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Mit dieser Frage beschäftigen sich Gründer oft schon vor dem eigentlichen Start in die Selbständigkeit. Die Angst beim Finanzamt etwas falsch zu machen oder ein Formular nicht oder zu spät abzugeben, sitzt bei den meisten Unternehmern tief. Im Nachfolgenden erläutern wir, wann ein Unternehmer verpflichtet ist, eine Erklärung zur Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer, abzugeben.
Unternehmer, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb, freiberuflicher Tätigkeit oder aus Land- und Forstwirtschaft bezogen haben, sind verpflichtet eine Einkommenssteuererklärung abzugeben. Die Abgabe der Erklärung bedeutet nicht, dass auch Einkommensteuer gezahlt werden muss. Liegen die Einkünfte bspw. unter 410,- EUR pro Jahr, fallen sie unter den so genannten Härteausgleich. Achtung: Selbst wenn keine Einkommensteuer gezahlt werden muss, besteht die Verpflichtung zur Abgabe der Einkommenssteuererklärung.
Die Umsatzsteuer entsteht gem. § 1 UStG, wenn ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG Lieferungen und sonstigen Leistungen, im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.
Zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung ist jeder Unternehmer verpflichtet. Ausgenommen davon sind nur die Unternehmer, die Umsätze ausführen, die gem. § 4 UStG steuerbefreit sind bspw. Versicherungsvertreter oder Ärzte. Für die Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist es nicht ausschlaggebend, ob während des Jahres Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) beim Finanzamt abgegeben wurden.
Umsatzsteuervoranmeldungen müssen nur beim Überschreiten gewisser Grenzen der Umsatzsteuerschuld aus dem Vorjahr abgegeben werden. So müssen Unternehmer monatlich eine UStVA abgeben, wenn die Umsatzsteuerschuld aus dem Vorjahr mehr als 7.500,- EUR betragen hat. Vierteljährlich muss der Unternehmer die UStVA abgeben, wenn die Umsatzsteuerschuld aus dem Vorjahr zwischen 1.000,- und 7.500,- EUR lag. Unternehmer mit einer Umsatzsteuerschuld unter 1.000,- EUR im Vorjahr müssen keine UStVA abgeben.
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG anwenden, müssen ebenfalls eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Der Kleinunternehmer muss allerdings nur den Umsatz aus dem Jahr der Erklärung und dem Vorjahr auf der ersten Seite der Erklärung eintragen.
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Der Gewerbesteuer unterliegen nur Gewerbetreibende, denn jeder Gewerbetrieb (§ 15 Abs 2 EStG), der im Inland betrieben wird, unterliegt der Gewerbesteuer gem. § 2 GewStG. Gem. § 1 GewStG erheben die Gemeinden die Gewerbesteuer.
Muss die Gewerbesteuererklärung zur Gemeinde?
Die Gewerbesteuererklärung muss beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Das Finanzamt setzt den Steuermessbetrag fest und erlässt den Messbescheid. Auf der Grundlage des Messbescheides setzt die Gemeinde die Gewerbesteuer fest.
Gibt es bei der Gewerbesteuer einen Freibetrag?
Natürlichen Personen und Personengesellschaften steht ein Freibetrag in Höhe von 24.500,- EUR zu. Das bedeutet, dass vom Gewerbeertrag der Freibetrag abgezogen wird. Liegt bspw. der Gewerbeertrag eines Unternehmens bei 18.000,- EUR abzgl. des Freibetrages von 24.500,- EUR verbleibt ein Betrag von ./. 6.500,- EUR. In dem Fall ist keine Gewerbesteuer zu zahlen. Kapitalgesellschaften wie einer GmbH oder AG steht hingegen kein Freibetrag zu.
Unterliegt ein Freiberufler auch der Gewerbesteuer?
Freiberufler im Sinne des § 18 EStG sind nicht gewerbesteuerpflichtig.
Vor dem Einreichen einer Steuererklärung stellt sich zunächst einmal die Frage, ob ich überhaupt verpflichtet bin diese einzureichen. Da bestehen Unterschiede für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn durch selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit oder als Betreiber eines Gewerbes Einkünfte erzielt werden, dann besteht die Pflicht eine Steuererklärung abzugeben, wenn die Einkünfte den Grundfreibetrag überschreiten. Demnach dürfen für das Jahr 2020 die Einkünfte (Einnahmen abzgl. Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben) den Grundfreibetrag von 9.408 Euro für Alleinstehende und 18.816 Euro für Verheiratete, nicht übersteigen. Soll ein Verlustvortrag geltend gemacht werden, so besteht ebenfalls die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung. In manchen Fällen fordert das Finanzamt dazu auf, eine Steuererklärung abzugeben, auch wenn die zuvor genannten Voraussetzungen nicht gegeben sind.
