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Sie haben nach der Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes (dem vierten Schritt aus der Checkliste zum Zeitmanagement) einer nunmehr sinnvoll priorisierte Liste von Aufgaben in und um Ihr Unternehmen zusammengestellt.
Wenn Sie nun glauben, Sie müssen direkt loslegen und alle Aufgaben der Reihenfolge nach erledigen, haben Sie sich geirrt. Dieser fünfte Schritt zeigt Ihnen, wie Sie einen Großteil dieser Aufgaben gar nicht selbst erledigen müssen und damit weitere wertvolle Zeit freisetzen können.
Eliminieren, automatisieren und outsourcen: Diese drei Dinge müssen Sie regelmäßig tun und zwar nicht nur innerhalb dieser Checkliste für das Zeitmanagement in der Führungsphase des Unternehmens. Diese Sie ständig begleitenden Aufgaben ziehen sich wie ein roter Pfaden durch sämtliche Tätigkeiten, von der Suche beginnend, über die Informations- und Planungsphase, in die Gründungsphase hinein in die Führungsphase.
Ich habe diesen Schritt in der Führungsphase eingefügt, weil ich Ihnen zum Einen die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Buch: "Die 4 Stunden Woche" von Timothy Ferriss (siehe nächster Schritt) zusammenfassend präsentieren möchte, zum Anderen aber der Meinung bin, dass jeder Unternehmer zumindest einen Teil dieser Erkenntnisse in seiner Firma umsetzen sollte, um wenigstens einen Bruchteil der Effekte nutzen zu können. Das ist es auf jeden Fall wert.
Je intensiver, effektiver und kontinuierlicher Sie diese 3 Dinge tun, um so mehr Zeit gewinnen Sie für die Aufgaben, die nur Sie als Chef selbst und wirklich nur Sie selbst erledigen können. Sollten diese Aufgaben dann getan sein, haben Sie Freizeit. Ja genau, Sie lesen richtig. Zeit, die Sie für Ihre Träume, Ihre Familie, Ihr Hobby o.ä. nutzen können. Sie können die freigewordene Zeit aber auch wieder in Ihr Unternehmen investieren, was ich Ihnen am Anfang Ihrer Selbständigkeit auch rate. Je länger Sie selbständig sind, desto schneller und häufiger werden Sie zu dem Entschluss kommen, dass es noch mehr als die Arbeit gibt und Sie werden Ihre Freizeit nutzen! Doch sehen wir uns das Ganze etwas genauer an:
Ich möchte das eliminieren, automatisieren und outsourcen am Beispiel ihres E-Mail Verkehrs beschreiben. Sie können jedoch ebenso andere Aufgaben und Tätigkeiten nutzen, es klappt überall, sie werden sehen. Mehr zur richtigen E-Mail Kommunikation lesen!
Wir hatten ja durch das Pareto Prinzip festgestellt, dass 80 % der E-Mails (wenn überhaupt) zu gerade mal 20 Prozent Ihres Umsatzes führen. Warum sollten Sie sich dann also sehr ausführlich mit gerade diesen 80 Prozent Ihrer elektronischen Post beschäftigen? Ich beantworte manche E-Mails gar nicht mehr oder nur mit einem Wort oder einem kurzen Satz.
Wieder auf Ihr E-Mail Postfach bezogen bedeutet das, wenn sie regelmäßig Nachrichten erhalten, die sie regelmäßig entweder mit denselben Sätzen beantworten oder immer wieder in denselben Ordner verschieben oder gar nicht lesen möchten, automatisieren Sie diesen Prozess! Sie können mit jedem E-Mail-Programm regeln und Verfahrensweisen definieren, wie mit bestimmten Nachrichten vorgegangen werden soll. Sie können sogar vordefinierte Antworten beim Eintreffen bestimmter Nachrichten versenden. Das ist ein kleines aber sehr effektives Beispiel, um durch das automatisieren regelmäßig Zeit zu gewinnen. Ich selbst habe in meinem E-Mail-Programm mehr als 20 Regeln definiert.
Das ist der letzte Schritt, nachdem Sie eliminiert und automatisiert haben. Die Aufgaben die übrig bleiben, überprüfen Sie dahingehend, ob sie getreu dem Aal Prinzip von einer dritten Person, ihrer Assistentin (jeder sollte Buch die vier Stunden Woche einige zusätzliche Anweisungen und Tipps definiert. Zum Beispiel: "Delegieren Sie nur die Arbeiten, die Sie eindeutig definieren können und die deswegen erst delegierbar werden, denn Probleme, die Sie selbst nicht definieren können, werden durch andere Personen nur noch größer gemacht.
