Mieten Sie Lager- und Büroräume an und ziehen Sie ein!

Bei der Anmietung einer Büroimmobilie ist die Lage eine der wichtigsten Entscheidungskriterien. Auf folgende Punkte sollte geachtet werden:

• Verfügt das Büro über eine gute Verkehrsanbindung?
  Neben der leichten Erreichbarkeit mit dem Auto sollte gerade in Großstädten eine gute Anbindung zu den öffentlichen Verkehrsmitteln sichergestellt werden.
• Kommt auch ein Büro außerhalb des Stadtzentrums in Frage?
  Außerhalb des Stadtzentrums oder in der unmittelbaren Stadtumgebung sind die Büromietpreise deutlich geringer als im Stadtzentrum – ein großer Vorteil gerade für Existenzgründer und Start-ups. Gestaltet sich die öffentliche Verkehrsanbindung trotz Randlage gut, sind der Bezirk und dessen Infrastruktur attraktiv und die Mietpreise deutlich geringer als im Stadtzentrum, so kann sich ein Büro außerhalb des Stadtzentrums lohnen. Natürlich hängt dies immer auch von der Branche sowie der Häufigkeit der Kundentermine ab.

Die Größe des Büros muss in Relation zur Anzahl der Mitarbeiter angemessen sein. Dadurch wird eine gesunde und effiziente Arbeitsweise ermöglicht. Zudem sind Mitarbeiter bei großzügigen Platzverhältnissen im Büro meist zufriedener und entspannter. In Sachen Bürogröße existieren genaue Richtwerte, an denen sich Unternehmer und Start-ups orientieren können.

• Ist der Flächenbedarf pro Mitarbeiter ausreichend?
  Die angemessene Fläche pro Mitarbeiter hängt vom Bürotyp ab: In Zellenbüros mit 1-2 Personen sollte sie mindestens 8-10m² pro Mitarbeiter betragen, in Gruppenbüros ab 3 Personen mindestens 10-12m² und in Großraumbüros mindestens 12-15m². Als praktische Rechenhilfe kann man die Bürofläche durch den jeweils oberen Faktor teilen. So erhält man die Anzahl an Mitarbeitern, für die das jeweilige Büro geeignet ist.
• Sind die Mindesthöhe und das Luftvolumen ausreichend?
  Laut rechtlichen Bestimmungen muss das Bürogebäude eine Raumhöhe von mindestens 2,50m aufweisen. Jedem Mitarbeiter müssen 12 Kubikmeter Luftvolumen zur Verfügung stehen. Was bürokratisch klingt, soll einem Sauerstoffmangel entgegenwirken, der Müdigkeit, Stress sowie einen Leistungsabfall verursachen kann.
• Kann die Fläche erweitert werden?
  Gerade erfolgreiche Start-ups tendieren dazu, schnell zu expandieren. Im einst üppigen Büro kann es dann schnell eng werden. Aus diesem Grunde ist es vorteilhaft, wenn sich im gleichen Gebäude oder in der unmittelbaren Umgebung Expansionsmöglichkeiten gibt.

Die Gebäudetechnik und Ausstattung des Büros sollte modern, energiesparend, funktional und praktisch sein.

• Verfügt das Büro über eine solide Ausstattung?
  Bei einer Besichtigung des Wunschobjekts sollte ein besonderes Augenmerk auf die Ausstattung gelegt werden. Sanitäreinrichtungen sowie Küchenbereich müssen modern und gepflegt sein. Auch Bodenbeläge, Fenster und Wände müssen sich in einwandfreiem Zustand befinden.
• Verfügt das Büro über eine einwandfreie und energiesparende Gebäudetechnik? Die Beleuchtung des Büros sollte einwandfrei funktionieren und möglichst hell ausfallen. Ebenso müssen sich in den Räumlichkeiten genügend Heizkörper befinden. Der Energieverbrauch für Strom und Wärme sowie der Gesamtverbrauch werden häufig schon in der Objektbeschreibung in Kilowattstunden (kWh) pro Quadratmeter pro Jahr (kWh/m²*a) angegeben und lassen sich dementsprechend gut miteinander vergleichen

Bei der Suche nach der perfekten Büroimmobilie müssen viele Details beachtet werden. Einen guten Anfangspunkt bildet in jedem Falle die Büro- und Gewerbeimmobiliensuche von Immobilienscout24. Hier stehen Tausende von Büro- und Gewerbeimmobilien zum Kauf oder zur Miete zur Verfügung. Diese lassen sich nach Preis, Gesamtmiete pro Monat oder Miete pro m², Fläche und Lage sortieren. So lässt sich bequem nach dem passenden Objekt suchen. Haben Sie die richtige Immobilie gefunden, sollten Sie sich rechtzeitig günstige Umzugshelfer suchen.

