mahnverfahren schwer zu beweisen, daher ist stets zusätzlich eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung empfehlenswert, falls Sie Ihre Rechnung betreiben wollen.
Wie das Telefonat beim Kunden ankommt, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Der eine empfindet es als sehr freundlich, dass er nicht gleich mit Mahnungen bombardiert wird, der andere fühlt sich eher belästigt. Grundsätzlich wird es aber meist positiv aufgenommen.
Noch befinden wir uns in der außergerichtlichen Einigung. Wenn Sie keinen Anwalt oder Inkassounternehmen einschalten wollen, dann gehen Sie jetzt zu Schritt 4.
Selbst wenn Sie an dieser Stelle einen Anwalt einschalten, heißt das nicht, dass dieser Fall jetzt zwangsläufig vor Gericht geht. Zahlt Ihr Kunde aber nach den o.g. Schritten immer noch nicht, hilft in vielen Fällen ein anwaltliches Schreiben. Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners, können Sie selbstverständlich auch die Kosten des Anwalts dem Schuldner in Rechnung stellen.
Die Alternative zum Rechtsanwalt ist ein Inkassobüro. Inkasso hat oftmals einen faden Beigeschmack. Suchen Sie daher nur seriöse Firmen. Denn diese werden versuchen, die Bonität Ihres Kunden realistisch zu prüfen, um eventuell Ratenzahlungen etc. zu vereinbaren. Außerdem kann ein Inkassobüro Ihnen dabei helfen, den Forderungseingang zu überwachen. Auch hier gilt wieder, dass der Schuldner die Kosten für ein Inkassobüro tragen muss.
Bisher waren alle Bemühungen um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen auf außergerichtlicher Ebene. Hilft dies alles nicht, hilft meist nur noch ein gerichtliches Mahn- und Klageverfahren.
Wenn Ihre Forderung zweifelsfrei besteht und Sie davon ausgehen, dass der Kunde kein Widerspruch einlegen wird (zum Beispiel wegen Mangel, Nichterhalt der Ware usw.), dann sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Dieses ist recht einfach und auch ohne große Hilfe für Sie als Unternehmer durchführbar. Es spielt dabei keine Rolle, ob Ihre Forderung gegen ein Unternehmen oder gegenüber einer Privatperson besteht. Es gibt fertige Formulare, die Sie online ausfüllen können und an das zuständige Gericht schicken. Widerspricht der Schuldner nicht, erhalten Sie im Endeffekt einen „Titel”, mit dem Sie im Endergebnis eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten können. Alternativ übernimmt auch ein Anwalt oder Inkassobüro diese Aufgaben.
Haben Sie einen Vollstreckungsbescheid erhalten, dann können Sie Ihre ausstehenden Forderungen mithilfe eines Gerichtsvollziehers eintreiben oder eine Kontenpfändung durchführen. Dazu müssten Sie natürlich die Bankverbindung Ihres Kunden kennen.
Hat Ihr Schuldner Einwände gegen Ihre Forderungen, dann bleibt Ihnen häufig nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Klageverfahren. An dieser Stelle sollten Sie jedoch auf einen Anwalt zurückgreifen. Schon allein deshalb, weil es viele Formalitäten zu beachten gibt. Sie sollten sich eher auf Ihre Arbeit konzentrieren, als sich damit herumplagen. Liegt die Geldforderung über 5.000 Euro, wird der Fall vor dem Landgericht verhandelt, wo Anwaltszwang herrscht.
In den seltensten Fällen werden Sie bis hierher kommen. Häufig werden Sie spätestens bei den ersten Schritten die meisten Erfolge erzielen. Besteht der Verdacht, dass Ihr Schuldner strafrechtliche Vorschriften verletzt hat, beispielsweise durch Betrug oder Insolvenzverschleppung, dann können Sie eine Strafanzeige stellen. Ein Geschäftsführer haftet dann auch mit seinem Privatvermögen. Diesen Schritt sollten Sie jedoch nie ohne Anwalt gehen. Die rechtlichen Konsequenzen einer solchen Klage werden Sie wahrscheinlich nicht abschätzen können.