Sie müssen unbedingt die Reihenfolge in diesem Schritt der Checkliste einhalten. Zuerst eliminieren, dann automatisieren und alle verbleibenden Aufgaben auf delegieren oder Outsourcing prüfen. Sie sollten also auf keinen Fall Aufgaben delegieren, die sie hätten eliminieren können. Darüber hinaus macht es auch keinen Sinn, Aufgaben zu automatisieren, die sie aufgrund ihrer Komplexität nur delegieren können. Sie sehen, durch die drei Schritte gibt es einige Variationen und Regeln, die Sie unbedingt einhalten müssen. Ansonsten kostet es Ihnen sehr viel Zeit oder verschlingt unnötig Geld.
Ich hoffe, dass Ihnen diese vielen Tipps weiterhelfen können, effizienter zu arbeiten und Ihre Freizeit bewusster erleben zu können. Verzweifeln Sie nicht, falls es ab und an Rückschläge geben wird – solange Sie daran arbeiten, sind Sie auf dem richtigen Weg.Nun sollten Sie aber noch den Unterschied zwischen Zeitverschwender, Zeitfresser und versäumtes Empowerment kennen, lesen Sie dazu weiter!
Zeitfresser sind der größte Feind Ihrer Freizeit. Halten Sie sich folgenden Teufelskreis vor Augen: Sie werden während der Arbeit häufig gestört oder lassen sich ablenken. Dadurch werden Sie nicht pünktlich fertig. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie machen Überstunden oder Sie nehmen die Arbeit mit nach Hause. In beiden Fällen leidet Ihre Freizeit. Zeitfresser sind ein Problem, das sich im Laufe der Zeit einschleicht und sich dann nach und nach potenziert. Im Klartext bedeutet das: Viele der völlig überlasteten Unternehmer, die 70-Stunden-Wochen arbeiten, könnten relativ normale Arbeitszeiten haben, wenn sie sich ihrer Zeitfresser bewusst würden.
Natürlich fressen Zeitfresser die Zeit nicht wirklich auf. Aber sie sorgen dafür, dass Sie Ihre Zeit nicht so nutzen können, wie Sie wollten oder sollten. Auf das Berufsleben bezogen bedeuten Zeitfresser fast immer, dass Ihnen Ihre Freizeit nur noch eingeschränkt zur Verfügung steht. Zeitfresser sind der kurze Blick in die Timeline bei Facebook, der doch etwas länger dauernde Plausch auf dem Flur oder das Verzetteln bei größeren, unübersichtlichen Projekten.
Obwohl durchaus immer wieder dieselben Probleme auf den im Netz geisternden Top 10 Listen der größten Zeitverschwender stehen, sind sie eine höchst individuelle Angelegenheit. Der eine surft kaum im Web, während der andere im Viertelstundentakt seine privaten E-Mails checkt. Der nächste telefoniert täglich eine Stunde mit seiner Frau, während ein anderer stundenlang damit beschäftigt ist, seine Arbeit in To-Do-Listen zu verwalten, anstatt sie einfach zu tun.
Zeitfresser beschränken sich nicht nur auf das Büro. Auch auf der Baustelle, beim Kunden oder beim Lieferanten lauern sie. Viele Menschen kennen auch Zeitfresser im Alltag – jede Hausfrau wird Ihnen bestätigen können, dass sie von Zeit zu Zeit unliebsame Aufgaben vor sich her schiebt oder sich bei all den vielen, kleinen Tasks manchmal ein wenig verzettelt.
Machen Sie sich zunächst bewusst: Sie können Zeitfresser nicht komplett beseitigen. Als im Berufsleben stehender Mensch müssen Sie von Zeit zu Zeit Ihre Nase in Bücher stecken, sich mit Kollegen austauschen und Kontakte pflegen. Dennoch lassen sich die meisten Zeitfresser zumindest soweit ausschalten, dass sie nicht mehr Ihren Arbeitstag bestimmen, sondern zum „schmückenden Beiwerk“ verkommen.
Außerdem sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass Sie nicht alles von heute auf morgen regeln können. Wählen Sie eine Politik der kleinen Schritte. Nehmen Sie sich einen Zeitfresser vor, gehen Sie diesen konzentriert an und widmen Sie sich erst dann dem nächsten, wenn Sie den vorherigen auf das gewünschte Mindestmaß reduziert haben. Wer alles auf einmal will, bekommt nämlich am Ende gar nichts.
Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Zeitfresser identifizieren. Eine einfache, wenn auch etwas aufwändige Methode ist: Legen Sie neben sich einen Zettel. Sobald sich eine Ablenkung ankündigt, notieren Sie Beginn und Ende. Dieses Protokoll führen Sie eine Woche lang. Anschließend können Sie auswerten, durch welche Ablenkungen Sie am meisten Zeit verlieren und wo Sie ansetzen können. Oftmals ist es schockierend, wie viel wertvolle Arbeitszeit eigentlich verloren geht – dies spornt umso mehr an, etwas an diesem Zustand zu ändern.
Wenn ein Großteil Ihrer Zeitfresser am Computer lauert, können Sie sich auch einer Tracking-Software bedienen. Die Software „Chrometa“ beispielsweise läuft im Hintergrund und zeichnet automatisch auf, welche Anwendungen und Websites Sie jeweils wie lange nutzen. Dies erleichtert die Auswertung sehr – Störungen außerhalb Ihres Computers müssen Sie allerdings weiterhin selbst notieren. Auf demselben Prinzip basiert die Cloudlösung „RescueTime“.
Sie haben Ihre Zeitfresser identifiziert und möchten sich jetzt daran machen, sie zu beseitigen? Dann ist einiges Fingerspitzengefühl gefragt, denn Sie müssen oftmals nicht nur sich selbst überlisten, sondern vor allem auch Ihre Kollegen und mitunter sogar Kollegen und Familie dazu erziehen, Ihre neuen Regeln zu akzeptieren. Die wichtigsten Zeitfresser mit möglichen Lösungsansätzen habe ich hier für Sie zusammengefasst:
Zeitfresser | Lösung |
|---|---|
Surfen im Internet und Social Media | Natürlich brauchen Sie aktuelle Informationen und müssen Kontakte pflegen – am besten aber erst nach getaner Arbeit. Wenn Sie während der Arbeitszeit nicht darauf verzichten können, beschränken Sie Ihre Onlinezeit oder belohnen sich für eine Stunde konzentrierter Arbeit mit 5 Minuten Surfen. |
Kommunikation (z. B. Telefonate, E-Mails, Post) | Hier gibt es eine Vielzahl möglicher Optionen, je nach Situation:
|
Spielereien / Probleme mit der Technik | Wenn Ihr Computer krankt oder die Installation des neuen Updates der Buchhaltungssoftware nicht funktioniert, sparen Sie es sich, stundenlang Verschiedenes auszuprobieren. Rufen Sie stattdessen einen IT-Experten an. |
Konzentration auf die falschen Aufgaben | Auf Ihrer Liste steht sicherlich eine Vielzahl von Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit und Wichtigkeit. Mit Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, sollten Sie sich erst dann beschäftigen, wenn alles andere erledigt ist, denn sie bringen nur geringen bis gar keinen Nutzen. |
Über Problemen grübeln | Über Problemen zu grübeln, die man gerade nicht lösen kann, ist einer der schlimmsten und uneffektivsten Zeitverschwender überhaupt. Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht oder ein ehemaliger Mitarbeiter wirbt Ihre Kunden ab – natürlich müssen Sie gegen solche Probleme etwas unternehmen. Doch stundenlanges Grübeln über mögliche Rachefeldzüge bringt Sie nicht weiter, sondern nur konkrete Ideen. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich auf die eigentliche Problemlösung zu fokussieren, nutzen Sie Kreativitätstechniken – bringen Sie mit einem Mindmap Ordnung in Ihr Gedankenchaos oder finden Sie mit einem Brainstorming neue Lösungsansätze. |
Zu viel auf einmal tun wollen | Wussten Sie, dass man, wenn man versucht, alles gleichzeitig zu tun, im Endeffekt fast gar nichts richtig macht bzw. schafft? Arbeiten Sie stattdessen lieber einen Task nach dem anderen ab. Wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an und unterteilen Sie Ihre Aufgaben in A-, B-, C- und D-Aufgaben, je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Arbeiten Sie zunächst dringende, wichtige Aufgaben ab, danach nicht dringende, wichtige Tasks und erst dann folgen dringende, nicht wichtige Aufgaben, die Sie im Idealfall delegieren. |
Ständige Hast und Unruhe | Hastiges Arbeiten provoziert Fehler. Auch wenn Ihre Zeit insgesamt knapp ist, sollten Sie die Aufgaben, die Sie erledigen, richtig machen. Fehler kommen nämlich wie ein Bumerang zu Ihnen zurück und verursachen noch zeitraubendere Nacharbeiten. |
