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Mit der Beschäftigung von Mitarbeitern geht einiges an Bürokratie einher. Insbesondere die pünktliche Meldung der Arbeitnehmer zur Krankenkasse und Rentenversicherung macht Ihnen Kopfzerbrechen? Ich verrate Ihnen heute, wann und warum Sie dafür eine Betriebsnummer brauchen und wie Sie diese richtig beantragen!
Bei der Betriebsnummer handelt es sich um eine achtstellige Kombination von Ziffern. Sie dient dazu, Ihren Betrieb bei der Datenübertragung zwischen dem Arbeitgeber und dem Sozialversicherungsträger zu identifizieren. Sie ermöglicht es der Sozialversicherung, Ihr Unternehmen den der Meldung zugrundeliegenden Konten zuzuordnen. So kann der Sozialversicherungsträger die Beiträge bei der Krankenkasse oder der Rentenversicherung korrekt verbuchen. Zudem verwendet die Bundesagentur für Arbeit die Betriebsnummer für die Ausfertigung der Beschäftigungsstatistiken.
Früher war die regional ansässige Agentur für Arbeit Ansprechpartner für den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer. Diese Aufgabe wurde vor einigen Jahren zentralisiert. Seit 2008 ist anstelle der lokalen Arbeitsagentur der Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit mit Sitz in Saarbrücken zuständig. Von dieser Vergabestelle gibt es einige Ausnahmen:
Für alle drei Ausnahmen ist die Knappschaft Bahn See Ansprechpartner für die Vergabe der Betriebsnummer. Private Arbeitgeber erhalten ihre Betriebsnummer von der Knappschaft Bahn See automatisch, wenn sie einen geringfügigen Arbeitnehmer über den Haushaltsscheck bei der Minijobzentrale anmelden.
Bereits seit dem Jahr 2017 können Sie Ihre Betriebsnummer ausschließlich online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Sowohl der postalische Antrag auf Vergabe als auch die telefonische Abfrage sind seither nicht mehr möglich. Um Ihre Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur zu beantragen, befolgen Sie einfach die folgenden Schritte:
Ergeben sich in den Daten Ihres Unternehmens Änderungen, so müssen Sie unverzüglich eine Änderungsmitteilung an die Bundesagentur für Arbeit oder die Knappschaft Bahn See vornehmen. Die Änderungsmitteilung funktioniert ebenfalls nur elektronisch, jedoch nicht über die Website des Betriebsnummern-Services oder der Arbeitsagentur, sondern über die entsprechende Schnittstelle in Ihrer Lohnabrechnungssoftware (DSBD-Schnittstelle). Gemäß § 18i SGB IV muss Ihre Software für das Meldeverfahren den „Datensatz Betriebsdatenpflege“ (DSBD) nutzen. Erforderlich ist die Änderungsmitteilung beispielsweise in diesen Fällen:
Es wird deutlich: Eine Betriebsnummer brauchen nur Arbeitgeber, die auch Mitarbeiter beschäftigen. Planen Sie aktuell also nicht, einen Arbeitnehmer einzustellen, müssen Sie bei der Arbeitsagentur auch keine Betriebsnummer für die Sozialversicherung beantragen. Wichtig: Eine Betriebsnummer brauchen Sie nicht nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, sondern auch für Minijobber oder Auszubildende.
Durchschnittlich dauert es drei Werktage, bis Ihre Betriebsnummer für das Meldeverfahren zur Sozialversicherung vergeben wird. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Planung zur Einstellung von Mitarbeitern: In einigen Branchen (z. B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigung) ist es erforderlich, die Meldung der Sozialversicherung spätestens zum Arbeitsbeginn an die Krankenkasse abzuschicken. Stellen Sie deshalb den Antrag auf Vergabe der Betriebsnummer idealerweise zur Sicherheit eine Woche vorher. Dasselbe gilt auch, wenn der Beschäftigungsbetrieb die Betriebsnummer bei der Knappschaft Bahn See anfordert.
Neben Ihnen als Arbeitgeber können auch verschiedene Bevollmächtigte den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer für das Meldeverfahren stellvertretend für Ihre Niederlassung stellen. Dazu gehören beispielsweise das Lohnabrechnungsbüro und der Steuerberater des Beschäftigungsbetriebs.
Lassen Sie sich vom vermeintlichen Bürokratieberg des deutschen Sozialversicherungsrechts nicht abschrecken. Sobald Sie wissen, wie es funktioniert, dauert es nur noch wenige Minuten, den Antrag auf Betriebsnummer zu stellen. Sie erhalten die Nummer in den nächsten Tagen an Ihre Anschrift zugeschickt. Jetzt können Sie sich voll und ganz darauf konzentrieren, den richtigen Mitarbeiter zu finden und einzustellen.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
