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Nachdem Sie mit dem Eisenhower Prinzip Ihre Aufgaben aufgeteilt haben, wenden Sie nun das Pareto Prinzip auf genau diese Aufgaben an. Dies ist der 2. Schritt der Checkliste zum Zeitmanagement, auf dem Weg zu mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen.
Ihr Ziel ist ja Zeit zu sparen, indem Sie die richtigen und wichtigen Dinge tun, um mit der freigewordenen Zeit Ihr Unternehmen voranzubringen oder andere Tätigkeiten auszuführen. Eine Variante ist es, Aufgaben komplett zu eliminieren, das schafft die meiste Zeit. Damit bin ich direkt beim Pareto-Prinzip eingestiegen, denn dieses Prinzip machts nichts weiter, als Ihnen die Aufgaben zu zeigen, die Sie beruhigt vergessen und damit eliminieren können. Sie werden Ihren Aufgaben und Tätigkeiten neue Prioritäten zuweisen. Das Prinzip richtig angewandt kann hervorragende Ergebnisse produzieren.
Das Pareto-Prinzip ist auch als „80:20-Regel“ bekannt (benannt nach dem Italiener Vilfredo Pareto). Pareto stellte eins fest, dass 80 Prozent des Einkommens eines Landes von gerade einmal 20 Prozent der Bevölkerung erarbeitet und besessen wurden. Diese Regel wurde im Laufe der Zeit immer mehr verallgemeinert und schließlich auch auf das Wirtschaftsleben angewandt. Man kann also sagen:
"80 Prozent des Erfolges sind auf 20 Prozent des Aufwands zurückzuführen."
Dies können Sie beinahe auf alle Bereiche Ihres Unternehmens anwenden, z. B. 80 Prozent Ihres Gewinns oder Ihrer Umsatzzahlen erzielen Sie mit 20 Prozent Ihrer Kunden. Betrachten Sie einmal die Situation in Ihrem Unternehmen, wahrscheinlich geht es Ihnen ähnlich: Sie verbringen einen Großteil Ihres Tages damit, Kunden zufriedenzustellen, die nur einen geringen Teil Ihres Umsatzes ausmachen.
Stellen Sie sich vor, Sie würden Kunden, die Sie tagtäglich viel Zeit und Nerven kosten, einfach abbauen. Sie würden nur 20 Prozent weniger verdienen, hätten aber 80 Prozent mehr Zeit. Etwas überspitzt gesagt könnten Sie sich für diese 80 Prozent mehr Zeit einen Nebenjob suchen und könnten die 20 Prozent problemlos abfangen. Wie wir sehen werden, ist diese Ansicht allerdings überspitzt. Sie können die Ergebnisse des Pareto Prinzips nicht immer 1:1 anwenden.
Eine Methode um das Zeitmanagement zu optimieren ist das Pareto Prinzip. Denn die 80:20 Regel lässt sich ja nicht nur auf das Einkommen reduzieren, sondern auch auf Ihre Zeit. Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihr Auto reinigen. Sie könnten es oberflächlich reinigen, indem Sie Ihr Fahrzeug einmal von außen mit Wasser reinigen und innen kurz saugen. Auf den ersten Blick ist Ihr Auto wieder sauber und Sie haben relativ wenig Zeit benötigt. Möchten Sie es jedoch richtig gründlich reinigen, ist deutlich mehr Zeit notwendig.
Wir könnten hier das Pareto Prinzip wie folgt anwenden: für die oberflächliche Reinigung benötigen Sie 20 Prozent der Zeit, haben aber 80 Prozent Ihres Autos gereinigt. Wenn Sie die restlichen 20 Prozent auch noch reinigen wollen, brauchen Sie noch 80 Prozent mehr Zeit. Das ist ein ganz praktisches Beispiel, was das Pareto Prinzip und Zeitmanagement miteinander zu tun haben. Mithilfe des Pareto Prinzips können Sie nicht nur das Zeitmanagement Ihrer Fahrzeugreinigung optimieren, sondern auch Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.
Für Ihr persönliches Zeitmanagement bedeutet das nun, dass Sie Zeitfresser finden, die Nichts oder nur wenig zur Produktivität beitragen.