Schreibtisch-Chaos | Sortieren Sie Ihre Unterlagen, arbeiten Sie mit Ablagefächern und legen Sie sofort ab, was Sie nicht mehr benötigen. Auf dem Tisch liegen nur die Unterlagen, die Sie gerade wirklich brauchen. |
Suchen kostet Zeit | Ist Ihr Ablagesystem nicht ausgereift, ist das Suchen nach Unterlagen ein großer Zeitverschwender. Überlegen Sie sich ein logisches Ablagesystem, bleiben Sie diesem treu und vergessen Sie vor allem nicht, Ihre Ablage regelmäßig zu machen. Sofern möglich, delegieren Sie diese Aufgabe an einen Mitarbeiter. |
Nicht Nein sagen können | Wenn Sie sich von jedermann bereitwillig unliebsame Aufgaben aufdrücken lassen, nur weil Sie sich nicht trauen, Nein zu sagen, werden Sie bald ausgenutzt werden. Um diese Erwartungshaltung der anderen nicht zusätzlich zu fördern, üben Sie gezielt, „Nein“ zu sagen. Suchen Sie nicht nach Ausreden, seien Sie ehrlich, egal ob es an mangelnder Zeit oder etwas anderem liegt. |
Perfektionismus | Sie verlieren sich in Details und brauchen für Aufgaben deutlich länger als veranschlagt, um alles perfekt zu machen. Gestehen Sie sich ein, dass den Unterschied in der Praxis kaum jemand bemerkt. Wenn Sie Ihre Arbeit einfach „nur“ gut erledigen, reicht es für die meisten Situationen auch. Um Ihren Perfektionismus in Zaum zu halten, können Sie sich für Ihre Aufgaben feste Zeitlimits setzen. |
Unentschlossenheit | Eine Entscheidung trifft man am besten auf einer fundierten Informationsbasis. Wenn Sie Ihre Entscheidungen jedoch stets aufschieben, bis Sie wirklich alles in Erwägung gezogen haben, kostet das Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter. Auch 90 Prozent der Informationen reichen gewöhnlich aus, denn alle Risiken können Sie ohnehin nicht vermeiden. Merke: Eine mit einem gewissen Unsicherheitsfaktor getroffene Entscheidung ist immer noch besser als gar keine. |
Regelmäßige Unterbrechung Ihrer Tasks | Wenn Sie eine unliebsame Aufgabe mehrmals beginnen und mittendrin wieder zur Seite legen, arbeiten Sie ineffizient. Die Rüstzeiten, also die Zeit für die Vorbereitung und für das „Hineinkommen“, verlängern sich. Besser ist: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und setzen Sie sich einen realistischen, knapp bemessenen Endtermin. |
Plaudereien | Ein kleiner Plausch mit Kollegen zwischendurch darf ruhig sein – es sollte aber nicht ausufern. Im Idealfall verlegen Sie die Plaudereien auf die Pausen – so arbeiten Sie konzentriert und müssen auf den Austausch mit Ihren Mitarbeitern nicht verzichten. |
Besprechungen | Als Chef sollen Sie an einer Vielzahl von Besprechungen teilnehmen – bei den meisten würde es aber reichen, wenn Sie hinterher eine schriftliche Zusammenfassung erhalten würden. Selektieren Sie genau, welche Besprechungen Sie wirklich besuchen müssen. Bei den notwendigen Meetings achten Sie auf eine straffe Agenda sowie ein enges Zeitziel, das exakt eingehalten wird. |
„Schieberitis“ – Aufgaben aufschieben | Die Schieberitis befällt viele Unternehmensinhaber, wenn Aufgaben anstehen, die sie nicht so gerne mögen oder die ihnen nicht liegen (z. B. Buchhaltung / Steuerangelegenheiten). Statt das Ganze Tag für Tag aufzuschieben, fangen Sie einfach an. Der erste kleine Erfolg wird Sie motivieren, weiterzumachen. Gleichzeitig minimieren Sie so den Stress, der Sie zum Ende der Abgabefrist hin zwangsläufig befallen würde. |
Wenn Sie zufällig unter einem dieser Zeitfresser leiden, helfen Ihnen die genannten Lösungsansätze vielleicht schon weiter. Größer ist aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch mit persönlichen Zeitfressern zu kämpfen haben, die sich nicht mit pauschalen Lösungsansätzen beseitigen lassen. Deshalb habe ich hier noch einige weitere Ansätze zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre persönlichen Zeitfresser zu identifizieren und zu beseitigen:
Lesen Sie nun direkt die wichtigsten Tipps aus dem Buch: Die 4 Stunden Woche von Timothy Ferriss, um Ihre Unternehmensführung jetzt und auch in Zukunft mit genügend Zeit perfekt zu machen.
