Das Controlling wird in alle wesentlichen Prozesse innerhalb eines Unternehmens integriert, es zeichnet sich durch Planung, Steuerung und Kontrolle aus. Die Beschaffung und Verwertung von Informationen zählt zu den Hauptaufgaben eines Controllers. Diese Daten bilden die Grundlage für die Arbeit aller am festgesetzten Ziel beteiligten Abteilungen. Das Controlling wird in operatives und strategisches Controlling unterschieden. Beim operativen Controlling stehen quantifizierte Größen im Focus, währenddessen sich das strategische Controlling mit qualitativen Faktoren auseinandersetzt.

Nur wenn das Controlling seinen vier Grundfunktionen Planung, Information, Analyse und Kontrolle sowie Steuerung gleichzeitig nachkommt, kann es seinen Ansprüchen gerecht werden. Andernfalls wären durch die enge Verzahnung dieser Aufgabengebiete beträchtliche Störungen im gesamten System die Folge. Für die Planung müssen Anforderungen wie reale Zielvorgaben und deren exakte Formulierung und die Vereinbarkeit der einzelnen Ziele mit dem Unternehmensziel erfüllt sein.

Das Zusammentragen von Informationen ist enorm wichtig für das Aufzeigen von Abweichungen, denn nur durch diese Angaben ist ein entsprechendes Handeln durch die Unternehmensführung gewährleistet. Die Schwerpunkte bei der Analyse liegen in dem Untersuchen der Ursachen bei Abweichungen vom gesteckten Ziel, in der Findung von Lösungen und im Beobachten der Auswirkungen der festgelegten Maßnahmen. Der Kontroll-Bereich wird in verfahrensorientierte und ergebnisorientierte Kontrollen unterteilt. All diese Bereiche des Controllings werden über die Steuerung, die zukunftsorientierte und regulierende Funktion, miteinander verbunden.

Zu Beginn des Controllings steht eine umfassende Zielsetzung. Das heißt, Sie sollten sich realistische Ziele setzen, die etwa Ihren Umsatz beschreiben, die Anzahl Ihrer Kunden oder ähnliches. Setzen Sie sich dabei sowohl kurzfristige Ziele, die Sie innerhalb eines Monats erreichen wollen, als auch mittelfristige Ziele, die innerhalb eines Jahres erreicht werden sollen. Ebenso sind langfristige Ziele, also für mehrere Jahre im Voraus geplant, wichtig. Achten Sie dabei auf realistische Ziele, zu hoch oder zu tief stapeln bringt gar nichts.

Auch wenn der Aufwand der Zielsetzung zunächst sehr hoch erscheint, es ist sinnvoll. Denn nur, wenn Sie sich Ziele gesetzt haben, können Sie überprüfen, ob Sie diese erreicht haben. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie zumindest die Ursachen dafür erforschen und so gezielt entgegen wirken. Wichtig ist die kontinuierliche Überprüfung der Zielerreichung, damit Sie schnell reagieren können.

Der zweite wichtige Schritt im Controlling: Nachdem Sie sich Ziele gesetzt haben, sollten Sie Maßnahmen entwickeln, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Bedenken Sie, auch wenn Sie Ziele und Maßnahmen kurz-, mittel- und langfristig planen, sind diese nicht starr. Sie müssen sie immer wieder überprüfen und den evtl. veränderten Marktbedingungen anpassen. Gerade in der Startphase eines Unternehmens, wenn Sie noch sehr klein sind, haben Sie den Vorteil, schneller und flexibler auf Marktveränderungen reagieren zu können. Nutzen Sie diese Chance.

Ebenfalls entscheidend für ein funktionsfähiges Controlling ist die Finanzplanung. Hier sollten Sie stets im Auge behalten, wie hoch Ihre Auftragseingänge für die kommenden Monate sind, mit welchen Umsätzen und tatsächlichen Geldeingängen Sie rechnen können. Dem gegenüber müssen Sie Ihre Ausgaben stellen, um so herauszufinden, ob Sie eine ausreichend hohe Liquidität erreichen. So erkennen Sie frühzeitig, ob Sie in diesem Bereich agieren müssen, zusätzliche Aufträge beschaffen, längere Zahlungsziele vereinbaren müssen.

