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Vielleicht haben Sie schon einmal von "virtuellen Assistenten" gehört. An einen virtuellen Assistenten können Sie Aufgaben auslagern, für die Sie selbst keine Zeit haben. Der Clou daran ist: Sie sehen Ihren Mitarbeiter nie und er kostet Sie keine Sozialabgaben oder ähnliche Kosten und dennoch ist er immer für Sie da.
Sie wenden sich zunächst an einen Dienstleister, geben an, welche Art von Aufgaben Ihr Assistent übernehmen soll und in welchem Umfang die Arbeiten in etwa anfallen. Schon kurz darauf bekommen Sie Ihren virtuellen Assistenten oder sogar mehrere zugewiesen. Arbeitsaufträge erteilen Sie entweder per Email oder Telefon - ein persönlicher Kontakt besteht im Regelfall nicht.
Die Unterschiede im Vergleich zur Einstellung eigenen Personals sind groß:
Die meisten Gründer und Jungunternehmer neigen dazu, mehr zu arbeiten als eigentlich gut für sie ist. Von Tagen mit acht Arbeitsstunden wagen sie nicht einmal zu träumen - 70 Stunden die Woche sind da schon realistischer. Aber selbst wenn dies nicht der Fall ist, kann es sinnvoll sein, bestimmte Aufgaben zu delegieren.
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Ihr virtueller Assistent verschafft Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Häufig schlagen sich Unternehmer stundenlang mit ihrer Buchhaltung herum. Tatsächlich würde ein professioneller Buchhalter für diese Aufgaben nur einen Bruchteil dieser Zeit brauchen. Wenn Sie nun einen virtuellen persönlichen Assistenten in Anspruch nehmen, gewinnen Sie sehr viel Zeit, die Sie in nützlichere Aufgaben stecken können - z.B. die Akquise neuer Kunden, die Auftragsabwicklung oder den Kundenservice.
Endlich wieder ein Privatleben
Wenn Sie die Familie und Freunde solcher jungen Existenzgründer befragen, werden Sie meist dieselben Antworten bekommen. Man sieht ihn viel zu wenig, man lebt nur noch nebeneinander her. Nur allzu oft zerbrechen ganze Familien an dem Druck, der durch eine Unternehmensgründung entstehen kann. Ein virtueller, persönlicher Assistent kann Ihnen die Freizeit verschaffen, die Sie für den Erhalt Ihres Privatlebens benötigen. In diesem Fall erkaufen Sie sich Ihre Freizeit zwar mehr oder weniger teuer. Allerdings werden Sie mit einem zufriedenstellenden Privatleben auch lieber und effizienter arbeiten - und schon ist Ihr neuer Assistent wieder ein Gewinn für das Unternehmen.
Wann lohnt sich eine virtuelle Assistenz?
Rein aus finanzieller Sicht gesehen lohnt sich eine virtuelle Assistenz in dem Moment, in dem Sie mehr Geld verdienen als der Service kostet. Natürlich muss man diesen Aspekt nicht zwingend aus finanzieller Sicht betrachten, denn auch mehr Freizeit kann einen Gewinn bedeuten.
Es wäre sicherlich falsch zu behaupten, dass ein virtueller Assistent nur Vorteile bringt. Natürlich kann es auch hier Probleme und Risiken geben, die Sie besser beachten sollten, bevor Sie sich für einen Serviceanbieter entscheiden.