Elster ist ein Online Portal, welches kostenlos Vorlagen zu den Formularen für die Steuererklärung bereitstellt. Darüber hinaus bietet Elster Video-Anleitungen und weitere Hilfsmöglichkeiten an, um sich auf dem Portal zurecht zu finden und die Steuererklärung richtig auszufüllen.
Grundsätzlich erfolgt die Steuererklärung für Selbstständige elektronisch. Wird sie in Papierform abgegeben, so kann es passieren, dass das Finanzamt Post mit der Aufforderung einer elektronischen Steuererklärung schickt. Doch es gibt Ausnahmefälle. Diese liegen vor, wenn die Gewinneinkünfte als Selbstständiger unter 410 EUR pro Jahr liegen und neben den Gewinneinkünften auch Einkünfte als Arbeitnehmer vorhanden sind, die dem Lohnsteuerabzug unterliegen. In diesem Fall akzeptiert das Finanzamt eine Einkommensteuererklärung in Papierform. Der zweite Fall ist ein Härtefallantrag. Dieser kann gestellt werden, wenn altersbedingt oder aus anderen plausiblen Gründen kein PC genutzt wird oder nur einmalig Gewinneinkünfte erzielt werden. Dann sollte die Steuererklärung zusammen mit einem formlosen Antrag an das Finanzamt versendet werden. Falls die Steuererklärung aber nun elektronisch erfolgt, gibt es neben dem Online Portal Elster weitere Steuerprogramme, die die Formulare für die Steuererklärung anbieten und sich somit elektronisch an das Finanzamt übermitteln lassen.
Ja, es gibt eine Frist für die Einreichung der Steuererklärung. Diese hängt von verschiedenen Kriterien ab. Wenn die Steuererklärung von einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, so gilt eine längere Frist. Demnach muss diese bis Ende Februar des übernächsten Jahres bei Finanzamt vorliegen. So muss die Steuererklärung für das Jahr 2019 bis Ende Februar 2021 eingereicht werden, um die Frist zu wahren. Wird die Steuererklärung wiederum selbst erstellt, so muss diese bereits bis zum 31. Juli des folgenden Jahres beim Finanzamt abgegeben werden. Also endet die Frist für das Jahr 2019 am 31. Juli 2020. In Ausnahmefällen ist es auch möglich eine Fristverlängerung zu erhalten, wenn z.B. die Frist ohne eigenes Verschulden nicht eingehalten werden konnte. Wird die Steuererklärung ansonsten zu spät abgegeben, so liegt es im Ermessen des Finanzamtes einen Verspätungszuschlag zu verlangen, welcher teuer werden kann. Diese erhebt das Finanzamt bei einer Überschreitung der Frist von 14 Monaten aber in jedem Fall.
Viele Faktoren spielen bei der Dauer eine Rolle. Von Finanzamt zu Finanzamt ist die Dauer unterschiedlich, da es je nach Wohnort, Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung, die Komplexität des Falles usw., länger dauern kann als bei anderen. So kann es durchschnittlich zwischen 30 und 180 Tagen dauern, bis der Steuerbescheid da ist. Doch wenn das Finanzamt mal länger braucht, dann ist Geduld gefragt. Denn spätestens nach 6 Monaten nach Einreichung der Steuererklärung, muss der Steuerbescheid vorliegen. Bei Zwischenfragen o.ä. verlängert sich die Bearbeitungszeit. Sollte nach Ablauf der 6 Monate immer noch kein Steuerbescheid vorliegen, so sollte beim Finanzamt zunächst nachgefragt werden, woran es liegt, bevor Sie dagegen vorgehen.
Wichtig für die Steuererklärungen sind neben den üblichen persönlichen Angaben, die Steuer-Identifikationsnummer, die Bankverbindung und die Lohnsteuerbescheinigung. Weitere nützliche Unterlagen sind Quittungen, Belege und Bescheinigungen für z.B. entstandene Fahrtkosten, Fortbildungen usw. Für die Fahrtkosten müssen Angaben zur Entfernung, Anzahl der Arbeitstage und evtl. entstandene Unfallkosten getätigt werden. Insgesamt sollten für alle Werbungskosten, die geltend gemacht werden sollen, ein Beleg oder eine Quittung vorliegen, da das Finanzamt diese zur Überprüfung anfordern kann. Dies gilt auch für Kosten zu rund um Versicherungen. Weitere Ausgaben, die geltend gemacht werden können, sind z.B. Spenden oder Mitgliedsbeiträge, wobei auch hier wieder Nachweise dazu benötigt werden.
