Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, wenn´s so einfach wäre

Alle Unternehmer, die nicht unter die Steuerbefreiung des § 4 UStG fallen, haben gem. § 18 UStG die Pflicht, bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abzugeben. Die UStVA muss elektronisch per Elster an das Finanzamt übermittelt werden.

Selbstverständlich dürfen Sie Ihre Voranmeldung selber erstellen, ausfüllen und abgeben, sofern Sie die richtigen Daten an der richtigen Stelle eintragen können. Das hat in der Regel mit einer Software (Elster) zu erfolgen. Elsteronline ist eine offizielle Software des Finanzministeriums, welche mit zugelassenen Zertifikat die Einreichung sämtlicher Steuern beim Finanzamt ermöglicht. Elster ist daher in sämtliche Buchhaltungsprogramme und Steuerprogramme integriert, kann aber auch separat auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen genutzt werden. Elster dient nur der ordnungsgemäßen Übermittlung der Besteuerung, hilft jedoch nur bedingt bei der korrekten Berechnung der einzutragenden Umsatzsteuerbeträge. Siehe Abschnitt Elster!

Es findet also keine Beratung, aktive Hilfe durch die Software statt, sodass bei der ausschließlichen Nutzung von Elster online hinsichtlich einer Steuerprüfung größere Risiken vorhanden sind. Gerade spezielle Berufsgruppen, Existenzgründer, Neugründer sollten die Vorteile einer direkten Steuerberatung oder einer Buchhaltungssoftware in Anspruch nehmen und sich nicht nur auf Elster online verlassen.

Tipp: Wenn Sie nicht verstehen, was Sie da tun müssen, sollten Sie es lieber lassen und Steuerberater als Experten nutzen. Lesen Sie auch den Artikel Steuererklärung selber machen!

Sofern Sie kein Kleinunternehmer (vgl. § 19UStG, siehe Kleinunternehmerregelung) sind oder umsatzsteuerbefreite Umsätze erzielen (etwa Ärzte, siehe dazu § 4 UStG) müssen Sie als Existenzgründer prinzipiell für die ersten zwei Jahre monatlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Nach diesen 2 Jahren können Sie aufgrund Ihrer Umsätze aus dem Vorjahr entscheiden, ob Sie als Firma Ihre Umsatzsteuer auch quartalsweise anmelden und abgeben möchten. Dazu muss ein Antrag gestellt werden. Die Häufigkeit, in der eine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen ist, hängt unter anderem von der Höhe des Umsatzes und der damit anzugebenden Umsatzsteuer ab. Sehen Sie sich bitte für die Einhaltung der Abgabetermine folgende Übersicht an:

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer am 10. des Folgemonats beim Finanzamt abzugeben. Diese frühe Abgabe ist für die meisten Unternehmer recht knapp, daher gibt es auch Regelungen zur Fristverlängerung:

1. Mit Dauerfristverlängerung: 10 Tage zzgl. 1 Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. (Der 10. des übernächsten Monats)
2. Ohne Dauerfristverlängerung: 10 Tage nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. (Der 10. des Folgemonats)

Nutzen Sie zur besseren Übersicht folgende Tabelle:

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nur für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer von Bedeutung. Ein Kleinunternehmer muss daher keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (wohl aber eine Umsatzsteuerjahreserklärung, einmal im Jahr, mehr dazu unter dem Stichwort Kleinunternehmerregelung). Es ist unwichtig, ob der Unternehmer Freiberufler oder Gewerbetreibender, Händler oder Handelsvertreter ist. Sofern eine Umsatzsteuerpflicht vorliegt, muss er als Monatszahler oder Quartalszahler eine Umsatzsteuervoranmeldung geben. Danach hat der Unternehmer die angemeldete Umsatzsteuer an den Fiskus in Form der Umsatzsteuervorauszahlung zu zahlen. Sollte kein Zahlbetrag entstanden sein, bekommt der Unternehmer den ermittelten und durch die Umsatzsteuervoranmeldung angemeldeten Erstattungsbetrag vom Finanzamt auf das angegebene Konto ausgezahlt.

Gem. § 18 (2) UStG müssen Gründer (Existenzgründer jeglicher Berufsgruppen) im Gründungs- und Folgejahr, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben.

Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat.

Da die meisten Unternehmer verpflichtet sind, Voranmeldungen und Steuererklärungen per Elster zu übertragen, sind Sie als Unternehmer mehr oder weniger gezwungen Buchführungsprogramme zu nutzen, um die dort hinterlegten Formulare, so auch das Umsatzsteuervoranmeldungsformular, elektronisch auszufüllen und an die Finanzverwaltung zusenden. Sie haben als Unternehmer die Wahl zwischen:

1. Umsatzsteuervoranmeldung selber erstellen und online via Elster mit Ihrer Steuersoftware an das Finanzamt senden oder
2. Einen Steuerberater beauftragen, der Ihre Belege sortiert, die Umsatzsteuer ausrechnet und ebenso die Umsatzsteuervoranmeldung via Software (Elster) an den Fiskus sendet.

Es gibt jedoch auch hier Ausnahmen und Härtefälle, welche auf Antrag weiterhin ein amtliches Formular in Papierform ausfüllen und diese Vordrucke bei den Finanzbehörden abgeben können. 

Die Zahllast ist prinzipiell ein Geldbetrag, der zu einer bestimmten Zeit auf ein bestimmtes Konto zu zahlen ist. Sehr häufig wird der Begriff der Zahllast in Verbindung mit der an das Finanzamt zu entrichtenden Umsatzsteuerschuld verwendet. Dabei stellt die Umsatzsteuerzahllast den Saldo zwischen der zu zahlenden Umsatzsteuerschuld und der vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer dar.

