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Mit einem professionellen Onlinetool wird das Schreiben von Zahlungserinnerungen von der einst lästigen Aufgabe zu einer angenehmeren Tätigkeit. Mit gut gewählten Texten und zuverlässiger Software zahlen Ihre Kunden schneller.
Vor einiger Zeit haben Sie einem Kunden eine Rechnung geschrieben, erinnern Sie sich? Nun warten Sie bisher vergebens auf den Zahlungseingang Ihres mittlerweile säumigen Kunden und Ihre Buchhaltungssoftware möchte am liebsten diesem Unternehmen eine Mahnung senden. Sie fragen sich:
In vielen Fällen reicht zunächst die Zahlungsaufforderung durch eine freundliche, manchmal auch humoristische aber doch bestimmte Zahlungserinnerung. Auf dieser Seite können Sie einige Beispiele zu charmanten, pfiffigen und kreativen Zahlungserinnerungen nachlesen.
Wenn Sie Ihre Zahlungserinnerungen online schreiben, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:
Darüber hinaus stellen wir Ihnen kostenlose Vorlagen zu Zahlungserinnerungen.
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Wenn Sie nun eine offene Rechnung in Ihrem Rechnungsprogramm haben, beginnt für den Unternehmer oft das Dilemma: Forderung eintreiben oder nett und freundlich zum Kunden bleiben? Die groben Schritte des Mahnwesens haben wir bereits beschrieben. Bevor Sie nun eine Zahlungserinnerung versenden, sollten Sie Ihre Berechtigung für die offene Rechnung noch einmal prüfen. Darüber hinaus sollten Sie wissen, die Zahlungserinnerung selbst stellt den säumigen Schuldner nicht in Verzug und gewährleistet Ihnen als Gläubiger zunächst keinerlei Rechte.
Im ersten Schritt müssen Sie prüfen, ob es überhaupt einen Grund zum Mahnen gibt. Folgende Punkte sollten Sie daher prüfen, bevor Sie eine Zahlungserinnerung versenden:
Wie Sie sehen, müssen einige Dinge vorher geklärt werden. Der Punkt ist einfach, dass Sie eine Kundenbeziehung dauerhaft stören können, wenn Sie übereilt oder womöglich unberechtigt mahnen! Auch die Art und Weise, wie Sie die Sache angehen, spielt eine große Rolle.
Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Pflicht, dreimal zu mahnen. Auch sind Sie prinzipiell an keine Form gebunden. Aufgrund der Beweissicherung sollte jegliches Mahnwesen, also auch das Versenden der Zahlungserinnerung bzw. das Schreiben der Mahnung schriftlich erfolgen, denn im Streitfall müssen Sie die Zustellung der Mahnung beweisen können. Es gibt geschäftliche Verfahrensweisen, die ohne feste Gesetzeslage befolgt werden. So auch die drei klassischen Eskalationsstufen im Forderungsmanagement. Das heißt, Sie fordern den Kunden mittels verschiedener Mahnschreiben zur Zahlung auf. Zunächst jedoch zur Zahlungserinnerung, diese könnte freundlich und höflich jedoch bestimmt und direkt so beginnen:
"… sicherlich haben Sie übersehen …"
Die Erinnerung an die Forderung senden Sie 10 bis 14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Setzen Sie ein neues Zahlungsziel im Rahmen von 5 bis 10 Tagen. Ab dem 2. Schreiben erfolgen Mahnungen in mehreren Mahnstufen. Lesen Sie dazu das Thema Mahnungen schreiben!
Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen und Mahnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Mahnung bedarf deshalb nur noch einem Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Zahlungserinnerungen dienen im Endeffekt ebenso wie Mahnungen ein- und demselben Zweck: Mit beiden Schreiben wollen Sie erreichen, dass Ihr säumiger Kunde seine offene Rechnung begleicht. Der Unterschied liegt allerdings in der Art der Formulierung und damit auch in der Art, wie das Schreiben beim Schuldner ankommt. Die Zahlungserinnerung dürfen Sie ruhig wörtlich nehmen – Sie erinnern Ihren Kunden daran, dass er die Zahlung seiner Rechnung noch nicht beglichen hat.
