Aufgaben priorisieren und Zeit sparen - strukturiert & effizient Arbeiten mit der ABC-Analyse-

Jeden Tag müssen Fachkräfte, ganz gleich ob es sich um eine Sekretärin oder einen Manager handelt, zahlreiche Aufgaben bewältigen. Oftmals handelt es sich hierbei auch um Arbeiten, die eigentlich nicht dem klassischen Aufgabengebiet des Einzelnen entsprechen. Diese Aufgaben mit einer gewissen Priorität zu versehen, fällt den meisten Menschen sehr schwer. Zur Hilfe in der Arbeitsorganisation, Arbeitsplanung, Produktplanung und Ablaufoptimierung sowie bei der Prioritätensetzung stehen Ihnen verschiedene betriebswirtschaftliche Methoden und Techniken zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag effektiver, effizienter und strukturierter gestalten können. Unter anderem die ABC-Analyse, die Sie bei einer Fokussierung auf die wesentlichen Kernaufgaben und auf wichtigsten To-Do´s unterstützt. Auf Grund der einfachen Konzeption und der simplen Übertragung auf die meisten Unternehmen und Abteilungen, findet diese Analysemethode in vielen kleinen und großen Betrieben Anwendung.

Die ABC Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode, mit der Sie in einem Bewertungsverfahren komplexe Sachverhalte, Zahlen und Aufgabenstellungen vereinfacht darstellen und nach Priorität in die Klassen A, B und C einordnen können. Sie können beispielsweise mit dieser Methode Projekte priorisieren oder Ihre Produkte nach Umsatzstärke klassifizieren. Vereinfacht gesagt können Sie die bedeutenden unternehmerischen Fragen analysieren: Wie wichtig ist Kunde X, Mitarbeiter Y, Projekt Z oder Produkt C für mein Unternehmen? An Hand der Analyse Ergebnisse können Sie weitere wichtige betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen, wie beispielsweise: Produktgruppe X ist sehr stark am Umsatz meines Unternehmens beteiligt, hier ist es eventuell sinnvoll das Sortiment zu erweitern. Oder: Projekt Y braucht einen hohen Zeit- und Kostenaufwand, bringt einen hohen Umsatz und ist deshalb ein wichtiges Projekt, weil es zum Erfolg beiträgt. Dies sollte in hohe Priorität gesetzt werden.
Mit Hilfe dieser Analysen wissen Sie, welche Objekte in Ihrem Unternehmen hohen, mittleren und minderen Stellenwert haben und können so ein gezieltes Zeitmanagement zur Bewältigung der Aufgaben durchführen. Sie vermeiden ein unstrukturiertes „Durcharbeiten“ und ein kostspieliges und zeitraubendes Nacharbeiten sowie gar ein Vergessen wichtiger Aufgaben. Zum einen kann man anhand der ABC-Analyse die einzelnen Aufgaben planen und koordinieren, zum anderen kann man jedoch auch die bisherige Zeitverwaltung prüfen und anhand der sich zeigenden Ergebnisse verbessern.

Stellen Sie sich zur Durchführung der ABC Analyse folgende Fragen:

•  Welchen ausgewählten Unternehmensbereich möchten Sie priorisieren?
• Welche Kenngröße drückt die Wichtigkeit am besten aus? (Zeit, Umsatz, etc.)
• Können Sie mit den vorhandenen Daten zuverlässig arbeiten oder müssen Sie erst fundierte Daten sammeln, um eine zuverlässige Analyse durchführen zu können?

Mit der ABC Analyse können Sie alle anfallenden Aufgaben in Bezug auf ihre Prioritäten an Hand von zwei Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit werten. Wichtig ist es, sowohl neue Aufgaben, als auch zahlreiche Routinearbeiten in eine ganzheitliche Analyse einzubeziehen.
Das lässt sich sehr einfach mit dem Alltag einer Sekretärin erläutern. Neben dem Führen des Postein- und -ausgangsbuches hat sie zahlreiche weitere Schreib- und Büroarbeiten zu erledigen. Hierbei handelt es sich unter anderem um die Koordination des Geschäftsverkehrs, die Strukturierung der Dienstreisen, das Planen von Veranstaltungen und Meetings, das Durchgeben von Bestellungen und den Telefonservice. Mit der ABC-Analyse lassen sich alle diese Aufgaben bewerten und in eine funktionierende Reihenfolge bringen.

