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Sie müssen eine Gutschrift ausstellen, wissen aber nicht, wie Sie das richtig angehen sollen? In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Pflichtangaben notwendig sind, worauf Sie im Umsatzsteuerrecht achten müssen und stelle Ihnen hilfreiche Vorlagen und Muster zur Verfügung.
Wenn Sie ein smartes Online-Programm wie lexoffice nutzen, dann können Sie mit wenigen Klicks eine Gutschrift erstellen. Dazu müssen Sie lediglich den Vorgang auswählen. Die einfache Handhabung ist einer der Gründe, warum ich seit Jahren auf lexoffice baue.
Bei der Bezeichnung "Gutschrift" denken viele Unternehmer vor allem an eine Rechnungskorrektur, die sie zum Beispiel bei der Rücksendung von Waren erhalten. Dies ist so nicht ganz korrekt, sodass zunächst die verschiedenen Begriffe zu klären sind:
Als Gutschrift im Sinne das Umsatzsteuerrechts (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG) gilt die umgekehrte Rechnung. Stellen Sie sich diesen Fall vor: Ein Unternehmer erbringt Leistungen für einen Auftraggeber. Anstatt dass der Unternehmer dem Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellt, erfasst der Leistungsempfänger eine Abrechnungsgutschrift in Höhe des vereinbarten Entgelts und übermittelt sie an das leistende Unternehmen. Der Dienstleister muss die Abrechnungsgutschrift nur noch prüfen und den Zahlungseingang abwarten. Das hat folgende Vor- und Nachteile:
| Dienstleister | Leistungsempfänger |
|---|---|
|
|
Im Gegensatz zur Abrechnungsgutschrift gemäß Umsatzsteuerrecht steht die kaufmännische Gutschrift. Sie bewirkt, dass eine im Vorfeld ausgestellte Rechnung entweder korrigiert (Rechnungskorrektur) oder storniert bzw. annulliert (Stornorechnung) wird. Diese Art von Gutschrift kann ausschließlich vom leistenden Unternehmen ausgestellt werden, nicht jedoch vom Leistungsempfänger. Letzteres würde das Finanzamt nicht anerkennen, sodass die Umsatzsteuer nicht berücksichtigt würde.
Mit Ausstellung einer Rechnungskorrektur entsteht beim Empfänger der Leistung ein Guthaben. Dieses kann der Unternehmer entweder mit der noch nicht bezahlten Rechnung verrechnen oder es sich auszahlen lassen.
Ich erstelle meine Gutschriften seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Bereits seit einigen Jahren wird der Begriff "Gutschrift" ausschließlich für die umsatzsteuerliche Gutschrift vom Leistungsempfänger an den Dienstleister verwendet. Damit die Vorsteuer korrekt gezogen werden kann, ist die Bezeichnung als Gutschrift bei dieser Variante zwingend erforderlich.
Eine Rechnungskorrektur als Gutschrift zu bezeichnen, ist zwar nicht direkt falsch. Um jedoch Verwechslungen zu vermeiden, lautet die gängige Empfehlung, im Gutschriftverfahren Bezeichnungen wie Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder Stornorechnung zu verwenden.
Müssen Sie eine Rechnung mit einer kaufmännischen Gutschrift korrigieren (z. B. den Rechnungsbetrag), kommt es für die richtige Vorgehensweise auf den Zeitpunkt an:
Die Rechnung wurde noch nicht verschickt oder beim Empfänger der Leistung noch nicht verbucht.
Die Rechnung wurde bereits in der Buchhaltung verbucht.
Wichtig: Wenn Sie eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung ausstellen, muss diese eine neue Rechnungsnummer erhalten. Außerdem gehören zu den Pflichtangaben die Rechnungsnummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung. Nur so können diese eindeutig zugeordnet werden.
Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Auch das richtige Erstellen von Gutschriften bedarf deshalb nur noch einem Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Eine Gutschrift ist ein Dokument, das denselben Charakter wie eine Rechnung hat – entsprechend muss sie dieselben Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Dazu gehören:
Sofern es sich um eine Gutschrift nach UStG handelt, muss diese außerdem eindeutig als "Gutschrift" bezeichnet werden. Die Aufbewahrungspflichten von Gutschriften sind übrigens identisch mit denen einer Rechnung.