Sie bleiben freundlich und fragen beispielsweise nach, ob der Kunde die Rechnung bekommen oder ob er sie vielleicht übersehen hat. Bei der Mahnung setzen Sie voraus, dass der Kunde die Rechnung erhalten hat, denn hier schlagen Sie bereits einen etwas strengeren Ton an, da sie sich ja bereits durch die Zahlungserinnerung, Ihre Buchhaltungssoftware und vielleicht sogar ein Telefonat beim säumigen Kunden erkundigt haben und sich gewiss sind, dass er in Verzug geraten ist, die Rechnung noch offen und sie auf den Zahlungseingang warten.
Eine Zahlungserinnerung verschicken Sie vor allem auch dann, wenn Ihnen daran gelegen ist, den Kunden nicht zu verprellen. Stellen Sie sich vor, er hat die Rechnung vielleicht gar nicht bekommen? Eine Mahnung könnte ihn dann ziemlich verärgern.
Ich mag es selbst nicht, wenn ich einen Fälligkeitstermin, eine Zahlung vergesse und ungewollt in Zahlungsverzug gerate. Wenn ich dann noch Androhungen von Rechtsanwalt, Inkasso oder horrende Mahngebühren direkt im 1. Erinnerungsbrief, der Zahlungserinnerungen, erhalte, bin ich noch verärgerter. Wenn meine Vergesslichkeit nicht schon schlimm genug ist und ein kurzer Anruf hätte es auch getan. Das geht einfach nicht, es nervt und deswegen tue ich das meinen Kunden nicht an. Ich versuche selbst so etwas zu vermeiden und verwende daher folgende lustige Zahlungserinnerung:
Zahlungserinnerung lustig
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, stellen Sie sich vor, Sie haben für Ihren Kunden alles getan, was nur geht: schneller Termin, beste Qualität, prima Preis. Kunde freut sich, Sie freuen sich, alles ideal. Nach langen Wochen stellen Sie in Ihrer Buchhaltung fest: Ihr Kunde hat Sie und vor allem Ihr Honorar glatt vergessen! Mein Gott, denken Sie, an was kann’s denn gelegen haben? Wieder die Post? Schreibmaschine klemmt? Ewig langer Urlaub? Egal, Sie texten einen höflichen Brief wie diesen hier und siehe da, die Zahlung für den unten aufgeführten offenen Betrag kommt bis zum [Datum]. So ist’s richtig, denken Sie, wozu gleich mahnen, wenn’s für nette Kunden nette Briefe gibt. Vielen Dank.
Zahlungserinnerung höflich
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herren,
wir haben festgestellt, dass Sie den Beitrag für die erbrachte Leistung leider noch nicht beglichen haben. Das bedauern wir sehr, da wir uns besonders bemüht haben, für eine schnelle Lieferung zu sorgen und mit Service sowie Qualität bei Ihnen zu punkten. Da wir natürlich wissen, dass eine Rechnung schon einmal untergehen kann oder man schlicht vergisst einen Beitrag zu überweisen, haben wir uns entscheiden, Ihnen diese Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis spätestens zum (DATUM) auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollte der Betrag bis dahin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen Ihnen eine Mahnung zukommen zu lassen. Wir hoffen, dass wir uns diesen Weg sparen können und freuen uns, wenn Sie auch in Zukunft zu unseren geschätzten Kunden zählen werden. Sollte es Probleme bei der Überweisung geben oder sollten Sie Probleme mit der Lieferung haben, können Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden. Wir helfen Ihnen gerne kostenlos und zuverlässig weiter und schaffen Missverständnisse oder Problem sowie Mängel gemeinsam aus der Welt. Scheuen Sie sich also nicht uns zu kontaktieren. Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen und erwarten zeitnahe die Begleichung des offenen Beitrags Ihrer Bestellung.