Sicher können Sie sich noch erinnern, vor einiger Zeit haben sie Kostenvoranschläge für die zu mietenden Räume angefordert, um so eine Kalkulationsbasis für den Businessplan zu haben. Suchen Sie sich genau diese Angebote wieder heraus und vergleichen Sie diese mit den aktuellen Mietpreisen/Kaufpreisen ihrer Immobilien. Gibt es große Differenzen, dann sollten Sie diese genau jetzt klären. Gegebenenfalls müssen Sie selbstverständlich eine neue Immobilie suchen, was sicherlich viel Zeit kosten wird, daher kann ich Ihnen nur folgendes empfehlen:

Sollten die Immobilienpreise extrem abweichen, sprechen Sie noch einmal mit dem Vermieter oder Verkäufer und verhandeln Sie extrem. Hier können Sie richtig Geld für die kommenden Monate und Jahre sparen. Versuchen Sie herauszufinden, warum die Preise so extrem abweichen und welche Möglichkeiten bestehen, einen anderen Preis zu bekommen. Suchen Sie sich gegebenenfalls Hilfe durch einen professionellen Immobilienmakler, der ihnen bei der Verhandlung der Immobilienpreise helfen kann. Das kostet zwar einmalig ich ja ein paar Euro, spart Ihnen in Zukunft eine Unmenge an Raumkosten.

... und den Mietvertrag oder Kaufvertrag unterschrieben haben, können Sie direkt mit den Vorbereitungen zum Einzug bzw. Umzug beginnen. Ich habe Ihnen im nächsten Schritt der Checkliste zusammengetragen, wo Sie Umzugshelfer her bekommen können und wie eine Checkliste für den Umzug aussehen kann.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie an Umzugshelfer gelangen können, ohne dabei Ihr Budget aus den Augen zu verlieren. Dabei ist danach zu unterscheiden, ob Sie Laien oder Spezialisten einsetzen möchten.

Laien finden Sie beinahe an jeder Straßenecke. Wenn Sie nicht ohnehin bereits Familie, Freunde und Bekannte als Umzugshelfer mobilisieren können, können Sie auch nach Studenten oder rüstigen Rentnern Ausschau halten, die ihr monatliches Einkommen ein wenig aufbessern möchten. Ihr Stundenlohn beträgt je nach Region zwischen 8 und 10 Euro. Sie finden Laien als Umzugshelfer beispielsweise über folgende Methoden:

• Anzeige in der Tageszeitung
• Aushänge an Schwarzen Brettern (z. B. an Universitäten, Fachhochschulen, Berufsschulen oder auch im Supermarkt)
• Kleinanzeigen-Portale (hier finden Sie viele weitere kostenlose Kleinanzeigenportale)
• Vermittlungsagenturen, die z. B. auf die Vermittlung von Studenten spezialisiert sind

Diese Variante ist am günstigsten, allerdings auch am riskantesten: Es gibt keine Versicherung, die für etwaige verursachte Schäden an Ihrem Inventar haftet. Sie kennen die Zuverlässigkeit der engagierten Laien nicht. Und es handelt sich nicht um professionelle Möbelpacker, die Arbeitsweise wird deshalb möglicherweise nicht immer effizient sein.

Professionalität erkennt man bei Umzugsunternehmen insbesondere an ihrer Erfahrung und an der Beschäftigung von versierten Möbelpackern. Obwohl es eigentlich „nur“ um das Schleppen von Möbeln und Kartons geht, ist einiges an Know-how erforderlich, damit die wertvolle Fracht sicher in Ihren neuen Räumlichkeiten ankommt. Zudem profitieren Sie bei Umzugsunternehmen davon, dass Ihr Hab und Gut bis zu einem gewissen Wert durch eine Versicherung abgesichert ist.