Die Vorteile des Pareto Prinzip liegen im Erkennen der Stärken bzw. der Bereiche, die zur Produktivität beitragen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie als Unternehmer Ihr Zeitmanagement besser im Griff haben. Wir wollen in diesem Abschnitt jedoch auch mal die Nachteile des Pareto Prinzips ansprechen. Denn es ist keineswegs so, dass es sich hier um ein Allheilmittel handelt. Falsch angewandt, kann das Pareto Prinzip sogar Schaden im Unternehmen anrichten.
Wobei der Ausdruck Nachteil vielleicht nicht ganz passend ist. Der Begriff „Gefahren” wäre passender. Ein Nachteil oder eine Gefahr besteht darin, das Pareto Prinzip nicht richtig zu verstehen. Es besagt, dass man mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent Erfolg schafft. Nun gibt es einige, die diese beiden Zahlen addieren und zum Schluss gelangen, dass es sich um 100 Prozent handelt. Das ist schlichtweg falsch. Hier kommt es zu einer Fehlinterpretation des Prinzips.
Wer 100 Prozent Erfolg haben will, muss auch 100 Prozent geben.
Ein anderer Nachteil ist, dass man mit dem Pareto Prinzip zwar Bereiche im Unternehmen identifizieren kann, die wenig oder keinen Ertrag liefern. Aber das heißt nicht, dass Sie auf diese Bereiche verzichten können. Das klassische Beispiel ist das Schreiben von E-Mails oder das Bearbeiten von Kundenbeschwerden. Oft trägt das nicht zur Produktivität bei. Aber Sie können nicht darauf verzichten. Stellen Sie sich vor, welche negative Publicity Sie erhalten, wenn Sie auf Kundenbeschwerden nicht mehr eingehen.
Die Buchhaltung oder die Reinigung Ihrer Geschäftsräume tragen auch nicht zur Produktivität bei, aber Sie können nicht darauf verzichten. Allerdings könnten Sie Maßnahmen umsetzen, um diese Tätigkeiten auf das Notwendigste zu reduzieren.
Und schließlich können Sie mit dem Pareto Prinzip sogar die eigene Bequemlichkeit rechtfertigen.
Es gibt auch Bereiche, in denen man 100 Prozent schaffen MUSS. Stellen Sie sich bitte einen Chirurgen vor, der eine Operation durchführt. Es reicht nicht, die Operation nur zu 80 Prozent erfolgreich durchzuführen. Oder anzunehmen, es wäre ausreichend, wenn die Operationen bei 80 Prozent der Patienten erfolgreich verläuft. Nein! Hier müssen 100 Prozent das Ziel sein. Daher muss der Chirurg auch 100 Prozent geben! Das Pareto Prinzip darf man hier also nicht anwenden.
Es stimmt auch in den meisten Fällen nicht, dass 20 Prozent der Mitarbeiter eines großen Unternehmens 80 Prozent der Arbeit leisten.
Hinzu kommt, dass das Pareto Prinzip kein Naturgesetz ist, so als würde es immer und zu jeder Zeit zur Geltung. Es ist lediglich eine von mehreren Methoden für die Steigerung der Produktivität im Zeitmanagement.
Ich selbst habe kein Buch zum Pareto Prinzip direkt gelesen, jedoch wurde das Pareto Prinzip im Buch "Die 4 Stunden Woche" von Timothy Ferriss sehr deutlich erklärt. Das Buch kann ich wärmstens empfehlen, daher habe ich es auch in die GründerCheckliste aufgenommen. Lesen Sie selbst das Buch oder zumindest meine Zusammenfassung zum Buch Die 4 Stunden Woche, dort werden die wichtigsten Erkenntnisse, Hinweise und Methoden auf einen Schlag vorgestellt.
Wir haben bisher viel über das Prinzip von Pareto gesprochen. Aber was ist eine Pareto Verteilung? Die Pareto Verteilung stammt ebenso wie das gleichnamige Prinzip vom italienischen Ökonom Vilfredo Pareto (1848 - 1923). Ohne zu sehr ins Mathematische abgleiten zu wollen, beschreibt die Pareto Verteilung eine Kurve in einem Diagramm. Die 80/20 wäre da nur ein Punkt auf einer Kurve. Wenn man das Prinzip mehrfach hintereinander anwendet, dann kommt man zu mehreren Punkten, die eine Kurve ergeben, die Pareto Verteilung. Wenn Sie mehr über die Pareto Verteilung wissen möchten, empfehle ich Ihnen den Wikipedia-Artikel anzuschauen.