Beispiel:

Der Unternehmer muss für den Voranmeldungszeitraum März insgesamt 123 EUR Umsatzsteuer zahlen. Gleichzeitig darf er aber 89 EUR Vorsteuer aus seinen erhaltenen Eingangsrechnungen zum Ansatz bringen. Somit ermittelt sich eine Umsatzsteuerzahllast in Höhe von 34 EUR. Der Unternehmer muss also noch 34 EUR in Form der Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt zahlen. Diese Umsatzsteuerzahlung wird durch die abzugebende Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt.

Aufgrund der grundsätzlichen Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung wird das Vordruckmuster USt 1 A nicht im Formular-ManagementSystem bereitgestellt. In den Fällen, in denen das zuständige Finanzamt auf Antrag zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichtet hat, steht der Papiervordruck bei dem Finanzamt zum Abholen bereit. Viele weitere Vordrucke und Formulare bekommen Sie über die offizielle Seite des Bundesfinanzministeriums unter https://www.formulare-bfinv.de/.

Diese Zeiten sind vorbei, die Finanzverwaltung möchte von sämtlichen Unternehmern die Steuererklärungen per Datenfernübertragung zugestellt haben. Das geschieht direkt via Elster oder über eine Buchhaltungssoftware bzw.Steuerprogramm mit Elsterintegration. Dennoch gibt es zur sogenannten "Vermeidung unbilliger Härten" ein paar Ausnahmen, etwa Härtefälle bei Kleinstbetrieben.

Urteil zur Entscheidung bei Härtefälle:

Hier wird auf die Übermittlung der Datenfernübertragung verzichtet (§ 25 Abs. 4 Satz 2 EStG). Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat zum Beispiel bei einem selbstständigen Zeitungszusteller entschieden, dass dieser aufgrund des geringen Gewinns von knapp 2.800 Euro in 2013 und etwa 2.900 Euro in 2014 (bei Einnahmen von etwa 5.700 Euro bzw. 5.100 Euro) keine Daten per Internet übermitteln braucht.

Die Kosten der Anschaffung eines Computers inklusive Internetanschluss würden in diesem Fall in keinem wirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zu den betrieblichen Einkünften stehen, so das Finanzgericht mit Urteil vom 12. Oktober 2016, 2 K 2352/15. Die Gesamtkosten stellen in diesem Fall jedoch nicht nur die Anschaffung der Hardware und Software dar, sondern auch deren Einrichtung sowie die Wartung, als auch die Hilfestellung bei Fehlfunktionen.

In ähnlichen Fällen könnte sich der steuerpflichtige Unternehmer auf die Entscheidung des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz berufen und eine Steuererklärung (zum Beispiel die Einkommensteuererklärung) in Papierform abgeben. Allerdings ist anzumerken, dass bereits eine Beschwerde beim Bundesfinanzhof gegen dieses Urteil eingelegt wurde (Az. des BFH: III B 173/16). Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis alle Privatpersonen und Unternehmer Software benutzen müssen (zum Beispiel Elster oder andere Buchhaltungssoftware, welche letztlich mit Elster funktionieren). Machen Sie sich also nicht die Arbeit unnötig schwer und versuchen altmodische Papierformulare auszufüllen und beim Finanzamt abzugeben, sondern gehen Sie mit der Zeit und nutzen Sie die elektronischen Möglichkeiten, denn diese werden Ihnen in absehbarer Zukunft ohnehin auferlegt, sodass sie sich nicht mehr werden können. Außerdem geht´s elektronisch echt schneller ;-)

Hinweis: Dennoch nutze ich auch oft ein Papierformular, um direkt am Schreibtisch zu prüfen, wo ich welche Zahl letztlich eintragen muss. Das Papierformular ist also eine kleine Ausfüllhilfe für das elektronische Formular.

Die Schonfrist für die Zahlung der Umsatzsteuer beträgt 3 Tage nach Ablauf der Voranmeldungspflicht. Bis zu diesem Zeitpunkt muss der Unternehmer nicht mit Säumniszuschlägen für eine verspätete Zahlung gem.§ 240 (3) AO rechnen. Diese Schonfrist gilt nur für Überweisungen. Für Barzahlungen oder Schecks gilt diese Frist nicht. 

Unternehmer, die monatlich eine UStVA abgeben müssen, sind gem. § 47 (1) UStDV i.V.m. § 48 UStDV verpflichtet, eine Sondervorauszahlung zu leisten. Quartalszahler zahlen keine Sondervorauszahlung. Lesen Sie mehr zur Sondervorauszahlung!

Kurze Antwort: Ja, eine Umsatzsteuererklärung ist zusätzlich einmal im Jahr abzugeben. Begründung: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist das Formular, um die Vorauszahlung zur Umsatzsteuer unterjährig durchzuführen. Sämtliche Umsatzsteuervorauszahlungen werden anschließend in der einmal jährlich abzugebenden Umsatzsteuererklärung (auch: Umsatzsteuerjahreserklärung oder kurz Jahreserklärung genannt) zusammengefasst. Auf diese Weise wird einmal im Jahr abschließend ermittelt, ob der Unternehmer zu viel Umsatzsteuer vorausgezahlt hat oder ob er aufgrund seiner geleisteten Vorauszahlungen eine Erstattung vom Finanzamt zu erwarten hat. Lesen Sie hier mehr zum Thema Umsatzsteuererklärung!