Ein Assistent ist Ihnen natürlich nur dann wirklich eine Hilfe, wenn er alle übertragenen Aufgaben zur Zufriedenheit erledigt. Die Serviceanbieter haben mit der gleichen Problematik zu kämpfen wie jeder andere Unternehmer auch: Gutes und qualifiziertes Personal ist schwer zu finden. Deshalb sollten Sie zunächst prüfen, ob der ausgewählte Assistent ausreichend qualifiziert ist, um die zu erledigenden Aufgaben zufriedenstellend auszuführen. Außerdem sollten Sie sich von Zeit zu Zeit immer wieder davon überzeugen, dass die Sorgfalt nicht nachlässt. Dies gilt ganz besonders, wenn Ihr Assistent direkten Kontakt zu Ihren Kunden hat. Setzen Sie dem Virtuellen Assistenten Ziele, auch Key Performance Indicators kurz KPIs genannt (dazu bei wiki nachlesen) genannt, und prüfen Sie diese regelmäßig. Auf diese Weise verhindern Sie, dass der Assistent trödelt, Ihnen falsche Vorgaben oder Auslastungen mitteilt. Sie können regelmäßig diese Zielvereinbarungen anpassen und auch Bonuszahlungen zur Motivation beim Erreichen eines Ziels mit dem VPA vereinbaren. Ein Ziel kann beispielsweise ein bestimmter Umsatz, ein bestimmter Gewinn oder eine Anzahl von angerufenen Kontakten, geschriebener E-Mails oder Ähnliches sein.
Vertrauen kommt natürlich nicht von einer Minute auf die andere. Für ein erfolgreiches Delegieren ist Vertrauen aber die wichtigste Voraussetzung. Wenn Sie auch nach einer gewissen Zeit der Zusammenarbeit kein richtiges Vertrauen zu Ihrem virtuellen Assistenten schöpfen können, sollten Sie sich nach einer Alternative umsehen. Solange Sie nämlich immer misstrauisch sind, kontrollieren Sie automatisch mehr. Und das wiederum kostet Sie bereits wieder die Zeit, für deren Gewinnung Sie so teuer bezahlen.
Immer wenn es um Aufgaben geht, für die ein direkter Kontakt mit den Kunden erforderlich ist, sollten Sie sich genau überlegen, ob ein virtueller Assistent für Sie das Richtige ist. Eine einfache Telefonauskunft, die sozusagen nach "Schema X" erteilt werden kann, kann problemlos von einem Callcenter oder Telefondienst erteilt werden. Wenn aber die Kunden beispielsweise anrufen, um einen Termin mit Ihnen abzustimmen oder um eine persönliche Beratung zu erhalten, wäre der Telefonservice lediglich eine nutzlose Zwischenstufe, die Ihnen keinerlei Freiraum verschafft und die gleichzeitig die Distanz zum Kunden erhöht.
Bei ausländischen virtuellen Assistenten ist selbstverständlich noch die Sprachbarriere ein Problem hinsichtlich eines telefonischen Kundenkontakts. Viele Assistenten geben bereits im Vorfeld an, dass sie nicht mit Kunden oder Lieferanten direkt telefonieren möchten, sondern lieber in der Anonymität im Hintergrund arbeiten. Das sollten Sie nicht nur aufgrund einer nötigen Kundenorientierung berücksichtigen, sondern auch hinsichtlich der Fairness Ihrer virtuellen Assistenten gegenüber akzeptieren.
Immer häufiger werden Assistenzaufgaben zu Spottpreisen übernommen. Möglich wird dies durch billige Arbeitskräfte aus Indien oder ähnlichen Ländern, in denen die Löhne vergleichsweise sehr niedrig sind. Meist weisen diese Arbeitskräfte sogar eine bessere Arbeitsmoral und Qualität auf als deutsche Mitarbeiter. Allerdings ist durch die Sprachbarrieren (oft wird in Englisch kommuniziert) die Kommunikation erschwert und einen Auftrag "mal eben" auf Zuruf zu erteilen, ist nicht so einfach.
Grundsätzlich können alle Aufgaben outgesourct werden, die a) nicht zwingend direkt im Betrieb erledigt werden müssen und die b) Ihre persönliche Beteiligung nicht unbedingt erfordern. Dementsprechend vielfältig sind auch die Aufgabengebiete der einzelnen Dienstleister.
