Ein Arbeitsvertrag kann auch zustande kommen, wenn dazu kein Schriftstück unterschrieben wurde. Schon die mündliche Vereinbarung im Bewerbungsgespräch kann ausreichen, um den Vertrag zu begründen. Und sogar das sogenannte konkludente Handeln kann genügen: Halten Sie den Arbeitnehmer nicht davon ab, die Arbeit aufzunehmen, wird ein Arbeitsvertrag geschlossen.

Allerdings verpflichtet das Nachweisgesetz (NachwG) Sie als Arbeitgeber, innerhalb eines Monats die wichtigsten Eckdaten zum Arbeitsvertrag schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Tipp: Um rechtlichen Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen, sollten Sie den Arbeitsvertrag schon vor der Arbeitsaufnahme detailliert in schriftlicher Form verfassen.

Der unbefristete Arbeitsvertrag ist der Standardfall im Arbeitsverhältnis. Es wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und später durch eine Kündigung oder den Renteneintritt aufgelöst. Demgegenüber steht das befristete Arbeitsverhältnis, das Ihnen als Arbeitgeber ein wenig mehr Sicherheit und Flexibilität gibt, für den Arbeitnehmer meist aber weniger attraktiv ist. Beim befristeten Arbeitsverhältnis lassen sich zwei Arten unterscheiden:

• Befristung ohne Sachgrund: Die Befristung wird auf Zeit bestimmt (z. B. auf ein Jahr). Ohne Sachgrund darf der Arbeitsvertrag höchstens auf zwei Jahre befristet werden, wobei innerhalb dieser Zeitspanne drei Verlängerungen möglich sind (z. B. zweimal ein halbes Jahr und einmal ein Jahr). Eine Ausnahme gilt für Unternehmen in den ersten vier Jahren nach der Gründung: Eine Befristung von bis zu vier Jahren kann zulässig sein.
  
  Hinweis: Arbeitnehmer, die älter als 52 Jahre sind, können auch länger als zwei Jahre befristet werden. Der EuGH hat hierzu entschieden, dass Befristungen bis zu fünf Jahre möglich sind. Voraussetzung ist aber, dass der Arbeitnehmer vor der Einstellung mindestens vier Monate lang arbeitslos war.
   
• Befristung mit Sachgrund: Im Arbeitsvertrag wird ein Sachgrund für die Befristung genannt. Tritt ein bestimmter Sachverhalt ein, endet der Arbeitsvertrag, wobei dieses Ende vorher nicht bestimmt ist (z. B. Sachgrund = Vertretung einer Mutter in Elternzeit, Beendigung = bei Rückkehr der Mitarbeiterin aus der Elternzeit).

Achtung: Ein befristeter Arbeitsvertrag kann regulär nicht ordentlich gekündigt werden, sondern endet nur durch Zeitablauf bzw. Eintritt des Sachgrunds. Nehmen Sie diese Möglichkeit gezielt in den schriftlichen Arbeitsvertrag auf, um auch während der Laufzeit ordentlich kündigen zu können. Außerdem ist wichtig, dass Sie den Arbeitsvertrag vor der Arbeitsaufnahme schriftlich niederlegen, ansonsten entsteht automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (Befristung unwirksam).

Sofern ein Arbeitnehmer das Gefühl hat, dass die Befristung seines Arbeitsverhältnisses unzulässig war, kann er eine Entfristungsklage anstrengen. Hierfür muss er spätestens innerhalb von drei Wochen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses beim Arbeitsgericht eine Klage auf Feststellung eines unbefristeten Arbeitsvertrags erheben. In der Praxis enden solche Entfristungsklagen häufig mit der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gegen Zahlung einer angemessenen Abfindung an den Arbeitnehmer.

Im Hinblick auf den Dienstvertrag besteht grundsätzlich Vertrags- und Formfreiheit. Allerdings sind Sie nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats eine Niederschrift des Vertrags auszuhändigen. Das NachwG fordert diese Mindestinhalte für den Arbeitsvertrag:

1. Name und Anschrift beider Vertragsparteien
2. Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. bei befristeten Arbeitsverträgen das Ende des Arbeitsverhältnisses
4. Arbeitsort bzw. Hinweis auf verschiedene Arbeitsorte
5. Charakterisierung der Tätigkeit
6. Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
7. Arbeitszeit
8. Höhe des Urlaubsanspruchs
9. Kündigungsfristen
10. Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Außerdem sollten auch Hinweise zur Rentenversicherung enthalten sein, beispielsweise bei geringfügig Beschäftigten.

Liegt nur ein Exemplar des Arbeitsvertrags vor, erhält der Mitarbeiter das Original und Sie nehmen eine unterschriebene Kopie zu Ihren Unterlagen. Idealerweise drucken Sie den Arbeitsvertrag zweimal aus und lassen für beide Vertragspartner ein Dokument im Original unterschreiben. 

Bekommt der neue Mitarbeiter plötzlich doch noch ein besseres Jobangebot, kann es passieren, dass er den Arbeitsvertrag wieder absagt. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer an seine Vereinbarung gebunden und könnte nur im Rahmen der gesetzlichen Kündigungsfristen kündigen (innerhalb der Probezeit zwei Wochen). Er müsste also eigentlich die Stelle zunächst einmal antreten.

Dies ist allerdings aus zwei Gründen für den Arbeitgeber nicht erstrebenswert: Erstens wäre der Mitarbeiter höchstens zwei Wochen bei Ihnen und würde somit in der Regel mehr Aufwand als Nutzen bringen. Zweitens besteht die Gefahr, dass er sich für die zwei Wochen krankschreiben lässt, statt seine Arbeit zu leisten. In beiden Fällen verlieren Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach einem Ersatz. Sinnvoller ist es deshalb, den Mitarbeiter ziehen zu lassen und sich lieber gleich wieder auf die Personalsuche zu konzentrieren, damit Sie die Stelle hoffentlich bald neu besetzen können.

Im Internet kursieren zahlreiche Muster mit Regelungen für einen Arbeitsvertrag. Nutzen Sie doch einfach die Arbeitsvertrag-Vorlage des Gründerlexikons. Falls Sie unsicher sein sollten, lassen Sie Ihr Musterformular mit seinen Regelungen von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen, ehe Sie es einsetzen.

Tipp: Bereiten Sie am besten einen Muster-Arbeitsvertrag für unterschiedliche Vertragsverhältnisse vor, etwa einen Vertrag für Vollzeitangestellte, für befristete Mitarbeiter, für Teilzeitangestellte und Aushilfen, für Minijobber oder Praktikanten.

Einen befristeten Arbeitsvertrag können Sie aus verschiedensten Gründen schließen, beispielsweise:

• zur Vertretung eines vorübergehend nicht verfügbaren Mitarbeiters (z. B. längerfristige Erkrankung, Mutterschutz/Elternzeit, Wehrdienst, Pflegezeit)
• zur Mitarbeit an einem zeitlich befristeten Projekt
• vorübergehende Produktionsspitze
• saisonales Geschäft (z. B. Erntehelfer)
• Befristung zur Erprobung

Im Grunde genommen können Sie hier jeden betrieblich orientierten Sachgrund verwenden, der sich objektiv nachvollziehen lässt, solange Sie ihn in den Arbeitsvertrag aufnehmen.