Wie Sie gesehen haben, gibt es eine ganze Reihe im Mahnwesen zu beachten. Meistens reichen Mahnungen aus, um Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Spätestens ein anwaltliches Schreiben wirkt bei vielen wahre Wunder. Hilft das alles nichts, dann können Sie gerichtliche Schritte einleiten, wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren (wenn Ihr Kunde die Forderung nicht bestreitet) oder das gerichtliche Klageverfahren (wenn Ihr Kunde Einwände gegen Ihre Forderung hat).
Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erst einmal den Fachbegriff Mahnwesen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Buchhaltung, insbesondere der Finanzen, und beinhaltet die Behandlung ausstehender Rechnungen. Zum einen prüfen Sie im Mahnwesen, welche gestellten Rechnungen noch nicht beglichen sind und welche davon im Verzug sind. Ebenfalls beinhaltet das Mahnwesen die Aufforderung zur Zahlung (Zahlungserinnerung, Mahnung) sowie die Behandlung von Zahlungsverweigerungen. Generell können Sie das Mahnwesen selber durchführen. Sie können aber auch Ihr Mahnwesen outsourcen und von spezialisierten Mahnbüros durchführen lassen.
Nein, als Kleinunternehmer können Sie als Gläubiger denselben Ablauf wählen wie andere Unternehmen auch. Sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug ist, können Sie die oben beschrieben 7 Schritte einleiten. Auch als Kleinunternehmer können Sie ein Rechnungsprogramm helfen, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Einen Dienstleister sollten Sie dagegen nur in Anspruch nehmen, wenn Sie konkrete Forderungen eintreiben wollen. Auch hier ist es kein Unterschied, ob Sie als Gläubiger den Mahnprozess gegenüber einer Privatperson oder gegen ein anderes Unternehmen starten.
Selbst wenn Sie eine Software für das Forderungsmanagement verwenden, sind Sie selbst dafür zuständig, gängige Gesetze und Regelungen einzuhalten, in deren Rahmen sich das Mahnwesen bewegen muss. Im Folgenden erfahren Sie deshalb, welche einschlägigen Rechtsvorschriften hier zu beachten sind.
Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen und Mahnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Mahnung bedarf deshalb nur noch einem Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Eines der wichtigsten Mahnwesen Gesetze ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Es regelt nämlich, wann der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gerät und wann diese entbehrlich ist. Besonders wichtig ist hier § 286 BGB, der unter anderem folgende Regelungen trifft:
Ebenso von Interesse für das Mahnwesen ist § 288 BGB, der sich mit dem Verzugsschaden beschäftigt. Der Paragraf regelt unter anderem die Mahngebühren und Kosten bei Zahlungsverzug. Beispielsweise können Sie an Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz berechnen. Für Handelsgeschäfte ohne Beteiligung eines Verbrauchers liegt der Zinssatz sogar bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Die Zivilprozessordnung ist das Mahnwesen Gesetz, das maßgeblich ist, wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren betreiben wollen. Konkret kommt es hier auf die §§ 688 – 701 ZPO an. Hier erfahren Sie beispielsweise, wann und wie der Antrag auf Erteilung eines Mahnbescheids gestellt werden kann, wie dieser zugestellt wird und welche Rechtsmittel es dagegen gibt.
Das Handelsgesetzbuch spielt für das Mahnwesen in der Praxis zwar eine eher untergeordnete Rolle, enthält aber ebenfalls Regelungen zu diesem Thema, die dann aber nur B2B-Geschäfte ohne Beteiligung von Verbrauchern und Privatpersonen betreffen. Hierzu gehört beispielsweise § 353 Satz 1 HGB, der regelt, dass Kaufleute untereinander nicht erst ab Verzug Verzugszinsen berechnen dürfen, sondern bereits ab dem Tag der Fälligkeit.
Viele von uns Unternehmern haben es während der Wirtschaftskrise oder der Coronakrise mehr als deutlich zu spüren bekommen, dass die Zahlungsbereitschaft (und oft genug auch die Zahlungsfähigkeit) der Kunden nachgelassen hat. Für viele Unternehmen hat dies im Anschluss lebensbedrohliche Ausmaße angenommen, denn die Liquidität eines Unternehmens leidet schnell, wenn die Außenständeäimmer höher werden. Doch wie sollte man reagieren, wenn man bemerkt, dass ein Kunde nicht zahlt?