Grundsätzlich können Sie die ABC Analyse mit verschiedenen Faktoren oder zusätzlichen Klassen versehen. Zum Beispiel statt A, B und C Klassen ebenfalls D und E hinzufügen. Das führt jedoch zu einer weniger übersichtlichen Transparenz. Eine andere Möglichkeit ist die Erweiterung mit Kennzahlen.
Bleiben wir beim Beispiel der Aufgaben einer Sekretärin:Wer seine eigene Leistungsfähigkeit entscheidend verbessern möchte, kann die ABC-Analyse durch präzise Zeitangaben erweitern. Somit legt die Sekretärin für jede Aufgaben, die sie erledigen muss, ein genaues Zeitfenster fest. Dieses kann durch die Angabe von Stunden oder Minuten, aber auch durch eine Spanne bei der Uhrzeit erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass darauf geachtet wird, dass sich alle A-Aufgaben in einer Zeit befinden, in der man selbst besonders leistungsfähig ist. Auf diese Art und Weise kann man die Bewältigung der Aufgaben beschleunigen und die eigene Leistung deutlich verbessern.

Wie schon erwähnt, setzen Sie mit der ABC Analyse Prioritäten in Ihrem betriebswirtschaftlichen Handeln und ordnen so Objekte einer Wichtigkeit/Dringlichkeit und einer Klasse zu. Dazu benutzen Sie die Klassen A, B und C.
A = sehr wichtig und dringlich (z.B. bei der Sekretärin Bestellungen für die Bewältigung von Aufträgen)
B= wichtig, allerdings nicht eilig ( z.B. Erstellung eines Geschäftsbriefes zur Beantwortung einer Kundenanfrage; kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt oder als To-Do für den nächsten Arbeitstag gesetzt werden.)
C= weniger wichtig (z.B. Anfertigen von Kopien verschiedenster Dokumente; Im Grunde kann die Sekretärin diese Aufgaben delegieren, zum Beispiel an einen Praktikanten oder Auszubildenden Diese Arbeit kann auch von einem Praktikanten problemlos übernommen werden und die Sekretärin schafft sich ein ansprechendes Zeitfenster für die wichtigen und eiligen Aufgaben.)
Mit dieser Klassifizierung können Sie erforderliche Ressourcen zielgerichtet einsetzen und an Hand der Ergebnisse entsprechende Maßnahmen einleiten. Durch A, B und C Aufgaben bringen Sie die Tätigkeiten in eine Reihenfolge. A-Aufgaben eines Tages werden von der Sekretärin zuerst erledigt, B Aufgaben zeitnah, wenn A fertig ist, C kann delegiert werden.

An Hand eines Beispiels möchten wir Ihnen die Flexibilität der ABC Analyse verdeutlichen. Sie können mit dieser Methode beispielsweise auch Ihre Kunden klassifizieren und so beispielsweise sehr guten Kunden bessere Konditionen oder zielgerichtete Werbung zukommen lassen. Dazu erstellen Sie im ersten Schritt eine Kundenliste und fügen jedem Kunden die Anzahl aller getätigten Bestellungen, den durchschnittlichen Bestellwert und den Umsatz hinzu. Jetzt sortieren Sie die Liste nach dem Umsatz und klassifizieren die Tabelle in A, B und C Kunden. Die Grenzen können Sie nach der 80/20 Regel ziehen. Danach machen 20% der Kunden 80% des Jahresumsatzes aus. Die oberen 5-10% würden dann A-Kunden werden, die folgenden 20-40% B-Kunden. Der Rest C-Kunden.

Vorteile:

• Abbildung der IST-Situation
• Auch komplexe Sachverhalte können mit wenig Aufwand und mit den wesentlichen Faktoren einfach dargestellt werden
• Einfache und flexible Anwendbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Ergebnisse können grafisch aufbereitet werden

Nachteile:

• Aus den Analyse Ergebnissen müssen Handlungen und Maßnahmen entwickelt werden
• Es werden keine Qualitätsfaktoren berücksichtigt, nur quantitative Faktoren
• Einteilung in nur 3 Klassen (grundsätzlich besteht die Möglichkeit der Erweiterung in ABCDE…)