Dies ist aktuell sicherlich einer der aufstrebendsten Bereiche. Im Assistenzbereich kann eine Vielzahl von Aufgaben erledigt werden, beispielsweise:
Die Preise hierfür variieren sehr stark. Bei den meisten Anbietern sinkt der Stundenpreis, je höher das monatliche Kontingent ausfällt. Die Preise bei Strandschicht.de bewegen sich beispielsweise ab günstigen 6 Euro pro Stunde. Freedays hingegen berechnet ab 17,85 Euro Euro pro Stunde. Bei mein-virtuellerassistent.com kommen Sie auf ab 10 Euro die Stunde.
Auch telefonieren müssen Sie sicherlich nicht zwingend selbst. Eine Vielzahl von Telefondiensten und professionellen Callcentern übernimmt gerne Ihre Telefonate für Sie. Telefondienste gehen in Ihrem Namen ans Telefon, helfen den Anrufern weiter soweit möglich oder nehmen Nachrichten und Rückrufbitten für Sie entgegen. Der Vorteil für Sie ist, dass Sie nicht mehr ständig von einzelnen Telefonaten aus der Arbeit gerissen werden, sondern sich feste Zeiten zum Telefonieren reservieren können und den Rest des Tages davon unbehelligt bleiben.
Auch hier variieren die Tarife der einzelnen Anbieter wieder stark. Hier einige Beispiele:
Um hier den günstigsten Anbieter herauszufinden, sollten Sie zunächst einmal analysieren, wie viele Telefonate durchschnittlich in Ihrem Unternehmen eingehen. Kalkulieren Sie außerdem mit ein, dass bei einem entsprechenden Unternehmenswachstum auch das Telefonaufkommen mitansteigen wird.
Wer keine Ausbildung oder Weiterbildung im Buchhaltungsbereich besitzt, wird sich mit dieser Aufgabe immer unnötig lang aufhalten - die nötige Routine für diese umfangreiche Aufgabe fehlt. Deshalb wird die Buchhaltung häufig an Buchhaltungsservices ausgegliedert. Sie beschäftigen sich nicht mehr mit dem Sortieren und Buchen von Belegen und Quittungen. Stattdessen übergeben Sie Ihre Unterlagen regelmäßig an einen Buchhaltungsdienst, der diese Aufgaben für Sie übernimmt. Das Praktische: Sie bekommen nicht nur die Arbeit abgenommen, sondern werden gleichzeitig auch noch mit interessanten Auswertungen und Statistiken über Ihr Unternehmen versorgt.
Die Preise für Buchhaltungsservices lassen sich kaum pauschal angeben. Im Regelfall werden Sie aufgefordert, bei den entsprechenden Dienstleistern ein individuelles Angebot anzufordern.
Obwohl das Thema das virtuellen Assistenten spätestens seit dem Traum von der 4-Stunden-Woche immer mehr an Brisanz gewinnt, gibt es derzeit nur wenige Dienste, die dieses Prinzip erfolgreich in die Tat umsetzen. Wir haben eine Weile für Sie recherchiert und die Dienste herausgesucht, bei denen Sie Ihren persönlichen virtuellen Assistenten buchen können.