Professionelle Umzugsunternehmen zum günstigen Preis finden Sie beispielsweise über folgende Möglichkeiten:

• Vergleich von über 800 Umzugsunternehmen für den Gewerbeumzug bei umzug-easy.de, direkte Angebotsanforderung für bis zu 70 Prozent Ersparnis
• Ausschreibung bei myHammer (Sie erläutern den Umfang des Umzugs und erhalten von bereitwilligen Umzugsunternehmen konkrete Angebote)
• direkte Anfrage bei Umzugsunternehmen aus Ihrer Region
• kostenlose Kleinanzeige via ebay Kleinanzeigen schalten

Damit Ihr Umzug wirklich so günstig wird wie geplant, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Vereinbaren Sie nach Möglichkeit einen Festpreis, um unvorhergesehene Überraschungen zu vermeiden.
2. Berücksichtigen Sie bei der Abrechnung auf Stundenbasis, dass Sie auch für Leerlaufzeiten aufkommen müssen, z. B. wenn der Umzugswagen im Stau steht.
3. Möchten Sie hingegen nach einer Pauschale pro Karton abrechnen, kalkulieren Sie lieber einige zusätzliche Kisten ein – man verschätzt sich in Hinblick auf die tatsächliche Menge schnell. Nachträglich werden zusätzliche Kisten jedoch meist mit einem Aufschlag weiterberechnet.
4. Sortieren Sie vor dem Umzug nicht mehr benötigte Gegenstände aus – dadurch lässt sich die Menge an Kartons reduzieren.
5. Umzugskosten sind Betriebsausgaben – greifen Sie also auf professionelle Unternehmen statt auf private Bekannte zurück, können Sie die Kosten steuerlich geltend machen.

Wo Sie günstige Umzugshelfer finden, wissen Sie nun. Im nächsten Artikel erfahren Sie, wo Sie eine hilfreiche Checkliste für den Umzug finden.

Wenn ich Sie als Gründer auffordere, Büro- und Lagerräume anzumieten, darf in diesem Zusammenhang eine Checkliste für den Umzug bzw. Einzug nicht unerwähnt bleiben. Das Thema Umzugshelfer wurde ja bereits in einem extra Artikel ausführlich behandelt.

Damit sollten Sie sofort nach der Anmietung/dem Kauf der neuen Räumlichkeiten beginnen, denn es werden Ihnen ständig Zusatzpunkte einfallen. Der Schwerpunkt liegt auf einer perfekten Vorbereitung, arbeiten Sie daran täglich und mit Disziplin! Wir haben die wichtigsten Punkte in knapper Form für Sie zusammengestellt. Selbstverständlich unterscheiden sich die Umzüge nach Firmengröße und Umzugsstrecke. Auch ziehen in Abhängigkeit von der Branche hier vielleicht nur PC und Aktenmaterial um, bei anderen Wellnesseinrichtungen, Spezial- und Wohn- oder Küchenmöbel.