Urlaub ist bei vielen Selbstständigen Mangelware. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sie die wenigen Wochen im Jahr, die sie sich gönnen, wirklich zur Erholung nutzen und die Seele baumeln lassen. Doch wie soll man das eigentlich schaffen, angesichts des überquellenden E-Mail-Postfachs, das wie ein Damoklesschwert über den Stränden der Karibik zu schweben scheint? Ich zeige Ihnen heute, wie Sie während Ihres Urlaubs Ihr Mailpostfach in Ordnung halten, ohne den ganzen Tag erreichbar sein zu müssen.
Große Konzerne wie Daimler machen es schon seit Jahren vor: Die einfachste (und zugleich radikalste) Methode, um das Postfach sauber zu halten, ist die Löschung aller eingehenden E-Mails. Hierzu richten Sie entweder in Outlook oder direkt am Mailserver die entsprechende Funktion ein, die eingehende E-Mails direkt löscht.
Dies macht aber natürlich nur dann Sinn, wenn Sie den Absender auch darüber informieren. In Ihrer Abwesenheitsnotiz muss er unbedingt darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass seine E-Mail gelöscht wird und er sie ggf. nach Ihrem Urlaub erneut verschicken muss. Sofern vorhanden, können Sie ihn hier auch an Ihren Vertreter verweisen, um dringende Anliegen zügig klären zu können.
Möchten Sie die E-Mails während Ihres Urlaubs konsequent löschen, stellen Sie vorab bitte folgende Überlegungen an:
Wenn Sie im eigenen Unternehmen eine adäquate Vertretung haben, kann Ihnen dies das Leben schon enorm erleichtern – in diesem Fall bräuchten Sie diesen Artikel aber wahrscheinlich gar nicht zu lesen. Möglicherweise kann ein Familienmitglied, das über Ihr Geschäft Bescheid weiß, das Beantworten der wichtigsten E-Mails übernehmen. Ist das nicht der Fall, können Sie auf einen externen Helfer zurückgreifen.
Arbeiten Sie beispielsweise mit einer virtuellen persönlichen Assistentin zusammen. Diese kann im Urlaub gleich mehrere Aufgaben für Sie übernehmen:
Am sinnvollsten ist es, wenn Sie mit Ihrer VPA auch im laufenden Betrieb immer wieder zusammenarbeiten, sodass sie Ihr Geschäft ein wenig kennt. Dies erleichtert die Beantwortung von E-Mails enorm. Andernfalls planen Sie vor Ihrem Urlaub ein wenig Zeit für die Einarbeitung ein. Der Vorteil dieser Variante liegt aber auf der Hand: Ihr Postfach ist weitgehend aufgeräumt, wenn Sie nach Hause kommen und trotzdem konnte der Betrieb normal weitergehen und die Kunden mussten nicht warten.
Übrigens: Virtuelle private Assistenten kosten zwar natürlich Geld – aber nicht annähernd so viel, wie Sie vielleicht denken. Das Outsourcen solcher Aufgaben lohnt sich für Unternehmer nahezu immer, zumindest wenn Ihnen Ihre Gesundheit etwas wert ist.
Natürlich können Sie nur bedingt beeinflussen, welche E-Mails Sie während Ihrer Abwesenheit bekommen. Dennoch können Sie mit ein wenig Vorarbeit dafür sorgen, dass sich Ihr Postfach im Urlaub nicht zu schnell füllt:
Nicht jeder Selbstständige bringt es übers Herz, sich im Urlaub komplett von der Firma zu verabschieden und den Dingen einfach ihren Lauf zu lassen. Natürlich gibt es eine weitere Möglichkeit, um Ihr Postfach am Überquellen zu hindern: den regelmäßigen Blick ins Postfach. Damit dieses aber nicht in einen Arbeitsurlaub ausartet, gibt es einige Regeln zu beachten:
Tipp: Nutzen Sie den Blick ins Postfach, um sich zu vergewissern, dass nicht der Notstand ausgebrochen ist, aber halten Sie sich vom Alltagsgeschäft fern.
Wissen Sie schon jetzt, dass weder eine virtuelle Assistenz noch das Löschen aller E-Mails eine Lösung ist und Sie aber im Urlaub trotzdem keine Nachrichten lesen wollen, nutzen Sie diesen Trick: Geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht das korrekte Datum Ihrer Rückkehr an. Stattdessen sitzen Sie bereits einen Tag früher als angegeben an Ihrem Schreibtisch und Sie können in aller Ruhe die aufgelaufenen E-Mails abarbeiten, ohne dass sofort Stress aufkommt. Tipp: Wenn Sie Ihr Outlook auf „Offline“ stellen und Ihre Antworten erst am Tag darauf verschicken lassen, merkt niemand, dass Sie bereits früher zurück waren.