Für Ihre weitere Vorgehensweise ist es essenziell, ob Ihr Kunde nicht bezahlen will oder ob er dazu nicht in der Lage ist, vielleicht weil er momentan einfach nicht flüssig ist. Achten Sie hierfür genau auf gewisse Anzeichen. Mäkelt Ihr Kunde mehr oder weniger grundlos an Ihrer Leistung herum, versucht er sich irgendwie um seine Zahlungspflicht herumzumogeln? Dann will er wahrscheinlich einfach nicht zahlen. Wenn es an der Zahlungsfähigkeit scheitert, wird Ihnen Ihr Kunde wahrscheinlich Ratenzahlungen anbieten oder um einen Zahlungsaufschub bitten.
Sie haben in diesem Fall mehrere Möglichkeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden über die Problematik. Mit dem Kopf durch die Wand zu wollen, hilft in diesem Fall nur wenig, denn oft riskieren Sie damit nur, dass der Kunde komplett zahlungsunfähig wird und das Insolvenzverfahren eingeleitet werden muss. Finden Sie stattdessen einen Konsens, indem Sie beispielsweise eine Ratenzahlung oder eine Stundung vereinbaren.
Denken Sie daran: Lieber bekommen Sie noch einige Raten bezahlt, als wenn Sie sich im Insolvenzverfahren möglicherweise ganz hinten anstellen müssen und eine schlechte Quote bekommen. Bei einer Zahlungsunfähigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie noch den gesamten Betrag bekommen, ohnehin verschwindend gering. Auf der anderen Seite haben Ihre Forderungen mit einem gerichtlichen Mahnverfahren als Gläubiger eine Verjährung von 30 Jahren.
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Dies ist die gemeinere Art von Außenständen, denn immer mehr Menschen und Unternehmer nehmen Leistungen in Anspruch, obwohl sie bereits vorher wissen, dass sie sie nicht bezahlen können oder wollen. Gerade solche Fälle lässt man ungern auf sich sitzen und überlegt natürlich, wie man dagegen vorgehen kann.
Natürlich können Sie sich auf die typischen Vorgehensweisen stürzen, die bei säumigen Zahlern üblich sind und die wie in den Schritten zur Mahnung schreiben, erläutert haben.
Vorsicht: Viele Kunden wenden die Verzögerungstaktik an. Erst behaupten sie, sie hätten die Überweisung vergessen, dann ist die Rechnung wegen Urlaub liegen geblieben. Die Mahnungen bleiben ignoriert. In vielen Unternehmen ist auch nicht immer die Zeit da, dass man sich direkt und zeitnah um das Mahnwesen kümmert. So kann es passieren, dass Ihre Forderung sogar verjährt, ohne dass Sie es merken – und dann haben Sie natürlich schlechte Karten. Wenn Ihre Kunden häufiger bis zur Fälligkeit nicht zahlen, dann sollten Sie einen Dienstleister in Anspruch nehmen, der sich um Ihr Forderungsmanagement kümmert.
Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihr Kunde Sie hinhält, sorgen Sie baldmöglichst für den Erlass eines Mahnbescheids, denn nur wenn Sie einen rechtskräftigen Titel haben, können Sie die Verjährung stoppen.
Falls ein Kunde Ihre Leistungen in Anspruch nimmt und bereits bei Auftragserteilung nicht zahlungsfähig oder -willig war, liegt unter Umständen sogar ein Betrug vor. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Betrugsanzeige zu stellen. Hier verfällt Ihre Forderung nämlich nicht, sobald das Insolvenzverfahren des Schuldners abgeschlossen ist, sondern kann auch danach noch vollstreckt werden.
Die meisten Unternehmer vergessen das Naheliegendste: das gemeinsame Gespräch. Bevor Sie riesige Geschütze auffahren, nehmen Sie doch einfach einmal den Telefonhörer in die Hand und rufen Sie Ihren Kunden an! So können Sie oft schnell herausfinden, woran es hapert und die Problematik vielleicht sogar schnell aus der Welt räumen.
