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Jeder Unternehmer mit Gewinnerzielungsabsicht ist grundsätzlich dazu verpflichtet, seinen Gewinn zu ermitteln und diesen im Rahmen der Steuererklärung anzugeben. Doch nicht jede Firma unterliegt automatisch der sogenannten Buchführungspflicht.
Buchführung zieht im Vergleich zu einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung einen deutlich erhöhten Aufwand nach sich. Was Unternehmer im Hinblick auf Buchführung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Als Unternehmer könnten Sie der Buchführungspflicht unterliegen, abhängig von Ihrer Gewinnerzielungsabsicht, der Art Ihres Unternehmens und bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen. Während alle Kaufleute laut Handels- und Steuerrecht grundsätzlich dazu verpflichtet sind, hängt die Pflicht für Kleinunternehmen und Freiberufler von verschiedenen Faktoren ab. Es ist daher essenziell, Ihre individuelle Situation zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Abschnitten.
Die Buchführungspflicht kann sich entweder aus dem Handelsrecht oder aus dem Steuerrecht ergeben. In § 238 HGB heißt es, dass alle Kaufleute dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen.
§ 140 AO sorgt dafür, dass diese Vorgabe auch auf das Steuerrecht übertragen werden kann. Wer nämlich durch andere Gesetze (eben wie das HGB) dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, muss auch in steuerlicher Hinsicht Bücher führen.
Die relevante Frage ist nun: Wer gilt als Kaufmann im Sinne des HGB? Grundsätzlich gilt jeder als Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ausnahme sind Kleingewerbetreibende, deren „Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordern“.
Auf wen die Definition des Kleingewerbetreibenden zutrifft, ist nicht einheitlich geregelt. Man orientiert sich bei der Einstufung beispielsweise an der Arbeitnehmerzahl, der Größe und Anzahl der Geschäftsniederlassungen sowie an der internen Organisation des Betriebs. Ebenfalls als Kaufmann gilt, wer sich freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt (sog. Kannkaufmann).
Kapitalgesellschaften sind immer buchführungspflichtig, egal ob AG, KGaA, GmbH, e.G. oder EWIV.
Die steuerliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 141 AO. Konkret trifft sie alle gewerblichen Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die einen oder mehrere der folgenden Grenzwerte überschreiten:
Auch ein entsprechendes Handeln kann dazu führen, dass ein Unternehmer buchführungspflichtig wird. Erstellt er unter anderem eine Eröffnungsbilanz und führt eine vollwertige Buchführung, so geht der Gesetzgeber davon aus, dass er sich im Rahmen der Wahl der Gewinnermittlungsart für den Bestandsvergleich entschieden hat.
Da ein nachträglicher Wechsel nicht mehr ohne Weiteres möglich ist, ist der Unternehmer dadurch buchführungspflichtig geworden, selbst wenn er aufgrund nicht erfüllter Voraussetzungen nicht zum Kreis der Betroffenen gehören würde.
Wie so oft gilt für Freiberufler eine Ausnahme von der Buchführungspflicht. Auch wenn sie die genannten Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, werden sie nicht buchführungspflichtig und dürfen weiterhin eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt einer Bilanz einreichen.
Grund dafür ist, dass sie weder im handels- noch im steuerrechtlichen Sinne die Voraussetzungen erfüllen. Sie betreiben nämlich weder ein Handelsgewerbe noch eine Land- und Forstwirtschaft.
Wenn Sie in der angenehmen Situation sind, die Art der Gewinnermittlung selbst wählen zu dürfen, stellt sich Ihnen vielleicht die Frage, was für und was gegen die Buchführung spricht (verglichen mit der EÜR):
Vorteile | Nachteile |
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Die Nichterfüllung der Buchführungspflicht kann ernste Konsequenzen haben. In Deutschland kann das Finanzamt bei fehlender oder mangelhafter Buchführung Schätzungen vornehmen, die zu erheblichen Steuernachzahlungen führen können. Außerdem kann das Nichtführen von Büchern auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Daher sollten Sie im Zweifel immer einen Steuerberater zurate ziehen.
Nach der erfolgreichen Buchführung erfolgt irgendwann dann der Jahresabschluss. Vor allem der Arbeitsaufwand schreckt viele ab, sich dem Abschluss zu widmen. Verabschieden Sie sich von Excel und anderen Zeitfressern und vertrauen Sie auf eine Software wie die von LucaNet.
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihre Bücher, Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Ansonsten müssen alle empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von versandten Handels- und Geschäftsbriefen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Mehr dazu hier: Diese Aufbewahrungsfristen müssen Sie kennen.
Die doppelte Buchführung ist ein komplexeres System, das sowohl Einnahmen als auch Ausgaben im Detail erfasst. Es erfordert das Führen von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.
Die EÜR hingegen ist ein einfacheres System, das nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt, um den Gewinn zu ermitteln.Kleinunternehmer und Freiberufler können in der Regel die EÜR verwenden, sofern sie nicht aufgrund anderer Vorschriften zur doppelten Buchführung verpflichtet sind oder bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten.
Fazit:
Ermitteln Sie, ob Sie buchführungspflichtig sind: Es ist entscheidend zu wissen, ob Sie als Kaufmann im Sinne des Handelsrechts gelten oder nicht. Untersuchen Sie, ob Ihr Unternehmen die Kriterien eines Handelsgewerbes erfüllt und ob es nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Sollten Sie die Kriterien eines Kleingewerbetreibenden erfüllen, könnten Sie von der Buchführungspflicht ausgenommen sein. Siehe Kleingewerbe!
Überprüfen Sie Ihre Geschäftszahlen: Übersteigen Ihre Umsätze und Gewinne die gesetzlichen Grenzen? Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von 60.000 Euro und einen Umsatz von 600.000 Euro nicht überschreiten, unterliegen der Buchführungspflicht nicht mehr. Dies gilt allerdings nur für Einzelkaufleute, nicht jedoch für Kapitalgesellschaften.
Erwägen Sie die Art der Gewinnermittlung: Wenn Sie die Wahl zwischen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Buchführung haben, sollten Sie die Vor- und Nachteile abwägen. Während die Buchführung umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten und die Bildung von Rückstellungen ermöglicht, erfordert sie auch erweitertes Wissen im Bereich des Rechnungswesens und einen höheren zeitlichen Aufwand.
Buchführungsprogramm: Nutzen Sie ordentliche Buchhaltungssoftware!
Buchhaltung: Lesen Sie unsere weiterführenden Artikel zum Thema Buchhaltung!
Suchen Sie professionelle Beratung: Da es sich um ein komplexes Thema handelt, kann es sehr hilfreich sein, einen Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen korrekt erfüllen und die für Ihr Unternehmen optimale Gewinnermittlungsart wählen.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