Ist die Steuererklärung endlich abgeschickt, ist die Arbeit noch nicht getan. Denn wenn der Steuerbescheid da ist, sollten Sie diesen gut prüfen, da Fehler hier richtig Geld kosten können. Innerhalb eines Monats kann Einspruch gegen den Bescheid eingelegt werden. Haben Sie bei der Erstellung der Steuererklärung eine Software genutzt, so bieten viele eine Überprüfungsfunktion oder sogar schon eine vorformulierte Vorlage für den Einspruch an. Zunächst sollten aber erst einmal die persönlichen Daten geprüft werden, ob diese Korrekt sind. Anschließend sollten alle Freibeträge, z.B. für Kinder, geprüft werden sowie die richtige Berechnung des Gesamtbetrages der Einkünfte (Einnahmen minus Werbungskosten). Weiterhin sollten die Werbungskosten richtig addiert sein und außergewöhnliche Belastungen in der beantragten Höhe anerkannt worden sein. Sind diese nicht wie beantragt anerkannt, so sollte die Begründung dazu geprüft und ggf. Einspruch eingelegt werden.
Auszufüllende Formulare sind zum einen der Mantelbogen, wo allgemeine Angaben getätigt werden. Weiterhin sollte bei außergewöhnlichen Belastungen die Anlage dazu ausgefüllt werden. Weiterhin gibt es verschiedene Formulare, wobei es sich um verschiedene Einkünfte handelt. Für Selbstständige z.B. ist die Anlage S noch entscheidend, da dort die Einkünfte aus selbstständiger Arbeitüangegeben werden.
Um Werbungskosten geltend zu machen, werden nicht zwangsläufig Belege benötigt. Doch diese sollten nun nicht getrost im Mülleimer landen, da das Finanzamt diese anfordern kann, um die angegebene Höhe der Kosten zu überprüfen. In diesem Fall müssen die Belege ans zuständige Finanzamt gesendet werden. Sind die Belege nicht vorhanden, so kann das Geld nicht erstattet werden.
Im Internet gibt es zahlreiche Rechner, die die Höhe der Steuererstattung schnell berechnen können. Um diese zu nutzen müssen meist wenige persönliche Angaben gemacht werden. Diese beinhalten z.B. den Zeitraum der Angaben, das zu versteuernde Einkommen, ob Sie verheiratet sind, Kirchensteuer oder Gewerbesteuer zahlen usw. Bei den jeweiligen Rechnern sind mal mehr und mal weniger Angaben erforderlich.
Als Unternehmer können Ihnen viele Fehler unterlaufen, insbesondere steuerliche Fallstricke sollten Sie aber vermeiden.
Der Fehler ist leider bereits gemacht worden, wenn Sie schon selbstständig sind. Wählen Sie eine geeignete Rechtsform. Gründen Sie eine GmbH, fallen Lohnsteuern für Ihr Geschäftsführergehalt an. Das ist wenig sinnvoll, da anfänglich wohl kaum Gewinne zu erwarten sind. Es gibt noch wesentlich mehr Unterschiede zwischen den Rechtsformen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie die richtige Rechtsform wählen!
Setzen Sie die Steuervorauszahlungen nicht zu niedrig an. Vielfach werden Sie in den ersten zwei bis drei Jahren Ihrer Selbstständigkeit aufgrund geringer Gewinnerwartungen auch nur geringe Steuervorauszahlungen leisten müssen. Sobald sich die Gewinne steigern, erwarten Sie aber Nachzahlungen für mehrere Jahre, was Sie schnell in den finanziellen Ruin treiben kann. Deshalb achten Sie auf angemessene Vorauszahlungen und lassen Sie diese gegebenenfalls nach oben korrigieren.
Vielfach werden auch Ihre Familienmitglieder gerade in der Anfangszeit der Selbstständigkeit aktiv mit helfen. Vermeiden Sie es, Ihre Familie ohne Arbeitsvertrag arbeiten zu lassen. Denn durch eine korrekte Lohnauszahlung können Sie Steuern sparen, da jedem Familienmitglied bestimmte steuerliche Freibeträge zustehen. Werden Ihnen Räumlichkeiten von Seiten der Familie angeboten, schließen Sie einen Mietvertrag ab. Die Miete zählt zu den Betriebsausgaben und mindert Ihren Gewinn, sowie Ihre Steuern.
Nutzen Sie nicht unbedingt die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Denn gerade zu Beginn der Selbstständigkeit ergeben sich häufig Erstattungen, auf die Sie mit der Verlängerung länger warten müssen. Vergessen Sie jedoch nicht: Wenn Sie gewöhnlich für die Abgabe Ihrer Unterlagen beim Steuerberater viel Zeit benötigen, sollten Sie die Dauerfristverlängerung beantragen, sonst wird Ihre Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig zu spät abgegeben, was zusätzliche Kosten nach sich zieht, auch wenn Sie auf Erstattungen warten.
Achten Sie von Anfang an auf eine ordentliche Buchhaltung. Monieren Sie fehlerhafte Rechnungen sofort, etwa wenn darauf keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Das ist nur zu Ihrem eigenen Schaden, denn der Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich.
Erledigen Sie Ihre Buchhaltung immer zeitnah und sorgen Sie für Ordnung in den Belegen, (Lesen Sie dazu Buchführung richtig sortieren!) um auf Fragen des Finanzamts konkret und schnell antworten zu können.