Ein zu nachlässiges Mahnwesen kann einen Unternehmer schnell in finanzielle Schwierigkeiten bringen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie die Höhe Ihrer Forderungen (auch Außenständeägenannt) immer im Blick behalten. Doch wie behält man eigentlich den Überblick über seine Forderungen? Was sollten Sie nutzen? Professionelle Software, lokal oder online, Excel oder eine handschriftliche offene Postenliste? Lesen Sie hier, welche Software zum Mahnungen schreiben und Forderungsmanagement sinnvoll sein kann.
Es gilt: Je öfter Sie die Kontoauszüge prüfen, umso besser. Besonders in kleinen Unternehmen wird dies sicherlich nicht täglich gemacht, denn die Prüfung kostet natürlich auch Zeit, die im stressigen Alltag erst einmal gefunden werden muss. Im Idealfall setzen Sie sich einmal pro Woche hin und kümmern sich gezielt um Ihr Mahnwesen und in diesem Zuge auch um die Kontoauszüge. Spätestens jedoch, wenn Sie zum Monatsende hin die Buchführung und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erledigen, müssen Sie sich ohnehin mit den Kontoauszügen beschäftigen und können dann auch gleich Mahnungen verschicken.
Vieles im Mahnwesen lässt sich automatisieren, beispielsweise die Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten und Zahlungseingängen. Vielleicht kann Ihnen dabei eine Forderungsmanagement-Software weiterhelfen. Eine gute Software bietet auch Funktionen, bei denen Sie Ihre Bankkonten verknüpfen können und Sie so automatisch eine Benachrichtigung erhalten, wenn Ihre Schuldner zahlen.
Zahlungsausfälle können für Sie als Unternehmer schnell in den Ruin führen. Deshalb sollten Sie alles versuchen, um Ihre Forderungen rechtzeitig geltend zu machen. Durch die seit 2001 geltenden verkürzten Verjährungsfristen müssen Sie entsprechend schnell reagieren.
Das BGB regelt die rechtlichen Grundlagen zur Verjährung. Einer der entscheidenden Sätze ist hierbei in § 214 Abs. 1 BGB festgehalten. Dabei gilt, dass nach Eintritt der Verjährung eine Forderung nicht mehr beglichen werden muss. Das bedeutet im Klartext, dass Sie eine offene Rechnung auch weiterhin von Ihrem Kunden einfordern können. Dieser kann nun aber die Einrede der Verjährung geltend machen. Er muss in diesem Fall nicht zahlen und Sie können Ihren Anspruch, der zwar nach wie vor besteht, nicht mehr gerichtlich durchsetzen.
Für Sie bleibt jetzt nur noch eines: die Hoffnung. Manche Kunden bemerken nicht, dass die Verjährung der Forderung bereits eingetreten ist. Andere wiederum kommen Ihnen entgegen und zahlen die offene Rechnung, obwohl der Anspruch bereits verjährt ist. Dann können Sie sich freuen.
Denn der § 214 Abs. 2 BGB regelt diese Zahlungen, die aus Unkenntnis oder freiwillig erfolgt sind. Sollte Ihr Kunde nämlich nach der Zahlung feststellen, dass die Forderung eigentlich bereits verjährt war, und fordert daraufhin sein Geld zurück, müssen Sie den Betrag nicht erstatten. Sie haben sich nach § 812 Abs. 1 BGB nämlich nicht ungerechtfertigt bereichert, da der Anspruch an sich ja rechtens war.
Sollten Sie mit Ihrem Kunden eine Aufrechnung vereinbart haben, können Sie diese auch noch nach Verjährung der eigentlichen Forderung geltend machen. Einzige Voraussetzung, die Sie dafür nach § 215 BGB einhalten müssen, ist die, dass die Aufrechnungsvereinbarung bereits zu einem Zeitpunkt bestand, zu dem die Forderung noch nicht verjährt war.
Übrigens kann Ihr Schuldner auch dann zur Zahlung verurteilt werden, wenn er die Einrede der Verjährung im Verfahren nicht rechtzeitig gestellt hat. Das gilt, weil die Einrede der Verjährung nicht geprüft wird.
