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Als erster Schritt in der Checkliste zum Zeitmanagement möchte ich Ihnen das Eisenhower Prinzip vorstellen:
Täglich warten zahlreiche Aufgaben auf eine Fachkraft. Bereits eine Assistentin der Geschäftsführung hat meist einen vollen Terminkalender, einen Schreibtisch, auf dem sich Papiere stapeln und eine Vielzahl von Tätigkeiten zu erledigen, die als kleiner Bonus in ihren Händen landen. Wer hier weder den Überblick noch den Erfolg verlieren möchte, muss sich eines Zeitmanagements bedienen.
Grundsätzlich wissen alle Fachleute und auch Manager, dass man das Wichtigste im Alltag zuerst erledigen muss, doch gerade dieser Philosophie folgen nur Ausnahmen. Immerhin richtet sich die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben auch nach den Vorlieben des Einzelnen, dem Druck von außen und zeitweise auch nach der Zettelreihenfolge auf dem Schreibtisch. Ein bekanntes und zugleich auch effektives Zeitmanagement wird durch das Eisenhower-Prinzip konkretisiert.
Hinter dem international bekannten Eisenhower-Prinzip verbirgt sich eine Variante des individuellen Zeitmanagements. Benannt wurde diese Gliederungsform nach dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Eisenhower. Anhand von dieser Gliederung soll es dem Arbeitenden erleichtert werden, Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuschätzen und zu bearbeiten.
Systematisch sollen Fachkräfte somit lernen, dass sie die wichtigsten Aufgaben grundsätzlich zuerst erledigen. Das Eisenhower-Prinzip kann auf alle Arbeitsbereiche und Stellungen übertragen werden. Somit kann es sowohl die Assistentin der Geschäftsleitung als auch der Maler in einem kleinen Betrieb nutzen, um die eigenen Aufgaben zu gliedern. Folgend wird der Ablauf des Eisenhower-Prinzips anhand des Arbeitsbereiches einer Assistentin der Geschäftsführung erläutert.
Im Grunde handelt es sich beim Eisenhower-Prinzip um eine sehr einfache Variante des Zeitmanagements. So werden alle Aufgaben, die eine Fachkraft zu erledigen hat, in vier Bereiche gegliedert. Die beiden Eigenschaften, anhand derer die Aufgaben bewertet werden, sind die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Damit ergeben sich vier Formen von Aufgaben.
Zum einen handelt es sich um die Aufgaben, die wichtig und eilig sind, zum anderen um die, die wichtig sind, aber nicht eilig. Des Weiteren gibt es Tätigkeiten, die eilig, jedoch nicht wichtig sind und Bereiche, die weder wichtig noch eilig sind. Genau diese Bereiche verschwinden vom Schreibtisch und landen im Papierkorb. Bei einer Assistentin der Geschäftsführung kann es sich hierbei zum Beispiel um das unnötige zusätzliche Bearbeiten von Dokumenten handeln, die mit einem Marker gegliedert werden soll, jedoch bereits über eine ausreichende Übersichtlichkeit verfügen. Diese Aufgaben können getrost aus dem Arbeitsbereich gestrichen werden.
Aufgaben, die eine Assistentin der Geschäftsführung erledigen muss, die sowohl wichtig als auch eilig sind, werden grundsätzlich sofort bearbeitet. Sie werden nicht delegiert, also nicht an einen Mitarbeiter weitergegeben. Hierbei kann es sich zum Beispiel um das Begleichen von Rechnungen, sowie das Führen von Buchungskonten handeln. Zu diesen Bereichen müssen auch kurzfristige Änderungen bei Bestellungen gezählt werden, die die Assistentin entgegennimmt.
Tätigkeiten, die zwar dringend und schnell erledigt werden müssen, im Grunde jedoch nicht wichtig sind, werden delegiert. Das heißt, sie werden an Mitarbeiter abgegeben. Bei einer Assistentin der Geschäftsführung landen täglich zahlreiche Unterlagen, die schnell kopiert werden müssen. Diese können getrost an einen anderen Mitarbeiter, wie zum Beispiel eine Sekretärin, abgetreten werden. Auch das Ausstellen von Urlaubsbescheinigungen gehört zu eben diesen Aufgabenbereichen.
Wichtige Aufgaben sollten von einer Fachkraft grundsätzlich selbst bearbeitet werden. Wenn diese jedoch nicht eilig sind, müssen sie einem passenden Zeitfenster im eigenen Timer vermerkt werden. Zum eingetragenen Zeitpunkt müssen sie schließlich bearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um Tätigkeiten, die man im Grunde noch in die Warteschleife legen kann.
Bei einer Assistentin der Geschäftsführung kann es sich hierbei zum Beispiel um die Organisation einer Dienstreise handeln, die erst in zwei bis drei Monaten stattfinden soll. Die Buchung eines Hotelzimmers und eines Mietwagens kann getrost um ein bis zwei Wochen verschoben werden, sodass sie sich zunächst ein freies Zeitfenster für wichtige und eilige Aufgaben verschafft.
Auf der Basis der A-B-C-Prioritäten und der Unterscheidung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe ergibt sich folgendes Schema:
A-Aufgaben werden sofort und selbst erledigt.
B-Aufgaben werden ebenfalls selbst erledigt, jedoch nicht sofort.
C-Aufgaben werden delegiert an Mitarbeiter oder Drittparteien.
D-Aufgaben werden nicht beachtet.
Gehen Sie nun zum 2. Schritt in meiner Checkliste zum Zeitmanagement, dem Pareto Prinzip!
Ihr Torsten vom
Gründerlexikon
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