Zahlungserinnerung pfiffig
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herren,
wir haben festgestellt, dass Sie den Beitrag für die erbrachte Leistung leider noch nicht beglichen haben. Das bedauern wir sehr, da wir uns besonders bemüht haben, für eine schnelle Lieferung zu sorgen und mit Service sowie Qualität bei Ihnen zu punkten. Da wir natürlich wissen, dass eine Rechnung schon einmal untergehen kann oder man schlicht vergisst einen Beitrag zu überweisen, haben wir uns entscheiden, Ihnen diese Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag bis spätestens zum (DATUM) auf unser untenstehendes Konto zu überweisen. Sollte der Betrag bis dahin nicht bei uns eingehen, sehen wir uns gezwungen Ihnen eine Mahnung zukommen zu lassen. Wir hoffen, dass wir uns diesen Weg sparen können und freuen uns, wenn Sie auch in Zukunft zu unseren geschätzten Kunden zählen werden. Sollte es Probleme bei der Überweisung geben oder sollten Sie Probleme mit der Lieferung haben, können Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden. Wir helfen Ihnen gerne kostenlos und zuverlässig weiter und schaffen Missverständnisse oder Problem sowie Mängel gemeinsam aus der Welt. Scheuen Sie sich also nicht uns zu kontaktieren. Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen und erwarten zeitnahe die Begleichung des offenen Beitrags Ihrer Bestellung.
Zahlungserinnerung charmant
Fürs Abendessen einkauft und den überfälligen TÜV-Termin vereinbart? Das Geschenk für Oma und den Kindergeburtstag besorgt, den Handwerker bestellt und die Präsentation für nächsten Dienstag vorbereitet? Unser Alltag ist voller kleiner und großer Dinge, die erledigt werden wollen – sogar die Freizeit will organisiert werden.
Klar gibt es Hilfe, den edlen Terminkalender aus schwarzem Leder zum Beispiel oder sein digitales Pendant; gern auch als Familienkalender mit Terminen, die in fünf bis acht verschiedenen Farben markiert werden können. Um ein solches Monstrum zu pflegen, ist eigentlich schon wieder ein neuer Termin notwendig.
Da kann das ein oder andere schon mal untergehen. Nun, solange Oma ihr Geburtstagsgeschenk bekommt und wir die wirklich wichtigen Dinge nicht verpassen, ist ja alles in Ordnung. Einen Kindergeburtstag sollte niemand versäumen, auch beim Hochzeitstag oder einem wichtigen Arzttermin sollte besser nichts schieflaufen.
Wenn es um weniger emotionale Angelegenheiten oder nur um Geld geht, lassen sich die Dinge häufig schnell und unkompliziert regeln. Zum Beispiel die untenstehende Rechnung – auch wenn die Frist für die Zahlung seit einiger Zeit abgelaufen ist, sollte das kein Drama sein, dass unseren oder Ihren Alltag übermäßig belastet. Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag in den nächsten Tagen auf das angegebene Konto und nicht nur unser, sondern auch Ihr Terminkalender ist um einen weiteren Eintrag ärmer.
Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag und ausreichend Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens!
Zahlungserinnerung lustig
Sie müssen mir helfen! Bitte überweisen Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag aus der angehängten Rechnung bitte innerhalb der nächsten Tage!
Die ganze Geschichte ist ein wenig unangenehm und ich hoffe auf Ihr Verständnis (und Ihre Diskretion). Ich bin von meiner Firma auf ein Fortbildungsseminar entsandt worden, in dem es um verschiedene Themen rund um Buchhaltung, Kundenzufriedenheit, Inkassowesen und ähnliche Dinge ging. Die Initiative für den Besuch dieses Seminars ging von mir aus, da unser Chef von solchen Fortbildungen wenig hält und sie als Zeitverschwendung ansieht.
Entgegen seiner Skepsis konnte ich mich durchsetzen und habe im Anschluss an die Veranstaltung von den vielen Dingen erzählt, die ich dort gelernt habe und dass sie mir im Arbeitsalltag sicher nutzen würden. Ich fürchte, ich habe ein wenig übertrieben, denn der Chef hat mir „zur Belohnung“ die Aufgabe erteilt, mich um die Außenstände zu kümmern, da ich ja jetzt wüsste, wie man sowas richtig macht.