Zur Erläuterung des Vergleichs:
Firma | Sitz | Sprache | Preisspanne | Geschäftszeiten |
| mytalent.io | Georgien | Deutsch, Englisch, Russisch | ab 3,50 € / Stunde | Kann individuell mit den VPAs vereinbart werden. |
| osourced.is | Georgien | diverse | ab 3,50 €/ Stunde | Jobplattform mit Auswahlfilter |
my-vpa.com | Deutschland | Deutsch, Englisch | ab 15,90€ / Stunde | keine Angaben |
strandschicht.de | Deutschland | keine Angaben | ab 9 € / Stunde | keine Angaben |
eAssistentin.de | Deutschland | Deutsch, Englisch, Russisch | zwischen 6,99 und 4,99 € / Stunde | Mo.-Fr. indiv. vereinbar |
| fiverr.com | Israel | International | ab 5$ | |
| upwork.com | USA | Englisch | ||
| machdudas.de | Deutschland | Deutsch | ||
| twago.de | Deutschland | Deutsch | ||
fernarbeit.net | Teneriffa | Deutsch, Englisch | keine Angaben | keine Angaben, da Jobbörse |
Strandschicht war einer der ersten Anbieter in Deutschland, die das Konzept populär gemacht haben. Grundsätzlich sympathisch macht die Firma, dass hinter Strandschicht zwei deutsche Gründer stecken, die das Konzept offenbar recht professionell aufgezogen haben. Mich persönlich stört die Tatsache, dass ich dort bisher immer mehr oder weniger auf Chaos gestoßen bin. Vor etwa anderthalb Jahren hatte ich dort einmal eine Anfrage per Mail gestellt, die dann erst Wochen später beantwortet wurde. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich dann aber den Bedarf glücklicherweise längst anderweitig gedeckt. Auch heute konnte das Unternehmen sich nicht gerade vorteilhaft präsentieren. Nachdem meine Recherche auf der Website ergab, dass die Unterseite mit den Preisen gerade nicht aufrufbar war, stellte ich eine Nachfrage beim Service per Mail. Die Antwort kam prompt innerhalb einer Stunde. Enthalten waren alle möglichen Informationen, nur nicht die, nach denen ich gefragt hatte. Ob sich diese Schluderei nun in der Arbeit der Assistenten widerspiegelt, kann ich nicht beurteilen, jedoch wirft es kein gutes Licht auf das Unternehmen.
Der Web-Auftritt des Unternehmens ist überwiegend gut und übersichtlich gestaltet, so dass man das findet, was man sucht. Meine Anfragen wurden größtenteils prompt beantwortet, Aufträge wurden i.d.R. gewissenhaft und akkurat abgearbeitet und selbst bei einem erhöhten Auftragsvolumen wurden ganz unkompliziert und flexibel weitere Arbeitskräfte hinzugezogen, sodass die Erledigung der Aufgaben ohne Verzögerung funktionierte. Das ganze lief in deutscher Sprache und ohne Verständigungsschwierigkeiten. Leider hat sich dieser Anbieter zunehmend von seiner Kernkompetenz, der Vermittlung von günstigen ausländischen Assistenten für kleine Aufgaben, mit niedrigen fachlichen und technischen Anforderungen, zunehmend entfernt und viele neue Komplexe sowie technisch und fachlich mit hohen Anforderungen verbundene Tätigkeiten orientiert, die jedoch zu ähnlich günstigen Konditionen angeboten werden, wie die zuvor beschriebenen Aufgaben.
Jeder Unternehmer erkennt daran, das schwierigere Aufgaben ein höheres Risiko bedeuten und demnach nicht zu ähnlich günstigen Preisen angeboten werden können, wenn nicht die Qualität darunter leiden soll. Diese Argumentation war für mich der Grund, den Kontakt und die Beauftragung dieses Dienstes abzubrechen. Insbesondere Web development, design, SEO und Analyse von Daten, Aufbau von Datenbanken, Aufbereitung von Daten in Diagrammen sowie Pflege von Social Media-Accounts kann auch von einem gut deutsch sprechenden ukrainischen Assistenten nicht in der geforderten Qualität und schon gar nicht zu dem Preis geliefert werden. Ich stütze meine Aussagen nicht etwa aus Spekulationen, sondern aus eigenen Tests mit echten Aufträgen in meiner Firma.
Free-Days
Mein-VirtuellerAssistent.de
Bpovia.com
Grundsätzlich lässt sich sagen: Probieren geht über studieren. Die Verluste halten sich ja in Grenzen, wenn es nicht klappen sollte. Wenn jedoch die Aufgaben grundsätzlich für die Auslagerung an einen VPA geeignet sind, hat man durchaus gute Chancen bei einem VPA Dienst gute Leistungen zum niedrigen Preis zu bekommen.
Als Merksatz kann man notieren:
Zum Testen bitte nur kleiner überschaubare Aufträge vergeben, die im Zweifel nicht teuer werden oder hohe Folgekosten verursachen.