Laden Sie unsere Vorlage für Gutschriften herunter und tragen Sie direkt in MS Excel Ihre eigenen Angaben, den Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer und weitere Informationen ein. Sie erhalten kostenfrei eine Vorlage mit ausgewiesener Umsatzsteuer, eine Vorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer:
Stellen Sie als Kleinunternehmer eine kaufmännische Gutschrift für Ihren Kunden aus, behandeln Sie diese wie eine Rechnung. Im Klartext bedeutet das: Sie stellen auch eine Gutschrift ohne Umsatzsteuer aus, der Kunde kann keine Vorsteuer ziehen. Übrigens: Auch auf einer Rechnungskorrektur muss Ihr Hinweis auftauchen, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.
Ein klein wenig trickreicher ist die umsatzsteuerliche Gutschrift, die der Kleinunternehmer vom Leistungsempfänger erhält. Auch wenn der Kunde selbst Umsatzsteuer ausweist, muss er die Gutschrift an einen Kleinunternehmer ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ausstellen. Wird in der Gutschrift die Umsatzsteuer ausgewiesen, so schuldet der Kleinunternehmer den Betrag tatsächlich auch dem Finanzamt und muss sie als Empfänger abführen (Urteil des Finanzgerichts Münster vom 9. September 2014, Az. 15 K 2469/13 U).
Tipp: Haben Sie als Kleinunternehmer eine Gutschrift mit Umsatzsteuer bekommen? Sie sollten dem Dokument unverzüglich widersprechen und den Leistungsempfänger bitten, eine korrekte Gutschrift ohne Umsatzsteuer auszustellen.
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In der Buchhaltung erfassen Sie eine Rechnungskorrektur analog zur Rechnung. Bilden Sie hierfür einfach die Umkehrbuchung:
Ausgangsrechnung
Forderungen an Erlöse + an Umsatzsteuer
Gutschrift
Erlöse + Umsatzsteuer an Forderungen
Erhalten Sie von Ihrem Kunden eine Abrechnungsgutschrift (umsatzsteuerliches Gutschriftverfahren), erfassen Sie diese in der Buchhaltung so, als hätten Sie eine Rechnung an den Unternehmer ausgestellt:
Forderungen an Erlöse + an Umsatzsteuer
Damit Sie bei Ihrer Gutschrift an alles denken, hilft Ihnen unsere Checkliste zum Gutschriftsverfahren:
Nutzen Sie für Ihre Gutschriften professionelle Software wie lexoffice, so behalten Sie alles im Blick und stellen Gutschriften aus, bei denen der Vorsteuerabzug möglich ist.
Ein Unternehmer der eine Gutschrift ohne elektronische Signatur versendet, kann diese rückwirkend auch in Papierform korrigieren. In einem Fall hatte das zuständige Finanzamt eine Gutschrift, die per Mail aber ohne elektronische Signatur versandt wurde, als Rechnung nicht anerkannt. Aus seiner Sicht war es keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Der Unternehmer betreibt einen Online Shop für diverse Softwarehersteller. Kunden kaufen bei ihm die Softwares und der Unternehmer wiederum bestellt die jeweilige Software beim Hersteller. Im Rahmen einer Betriebsprüfung erkannte das Finanzamt die Vorsteuer teilweise nicht an. In einer ursprünglichen Gutschrift des Unternehmers gegenüber dem Hersteller fehlten die Steuernummer sowie eine detaillierte Leistungsbeschreibung. Die Gutschrift, welche per Mail versandt war, wurde korrigiert. Doch diese Korrektur erkannte das Finanzamt eben nicht an. Zur Begründung hieß es, dass eine Gutschrift ohne elektronische Signatur keine Rechnung sei, und daher kann sie auch nicht korrigiert werden. Lesen Sie jetzt mehr zum Thema Gutschrift erstellen im Gründerlexikon!
FG Baden-Württemberg: Anforderungen nicht überspannen
Die Richter gaben letztlich jedoch dem Unternehmer recht. Ihrer Meinung nach, sei die zuerst erstellte Gutschrift berichtigungsfähig, da die ursprünglichen fehlerhaften Daten nicht so gravierend waren, dass sie einer fehlenden Angabe gleichzusetzen wären.
Der Unternehmer habe zudem alle fehlerhaften Angaben ergänzt. Auch ohne elektronische Signatur, sei die Gutschrift eine Rechnung, weil die materiellen Voraussetzungen erfüllt waren. Schließlich wurde die Software tatsächlich ge- und weiterverkauft. Ein weiterer Aspekt war, dass der Unternehmer die Korrektur in Papierform übermittelte und damit den “Mangel der Übertragungsform heilte”. Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 24.Mai 2017 Aktenzeichen: 1 K 605/17