Daher wäre es fantastisch, wenn ich diese Aufgabe ganz zur Zufriedenheit des Chefs erledigen könnte, um ihn davon zu überzeugen, dass Fort- und Weiterbildungen eigentlich eine gute Sache sind. Wenn Sie so freundlich sind, die noch offene Rechnung in den nächsten Tagen zu begleichen, würden Sie mir damit wirklich helfen.
Im Voraus besten Dank und auf weiterhin gute Zusammenarbeit.
Zahlungserinnerung mit viel Humor
Sie werden nicht glauben, was passiert ist! Normalerweise läuft es bei uns so, dass Rechnungen von unserem System automatisiert an die Kunden versendet werden, sobald sie fällig sind.
Einige Kunden reagieren prompt und bezahlen so schnell wie möglich – ehrlich gesagt sind das die wenigsten. Der Großteil der Kunden lässt sich ein wenig Zeit und begleicht die offene Rechnung mit ein wenig Verspätung. Dann gibt es noch die Kunden, die ein wenig nachlässig in solchen Dingen sind oder schlichtweg vergessen, dass sie noch ausstehende Rechnung haben.
Dieses ganze System hält sich selber in einer Art chaotischer Balance. Jetzt ist etwas passiert, womit nicht zu rechnen war. ALLE Kunden haben ihre Rechnungen sofort bezahlt. Ausnahmslos. Das ist noch nie zuvor geschehen und offensichtlich hat es unser System überfordert. Die Software ist abgestürzt und sämtliche Zahlungsdaten wurden dabei gelöscht.
Nun ist es so, dass wir nicht mehr nachvollziehen können, wann die einzelnen Überweisungen getätigt haben; sämtliche gezahlten Beträge wurden an die Kunden zurückgebucht. Daher dürfen wir Sie freundlich bitten, Ihre Rechnung noch einmal zu überweisen, natürlich in gleicher Höhe wie bereits geschehen.
Wir hoffen, Ihnen entstehen dadurch keine Unannehmlichkeiten. Auch wenn wir unsere Kunden aufgrund des Systemabsturzes keiner der oben beschriebenen Gruppen zuordnen können, gehen wir selbstverständlich davon aus, dass Sie zu der Gruppe der prompt zahlenden Kunden gehören ;-)
Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das nicht zwingend einer speziellen Form folgen muss – sogar eine E-Mail oder ein Fax ist völlig in Ordnung. Auch die Formulierung obliegt Ihnen. Viele Unternehmen nutzen einen eher witzigen Wortlaut, um dem Kunden zwar klarzumachen, dass Sie den Zahlungseingang vermissen, ihm aber gleichzeitig ein versöhnliches Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Inhaltlich sollte Ihre Zahlungserinnerung Folgendes enthalten:
Übrigens kann es sich lohnen, der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung beizufügen. Hat der Kunde sie nämlich im ersten Schritt nicht erhalten oder ist sie verloren gegangen, kann er nun direkt und ohne weitere Nachfragen direkt zur Überweisung schreiten.
Zieht die freundliche Zahlungserinnerung allerdings keinen Erfolg nach sich, sollten Sie zeitnah dazu übergehen, eine Mahnung zu verschicken. Wie die Mahnung aussieht und welche Pflichtbestandteile sie enthalten sollte, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.
Zahlungserinnerungen in PDF: Muster in PDF werden sehr häufig zur Ansicht von Beispieldaten angeboten. Aus dieser Mahnungsvorlage in PDF können Sie Musterdaten, Fristen, Gläubiger, Schuldner und die eigentliche Zahlungserinnerung ansehen und so vergleichen, ob Sie all diese Daten zur Verfügung haben. Hier Zahlungserinnerung in PDF downloaden!
Zahlungserinnerungen in Word: Diese Vorlagen sind dagegen änderbar, Sie können bereits echte Daten von Schuldnern, Ihr Geschäftskonto, die Zahlungsaufforderung, Mahngebühren und andere Daten aus Ihrem Rechnungsprogramm integrieren. Aus diesem Grund halten wir Vorlagen in Word für etwas altmodisch, da sie im Gegensatz zur Zahlungserinnerung aus einem Rechnungsprogramm sehr umständlich, fehleranfällig und zeitaufwendig erstellt werden muss. Sie können hier dennoch unsere gratis Word Vorlage downloaden! Wesentlich schneller geht die Erstellung einer Zahlungserinnerung mit einer Rechnungssoftware wie lexoffice.