Wir lernen aus dem Pareto Prinzip, über Produktivität und Prioritäten nachzudenken. Wir lernen auch, dass Perfektionismus übermäßig viel Zeit und Kraft kostet. In vielen Bereichen unseres Lebens ist Perfektionismus auch gar nicht notwendig. Auf der anderen Seite gilt:
Wer 100 Prozent erreichen will, muss auch 100 Prozent leisten. Daran führt kein Weg vorbei.
Wir haben aber auch gesehen, dass Ergebnisse nicht immer auf der 80/20 Regel beruhen. Es gibt auch 1:50 oder 90/30 Regeln. Es kann leicht zu einer Fehlinterpretation führen, wenn man das Prinzip nicht genau verstanden hat. Eine Fehlinterpretation wäre, die 80 Prozent Aufwand gänzlich zu vernachlässigen.
Die mit dem Eisenhower Prinzip priorisierten Aufgaben der Kategorie A sind die wichtigsten Aufgaben, die den Erfolg Ihrer Unternehmung ausmachen. Befassen Sie sich daher vorrangig mit den 20 % der A-Aufgaben, da diese so wichtig sind, dass sie 80 % des Erfolgs bringen. Die anderen 80 Prozent der Aufgaben sind nicht wichtig genug und bringen nur einen 20-prozentigen Output. Mit diesen Aufgaben beschäftigen Sie sich später.
A, B und C Aufgaben können ggf. auch durch andere Personen erledigt werden, das prüfen wir später! D-Aufgaben werden eliminiert und somit schaffen Sie die erste freie Zeit.
Lernen Sie nun die ALPEN-Methode kennen, die Ihnen bei der Abschätzung des zeitlichen Umfangs der einzelnen Aufgaben behilflich sein wird.
Pareto? Parkinson? Wo sind wir denn jetzt gelandet? Gibt es etwa einen Zusammenhang zwischen diesen Prinzipien? Das möchte ich nun herausfinden, um das Maximale aus Ihrem Zeitmanagement herauszuholen. Das Pareto Prinzip wurde bereits oben erklärt, hier noch eine kurze Zusammenfassung zum Parkinsonschen Gesetz:
Parkinson stellte diese Gesetzmäßigkeit auf:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.“
Dies bedeutet, dass wir für eine Aufgabe immer genauso lange brauchen, wie wir dafür Zeit haben. Vielleicht kennen Sie das auch, dass Sie für eine Aufgabe wochenlang Zeit haben. Sie erledigen sie aber nicht etwa schon nach drei Tagen, weil sie ja ohnehin nur eine halbe Stunde Zeit in Anspruch nimmt, sondern erledigen sie drei Minuten vor Abgabeschluss – gerade noch so rechtzeitig.
Daraus folgt eine einfache Schlussfolgerung: Wenn Sie sich für eine Aufgabe ein engeres Zeitfenster setzen, werden Sie zum einen früher damit fertig werden, zum anderen aber auch insgesamt nicht so lange dafür brauchen und weniger Zeit verschwenden. Ein interessanter Gedanke zur Wechselwirkung von Ursache und Wirkung.
Wenn Sie das Pareto-Prinzip und die Parkinson-Regel miteinander verknüpfen, erhalten Sie das Maximum an effizienter Arbeit und Zeitersparnis, das optimale Zeitmanagement. Dies funktioniert in folgenden Schritten:
Sie haben Ihre Arbeit ohnehin durch das Pareto-Prinzip bereits auf ein Minimum reduziert und reduzieren dann auch noch die Bearbeitungszeiten der verbleibenden Aufgaben. Nun müssen Sie nur noch entscheiden, was Sie mit der verbleibenden Zeit anfangen und welche Tätigkeiten Sie durchführen wollen. Sie können sie entweder für die Gewinnung neuer, angenehmerer Kunden nutzen. Oder: Sie verwenden Ihre neu gewonnene Freizeit, um etwas Zeit mit Ihrer Familie oder Ihren Hobbys zu verbringen.