• Das Allerwichtigste: eine übersichtliche Checkliste mit reichlich Platz für Ergänzungen. Am besten per Hand oder ausgedruckt, um Nachträge schnell eintragen zu können. Legen Sie sie deutlich sichtbar an einen sicheren Platz. Neue Punkte sofort ergänzen!
• Besorgen Sie sich dicke Malstifte für Kartonbeschriftungen und einen Block, auf dem Sie zur Kontrolle die Menge und die „Namen“ Ihrer Umzugskartons notieren.
• Leihen Sie sich Kartons und Kisten kostenlos bei Freunden, Bekannten und aus Sozialkaufhäusern. Kaufen Sie Gebrauchtexemplare im Internet oder per Zeitungsanzeigen. Nutzen Sie leere Kartons aus dem Einzelhandel: In den kleinen Kartons lassen sich Bücher sehr viel leichter transportieren.
• Misten Sie überflüssige Unterlagen jetzt aus, wenn Sie Zeit dafür erübrigen können.
• Nehmen Sie zur Kosten- und Chaosminimierung bei jedem Gang in Ihr neues Büro etwas aus den alten Räumen mit. Behalten Sie Notwendiges zurück, beispielsweise Toilettenpapier, Handtücher, Seife, Stühle, Leiter, Streich- und Putzmaterial.
• Buchen Sie frühzeitig ein Umzugsunternehmen, so bekommen Sie einen günstigen Anbieter. Hören Sie sich bei Bekannten nach seriösen Umzugsfirmen um. Lassen Sie sich von bis zu drei Anbietern Kostenvoranschläge machen: für Transport und eventuell nötige Entsorgungen. Weisen Sie auf Besonderheiten wie ein Klavier oder hochempfindliche Messinstrumente hin. Von dem Unternehmen Ihrer Wahl können Sie meist auch Umzugskartons erhalten (eventuell kostenpflichtig).
• Ob per Software oder auf Millimeterpapier: Koordinieren Sie die späteren Standorte für Möbel und Regale. Kaufen Sie rechtzeitig neue Möbel und bauen Sie sie auf. Nach dem Umzug ist dies inmitten des Chaos schwieriger. Richten Sie sich so weit ein wie möglich. Besorgen Sie rudimentär Notwendiges: Toiletten- und Küchenpapier, Handtücher, Werkzeug, Maßbänder, Kaffeetassen, Spülmittel, Taschenlampe, Decken-/Stehlampe oder Glühbirne(n) und Sitzgelegenheiten.
• Vereinbaren Sie Anschlusstermine mit Anbietern für Festnetz und PC, eventuell für einen Fernseher. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihren Vermietern, falls dies noch nicht geschehen ist. Eine gute Idee: eine Rufumleitung von der alten auf die neue Telefonnummer oder eine automatische Ansage, die darüber informiert. Kümmern Sie sich um neue Telefonbucheinträge.
• Regeln Sie die An- und Abmeldung von Strom und Wasser.
• Klären Sie die Nacharbeiten für die alten Räumlichkeiten: Wer reinigt und streicht, wie sieht es mit Schäden aus? Fotografieren Sie in den neuen wie alten Räumen eventuelle Schadstellen, ordern Sie ein Reinigungsunternehmen.
• Beschriften Sie an der neuen Adresse Klingel und Briefkasten; stellen Sie etwa eine Woche vor dem Umzug einen Nachsendeantrag bei der Post.
• Legen Sie eine separate Liste für Adressänderungen an: Geschäftspartner, Kunden, Versicherungen, Banken, Bestelladressen, Lieferanten, Gewerkschaft, Handelskammer, ebenso Verwandte, Freunde, Bekannte. Erledigen Sie möglichst viel im Vorfeld. Arbeiten Sie nach Gruppen, beispielsweise alle Abonnements an einem Tag, Anwälte an einem anderen. Richten Sie für einige Wochen in Mails und Briefen eine automatische Umzugsmeldung ein.
• Bestellen Sie neues Briefpapier, Visitenkarten und stellen Sie die neuen Daten auf Ihrer Website ein.
• Beauftragen Sie das Umzugsunternehmen mit den Vorkehrungen für ein Halteverbot. Bitten Sie neue und alte Nachbarn um freie Türen und Hausflure. Planen Sie am bisherigen Standort eine Verabschiedung.
• Heben Sie jeden einzelnen Beleg auf, führen Sie ein Umzugs-Fahrtenbuch: Sie können Umzugseinkäufe, aber auch Besorgungsfahrten steuerlich absetzen.
• Packen Sie kontinuierlich, wann immer Sie Zeit haben! Es kommt stets mehr zusammen, als gedacht. Beschriften Sie jeden Karton, den Sie nicht selbst bewegen, mit Inhalt, Ziel-Zimmer, eventuell einer Nummer. Diese Liste übergeben Sie dem Umzugsleiter.
• Sorgen Sie für klare Wegführungen: Beschriften Sie Türen mit „Sekretariat“, „Lager“, „Praxis“, „Herr Müller“, „Chefbüro“ (besser als Büro 1, Büro 2 ...), übergeben Sie dem Umzugschef einen Grundriss.
• Bitten Sie Vertraute um Hilfe, sodass am Umzugstag an beiden Standorten jemand für Einweisung und Kontrolle bereitsteht.

• Wen auch immer Sie als Helfer engagieren: Sorgen Sie für Getränke (kein Alkohol), Speisen, Süßigkeiten und Trinkgelder. Heben Sie die Einkaufsbelege für die Steuer auf.
• Entfernen Sie alte Klingel- und Briefkastenschilder.
• An diesem Tag sollte das Auto vollgetankt, das Handy aufgeladen und wichtige Angelegenheiten sollten erledigt sein.
• Nehmen Sie sich am Umzugstag nichts anderes vor!
• Planen Sie Luft für Unerwartetes ein.

• Melden Sie sich und Ihr(e) Fahrzeug(e) umgehend um.
• Planen Sie täglich eine feste Zeit zum Auspacken ein.
• Reklamieren Sie verlorene Kartons oder beschädigte Möbel beim Umzugsunternehmen.
• Erledigen Sie die letzten Adressänderungen.
• Kümmern Sie sich um die letzten Arbeiten in dem früheren Büro.
• Nach Bedarf: Planen Sie Ihre Eröffnungsfeier.

