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Nachdem Sie nun die Aufgaben mit dem Eisenhower Prinzip priorisiert und zusätzlich mit Hilfe der Pareto Methode gewichtet haben, können Sie nun im 3. Schritt der Checkliste des Zeitmanagements für jede Aufgabe die Arbeitszeit mit der ALPEN Methode ermitteln, schätzen und festlegen.
Die ALPEN-Methode können Sie sowohl auf alle Tätigkeiten anwenden, die Sie selbst erledigen müssen, als auch auf die Aufgaben, die später ausgelagert oder automatisiert werden.Oftmals unter- oder überschätzt man die Zeitspanne, die eine Aufgabe oder Tätigkeit tatsächlich in Anspruch nimmt. Mit der ALPEN Methode versuchen Sie im Vorfeld, die zu erledigenden Tätigkeiten in die tägliche Arbeitszeit zu planen, sodass Sie eine realistische Einschätzung von der Menge der Aufgaben bekommen, die überhaupt in der zur Verfügung stehenden Zeit zu bewältigen sind.
Nicht einfach, aber nötig. ALPEN steht dabei als Abkürzung für folgende Komponenten:
A = Aufgaben aufschreiben
L = Die Länge für die Erledigung der Aufgabe einschätzen
P = Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten einplanen
E = Entscheidungen treffen, welche Teilaufgaben eventuell wegfallen können
N = Nachkontrolle des Erledigten und Unerledigten, um neu für den nächsten Tag planen zu können
Mit können Sie realistisch abschätzen, welche und wie viele Aufgaben an einem Arbeitstag erledigt werden können. Nun können Sie auf Basis des Parkinsonschen Gesetzes den Abgabezeitpunkt festlegen und dadurch zusätzliche Zeit sparen. Wie das genau funktioniert lesen Sie am besten gleich nach!
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