Lesen Sie im nächsten Teil unserer Serie, welche Controlling-Instrumente Ihnen für die Finanzplanung genau zur Verfügung stehen.

Im Bereich des Controlling können viele Fehler passieren. Als wichtigster und gravierendster Fehler gilt nach wie vor, dass das Controlling gar nicht durchgeführt wird. Gerade junge und kleine Unternehmen verzichten auf dieses wichtige Instrument und verlieren dadurch den Überblick über Kosten und Gewinne, aber auch über die liquiden Mittel und die Unternehmensentwicklung.

Häufig wird auch auf Controlling verzichtet, weil die Zeit dafür scheinbar fehlt. Die Unternehmen, die sich dieser Ausrede bedienen, sind der Meinung, sie seien mit der Erfüllung der bestehenden Aufträge bereits ausgelastet und könnten sich nicht noch zusätzlich um das Controlling kümmern. Das kann böse Folgen haben.

Aber auch Unternehmen, die sehr gut laufen, verzichten auf Controlling. Sie ruhen sich einfach auf ihren Lorbeeren aus, verlieren dabei den Markt und die Kunden aus dem Blick, was sich schnell rächen kann. Auch Unternehmer, die meinen, alle wichtigen Kennzahlen des Unternehmens im Kopf zu haben, werden schnell eines Besseren belehrt. Denn die Werte stimmen zwar oft ansatzweise, aber erst durch eine schriftliche Fixierung können sie genau bestimmt werden. Dann wird auch klar, welche Probleme bestehen und es können eindeutige Ziele formuliert werden, um diese zu beheben.

Auch wird gerne der Satz genutzt: „Das erledigt die Controlling-Abteilung". Falsch! Controlling ist Chefsache, wenn diese Aufgaben delegiert werden, verliert der Unternehmer selbst schnell den Überblick über Zahlen und Daten seines Unternehmens.

Ebenfalls müssen die Kostenstellen für das Controlling klar benannt werden, andernfalls können keine konkreten Aussagen damit getroffen werden. Gleichermaßen dürfen die Kosten nicht falsch aufgeschlüsselt werden. Eine zu genaue Aufschlüsselung ist hoch kompliziert und Kosten und Nutzen stehen in keinem Verhältnis zueinander. Aber auch eine zu pauschale Aufschlüsselung macht wenig Sinn. Das betrifft insbesondere die Gemeinkosten, wie Strom und Wasser.

Ebenfalls ist es problematisch, wenn mit dem Controlling zwar sehr viele verschiedene Werte ermittelt werden, diese aber aktuell von der Geschäftsleitung nicht benötigt werden. Auch anders herum findet man häufig das Problem, dass benötigte Zahlen eben nicht zur Verfügung stehen.

Lesen Sie im nächsten Teil unserer Serie, welche Ziele Sie mit effektivem Controlling verfolgen können.

Quelle für diese Serie: GründerZeiten Nr. 23, Oktober 2007

Um zu überprüfen, ob Sie Ihre Ziele aus dem Controlling tatsächlich erreicht haben, werden Sie mit Sicherheit den Soll-Ist-Vergleich durchführen. Sie haben sich ein Ziel gesetzt, das den Soll-Wert darstellt. Im Anschluss daran haben Sie Maßnahmen geplant, um das Ziel zu erreichen. Die Ist-Zahlen geben Ihnen Aufschluss darüber, ob Sie es tatsächlich erreicht haben.

Der Soll-Ist-Vergleich ist die beste Möglichkeit, zu erkennen, ob Ihre Ziele zu hoch gesteckt waren oder Ihre Maßnahmen nicht ausreichend greifen konnten. Nutzen Sie diesen Vergleich und stecken Sie sich neue, evtl. realistischere Ziele.

Die Erfolgsrechnungen können Sie zum Beispiel mit der Break-Even-Analyse durchführen. Der Break-Even ist der Punkt, bei dem Sie weder Gewinn, noch Verlust machen. Alles was darunter liegt, ist verlustreich, alle Werte, die darüber hinausgehen, bedeuten Gewinne.

Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) kann im Controlling als Instrument zur Erfolgsrechnung genutzt werden. Hierbei gilt, dass Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber gestellt werden. Die Differenz ergibt den Unternehmensgewinn oder Verlust. Die EÜR eignet sich jedoch nur für kleine Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist im Grunde genommen nichts anderes, als die EÜR. Sie stellt die Aufwände den Erträgen des Unternehmens gegenüber und errechnet daraus das Betriebsergebnis. Sie eignet sich für Unternehmen mit doppelter Buchführung und bei den Berechnungen muss auch das Betriebsvermögenömit berücksichtigt werden. Ergänzt wird die GuV durch die Bilanz, die aufzeigt, wie sichVermögen und Schulden eines Unternehmens entwickeln.

1. Liquiditätsplanung und Deckungsbeitragsrechnung

Bei der Liquiditätsplanung handelt es sich im Grunde genommen um eine ganz einfache Form des Controllings. Monatlich tragen Sie hier sämtliche Einnahmen ein und stellen diesen die Ausgaben gegenüber. Die sich daraus ergebende Differenz zeigt Ihre Liquidität an. Sie ist wichtig, um zu sehen, ob Sie alle weiteren Kosten damit abdecken können und jederzeit die anfallenden Kosten fristgerecht bezahlen können.

Bei der Deckungsbeitragsrechnung können Sie dagegen erfahren, ob die laufenden Kosten durch die Umsätze gedeckt werden. Ein bestimmtes Produkt oder ein bestimmter Kunde kann dabei näher betrachtet werden. Prüfen Sie, welche Kosten Produkt oder Kunde verursachen und ob diese von ihm auch gedeckt werden.

2. Kostenarten- und Kostenstellenrechnung

Bei der Kostenartenrechnung geht es um die übersichtliche Auflistung der verschiedensten Kostenarten, darunter Kosten für Personal, Miete oder Material. Durch eine langfristige Kostenartenrechnung können Sie jederzeit ablesen, ob und wie sich die Kosten jährlich oder monatlich entwickelt haben.

Bei der Kostenstellenrechnung hingegen schlüsseln Sie Ihre Kosten danach auf, wo sie entstehen, also in der Verwaltung oder in der Produktion. So erfahren Sie, welche Abteilungen besonders hohe oder niedrige Kosten verursachen.

3. Analysen nutzen

Nutzen Sie außerdem Analyseverfahren, wie die Kunden-Analyse, mit der Sie feststellen, welche Wünsche Ihre Kunden haben oder wie das Zahlungsverhalten ist. Auch hieraus können Sie künftig Maßnahmen entwickeln, um den Unternehmenserfolg zu erhöhen. Die Konkurrenz-Analyse ist ebenfalls von Bedeutung, da Sie durch sie erfahren, wie Sie im Gegensatz zu Ihren Konkurrenten aufgestellt sind. Schließlich können Sie auch mit der ABC-Analyse arbeiten, die Ihnen zum Beispiel die Wichtigkeit von Aufgaben, Kunden und vielem mehr anzeigt. So werden A-Aufgaben sehr wichtig sein, aber vielleicht nicht dringend. Dafür sind C-Aufgaben nicht wichtig und auch nicht dringend, B-Aufgaben sind sofort zu erledigen, aber eigentlich nicht so wichtig wie A-Aufgaben und können delegiert werden. So schaffen Sie sich mehr Zeit, was letztlich auch mehr Geld bedeutet.

MS Excel ist eines der wichtigsten Werkzeuge für den Controller. Mit Excel können schnell und sehr flexibel Berichte, Business-Pläne und Kalkulationen erstellt werden.

Professionelle Vorlagen erleichtern dabei die Arbeit und führen schnell zum gewünschten Ergebnis. Auf Controlling-Portal.de steht eine Vielzahl an fertigen Vorlagen und Tools zum Download zur Verfügung, wie z.B.:

• RS Controlling-System

• RS-Plan - Unternehmensplanung leicht gemacht

• RS-Liquiditätsplanung L

• RS-Bilanzanalyse

• RS-Darlehensverwaltung

• Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

• Plan G+V, Planbilanz, Plan- Kapitalflussrechnung

• u.v.m.