Wer Mitarbeiter hat, sollte die Checkliste sinnvoll aufteilen und die Fortschritte kontrollieren. Je größer das Unternehmen, je weiter der Umzugsweg, umso komplizierter die Organisation. Doch mit der richtigen Einteilung sollte alles reibungslos funktionieren.

Passende Immobilien sind schwer zu finden. Deshalb ist man oft gezwungen, den neuen Firmenstandort von einem Makler vermitteln zu lassen. Die dafür fällige Provision zahlt zum Teil der Staat, da sie als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Bei Anmietung von neuen Räumlichkeiten wird außerdem eine Kaution gefordert, die man beim Vermieter als Sicherheit leisten muss. Den entsprechenden Betrag darf man bei der Steuererklärung im Rahmen der Gewinnermittlung später berücksichtigen. Der eigentliche Umzug mit all seinen Kosten kann selbstverständlich ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

Um doppelte Mietzahlungen zu vermeiden, sollte der alte Mietvertrag rechtzeitig gekündigt werden. Ist eine Einhaltung der Kündigungsfrist nicht möglich, kann man in Absprache mit dem Vermieter einen Zwischen- oder Nachmieter stellen. Zur Suche bietet sich eine kostenlose Anzeige im Internet an.

Man kann zwar einen Büroumzug auch in Eigenregie bewältigen, aber selbst wenn das Umzugsgut überschaubar ist, empfiehlt sich die Beauftragung einer professionellen Firma. Der Do-it-yourself-Umzug ist sicher billiger, aber durch den Zeitaufwand und die körperliche Belastung für gewerbliche Zwecke eher ungeeignet. Hinzu kommt, dass man dann selbst für Umzugsschäden haftet und die Helfer nicht versichert sind.

Bestenfalls sollte man eine Möbelspedition beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist.

Damit stellt man sicher, dass alles reibungslos abläuft. Der Umzugstermin sollte nicht am Monatsersten oder in der Monatsmitte liegen, denn zu diesen Terminen ziehen die meisten Leute um und man hat weniger Verhandlungsspielraum beim Umzugsunternehmen.

Umzugskartons kann man neu oder gebraucht kaufen, aber auch leihen. Leihen ist oftmals nicht günstiger, da die Gebühren vom Rückgabezeitpunkt und dem Zustand der Kartons abhängig sind. Besser man kauft neue Kartons und verkauft sie nach dem Umzug wieder weiter. Noch günstiger sind gebrauchte Umzugskartons, jedoch kann man sich dabei nicht auf eine einwandfreie Qualität verlassen. Kartons, die am Umzugstag reißen, erhöhen den Stressfaktor nur unnötig.

Ein Büroumzug ist ein zeitaufwändiges Projekt und sollte daher auch genau geplant werden, damit sich der Verdienstausfall in Grenzen hält. Durch einen Projektplan mit exakter terminlicher und personeller Aufgabenverteilung behält man den Überblick, wann von wem was erledigt werden muss. Im Internet gibt es dafür nützliche Tools zur Umzugsplanung. Zeitlich am günstigsten ist ein Umzug am Wochenende, da dies den Arbeitsausfall in Grenzen hält.  

Im Vorfeld sollte auch ein Halteverbot bestellt werden, damit die Spedition direkt vor der alten und neuen Adresse parken und ungehindert ein- und ausladen kann. Dies kann online erledigt werden. Zu einem Pauschalpreis erhält man hier alle behördlichen Genehmigungen und Formalitäten.

Das Umzugsgut sollte im Vorfeld in einer Inventarliste erfasst werden, damit man Regressansprüche für eventuelle Umzugsschäden geltend machen kann.

Besonders sinnvoll ist es außerdem, der Spedition einen genauen Einrichtungsplan für das neue Mietobjekt zu erstellen, der genau zeigt, in welchem Raum die jeweiligen Umzugskartons abgestellt werden sollen. Die Kartons und das Mobiliar müssen anschließend entsprechend dem Einrichtungsplan und mit genauer Raumangabe beschriftet werden. Zusätzlich sollte man noch bestimmen, was zuerst verpackt und welche Räume zuerst geleert werden. Das Be- und Entladen sowie das Auspacken wird dadurch erheblich verkürzt, da die Umzugshelfer nicht ständig Nachfragen müssen.