Damit der Zahlungserinnerung der Schuldner möglichst freundlich, jedoch bestimmt darauf hingewiesen werden soll, dass der Zahlungseingang noch nicht verzeichnet werden konnte, er also säumig ist und die offene Rechnung möglichst schnell begleichen sollte, ist es taktisch bzw. bei guten, langjährigen und sonst pünktlichen Kunden auch taktlos, bereits im ersten Schreiben mit dem Mahnverfahren oder vielleicht sogar Gericht zu drohen. Man könnte in der Zahlungserinnerung ganz zart am Ende darauf hinweisen, dass bei weiterem Vorzug Mahngebühren und damit zusätzliche Kosten entstehen können. Letzten Endes ist es von Kunde zu Kunde unterschiedlich und muss individuell bewertet und entschieden werden. Gehen Sie dabei nach meiner Regel vor:
Entscheiden Sie von Kunde zu Kunde erneut, und zwar mit gutem Fingerspitzengefühl und gesunden Bauchgefühl! Immer mit dem Blick in die Zukunft, sodass Sie sich es nicht heute mit einem guten und zahlungskräftigen Kunden von morgen verderben. Wenn Sie unsicher sind, spricht auch nichts dagegen, den säumigen Unternehmer einmal anzurufen und die Zahlungserinnerung per Telefon anzubringen. Lesen Sie auf meiner Seite zum Thema Telefoninkasso weitere Tipps, wie sie das ganz diplomatisch erledigen.
Ich schreibe meine Zahlungserinnerungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur das Schreiben (lassen) von Zahlungserinnerungen: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben (es gibt fertig formulierte Anschreiben), die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Nein, die Zahlungserinnerung läuft in der Regel vor dem ersten Mahnschreiben (Siehe Mahnung schreiben!), ist jedoch keine Pflicht für den Unternehmer. Sehen Sie sich dazu die 7 Schritte des Mahnwesens an!
Sofern gesetzliche Vorschriften für bestimmte Berufsgruppen, Rechtsformen oder Branchen keine Formvorschrift für die Zahlungserinnerung enthalten, kann der Unternehmer, egal ob Freiberufler, Kleinunternehmer mit Kleingewerbe, Händler oder Dienstleister die Form der Zahlungserinnerung frei wählen. Selbstverständlich sollten alle notwendigen Daten wie:
enthalten sein, sodass der säumige Unternehmer (Freiberufler wie auch Gewerbetreibender, lesen Sie hier zum Unterschied von Freiberufler und Gewerbetreibenden) die notwendigen Informationen zur Überweisung der offenen Rechnung zur Hand hat, um so den Zahlungseingang zu beschleunigen und eben nicht den Zahlungsverzug noch weiter auszudehnen.
In Ihrem Rechnungsprogramm, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Forderungsmanagement scheint etwas gründlich daneben zu laufen. Ihr Kunde sollte selbstverständlich zunächst eine Rechnung für bezogene Leistungen oder erhaltene Lieferungen erhalten, bevor er per Zahlungserinnerung auf einen fälligen Zahlungseingang, auf den Zahlungsverzug oder ein eventuell bald startendes Mahnverfahren mit einer Zahlungsaufforderung hingewiesen wird.
Sofern Sie sich sicher sind, dass Ihr System einwandfrei läuft, Ihr aufgebrachter Kunde jedoch der Meinung ist, nie eine Rechnung von Ihnen erhalten zu haben, kann es sich auch um eine Ausrede Ihres Kunden handeln, der einfach nicht oder verspätet zahlen möchte. Lesen Sie dazu die 10 beliebtesten Ausreden, warum eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Sie müssen nun entscheiden, wie Sie mit diesem Kunden umgehen. Rufen Sie mal an und fragen nach oder weiter mahnen?