Zu den komplexeren Excel-Tools zählen die Planungssysteme der RS-Reihe. Mit dem Tool „RS-Plan“ ist z.B. die Unternehmensplanung im wahrsten Sinne des Wortes „leicht gemacht“. Aus Einzelplänen für Ertrags- und Aufwandspositionen, Finanzplanung und Investitionsplanung wird automatisch eine Plan-Bilanz und Plan-GuV nach dem Gesamtkostenverfahren sowie eine Plan-Kapitalflussrechnung erzeugt. Außerdem werden Kennzahlenberichte für bestimmte Schwerpunkte wie Liquidität, Unternehmenserfolg oder Vermögensanalyse automatisch erstellt.

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Da dieses Tool auf MS Excel basiert, kann es leicht auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. (Gleiches gilt für alle angeboten Excel-Tools.). Konzipiert wurde es für kleine Unternehmen und Freiberufler. Ideal ist es auch für Studenten, die die Zusammenhänge zwischen Plan-GuV, Finanzplanung und Plan-Bilanz erlernen wollen.

Individuelle Anpassungen können Kunden vom Controlling-Portal.de- Experten-Team umsetzen lassen oder auch komplette Neuentwicklungen. Auch eine individuelle Beratung zur Nutzung der Tools für Kunden- Anwendungen ist möglich.

Richtig ist, dass das Controlling die Planung als Grundlage hat. Es ist aber nicht gleichbedeutend mit ihr. Jeder Gründer sollte über einen fundierten Businessplan verfügen. Dieser gibt Auskunft über die künftige voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens. Während der Businessplan noch in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird, findet ein vollständiges Controlling in vielen Jungunternehmen nicht statt. Hier gilt eher, dass die Planung, in deren Anschluss das Controlling und evtl. verbesserungswürdige Steuerungsmöglichkeiten stehen, völlig außen vor gelassen werden. Das beeinträchtigt jedoch langfristig den Erfolg des Unternehmens.

Grundsätzlich sehen Gründer das Controlling allzu oft als weniger wichtig an. Dabei sollten gerade sie vermehrt kontrollieren, ob alle Unternehmensziele zur Zufriedenheit erreicht wurden. Ein gut geführtes Controlling gibt dem gesamten Unternehmen einen seriöseren Anstrich, der insbesondere für Kapitalgeber, wie Investoren und Banken von Bedeutung ist. Speziell die Gründer selbst, also die Chefs, sollten die Unternehmenskennzahlen immer im Blick behalten.

Eine der Schwierigkeiten beim Controlling für Gründer besteht darin, dass viele einmalige Effekte berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls kann nicht einfach davon ausgegangen werden, dass der Istzustand fortgesetzt wird, wie es bei bestehenden Unternehmen wünschenswert ist. Es muss vielmehr versucht werden, den Istzustand deutlich zu verbessern.

Auch die laufende Buchhaltung ist eine der Grundlagen für ein funktionierendes Controlling bei Start-ups. Hierbei gilt, dass eine möglichst aktuelle Buchhaltung vonnöten ist. In den Anfangszeiten sollte diese in den Händen eines externen Steuerberaters belassen werden. Nichtsdestotrotz müssen sich die Gründer zumindest die aktuellen Zahlen, sowie den Soll-Ist-Vergleich anschauen, um Probleme frühzeitig erkennen zu können. Die monatliche BWA ist ebenfalls eine grundlegende Möglichkeit, um die kommenden Monate entsprechend planen zu können. Fragen nach der künftigenLiquidität, wie weit Projekte vorangeschritten und wann diese endgültig berechnet werden können, sind hierbei besonders wichtige Entscheidungsgrundlagen.

Zu Beginn eines Unternehmens wird oft noch kein Geld für einen professionellen Controller vorhanden sein. In dieser Zeit sollte die Geschäftsleitung selbst das Controlling übernehmen, sich alternativ durch externe Controlling-Berater unterstützen lassen. Diese sind zwar ebenfalls mit Kosten verbunden, im Auftritt Investoren gegenüber macht sich das Controlling aber schnell bezahlt.

Spätestens dann, wenn genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, sollte aber ein Controller direkt im Unternehmen eingesetzt werden. Er überprüft, ob geplante Rechnungen zu früh eingegangen sind oder Steuerzahlungen in die richtigen Quartale eingerechnet wurden. Auch sollten die Kennzahlen des Unternehmens evtl. notwendige Abgrenzungen beinhalten. Mit einem solchen fundierten Controlling kann auch das geplante Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts einfacher umgesetzt werden.