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Wie das individuelle Firmenlogo auf der Visitenkarte seinen Platz finden muss, ist es auch ein Must Have für jeden Briefbogen und Umschlag. Möchte man seine Kunden begeistern, sollte man ein einheitliches Bild schaffen, dessen Zentrum das richtige Signet bildet. Das Briefpapier ist eines der zahlreichen Utensilien, das im alltäglichen Geschäft zum Einsatz kommt.
Man benutzt es für Rechnungen, Angebote und die allgemeine Korrespondenz mit den verschiedensten Kunden und Geschäftspartnern.
Doch bei allen optischen Merkmalen sollte man beim Briefpapier nicht aus den Augen verlieren, dass es ausreichend Platz für die inhaltlichen Daten liefern muss. Somit wird deutlich, dass weniger gerade beim Briefpapier und auch bei den Umschlägen meist mehr ist.
Möchte man mit einer Rechnung nicht mehr nur Schrecken, sondern auch Begeisterung verschicken, sollte man darauf achten, dass das eigene Briefpapier zur individuellen Firmenphilosophie passt. Setzt man sich zum Beispiel als Existenzgründer für den Klimaschutz ein, sollte man umweltfreundliches Papier verwenden. Der Fokus bei der Gestaltung eines Briefpapiers liegt auf dem Logo. Ausgehend von diesem wird die genaue Konzeption aller anderen Gestaltungsmerkmale abgeleitet.
Grundsätzlich sollte man sich bei dem Design des Briefpapiers an Normen halten. Hierbei handelt es sich um die Ränder und den Rahmen des Schriftblockes. Um eine gerade und ebenso auch harmonische Linie zu schaffen, sollte man das Briefpapier in mehrere Sektoren gliedern. Um eine optimale Gliederung zu erreichen, sollte man von oben beginnen, dünne Quadrate beziehungsweise Rechtecke zu bilden.
Bei der Größe sollte man darauf achten, dass diese auf das spätere Volumen der einzelnen Elemente maßgeschneidert sind. Als Faustregel gilt, dass Daten zu Bankverbindungen und sämtlichen Eintragungen im unteren Bereich des Briefpapiers ihren Platz finden. Das Firmenlogo, der Ansprechpartner und selbstverständlich die Anschrift sollten übersichtlich am Kopf des Papiers positioniert werden.
Ob man das Logo links, rechts oder gar mittig ausrichtet, bleibt dem eigenen Empfinden überlassen, allerdings muss darauf geachtet werden, dass ein ruhiges Bild entsteht. Zuviel Unruhe schlägt sich auf das Gemüt der Leser ab.
Besonders wichtig ist, dass man mit den Umschlägen und dem Briefpapier eine harmonische Komposition bildet. Grundsätzlich sollte man nicht mehr wie zwei bis drei verschiedene Farben auf den Elementen verwenden. Der Umschlag muss vollkommen mit dem wichtigsten Element des Briefpapiers, dem Kopf, identisch sein. Ein Umschlag mit einem orangefarbenen Schriftzug passt nur dann, wenn die Schrift auf dem Briefpapier die gleiche Farbe hat. Zudem sollte man bei der Wahl der Größe auf die Verhältnisse achten. Das Firmenlogo auf dem Umschlag muss grundsätzlich kleiner und zugleich auch dezenter sein als auf einem Briefpapier.
Das Logo, das auf dem Umschlag platziert werden soll, muss in der linken, oberen Ecke seine Position finden. Grundsätzlich sollte der Umschlag in seiner eigentlichen Funktion nicht eingeschränkt werden. Das Logo sollte dezent sein, jedoch bereits beim ersten Anblick auffallen. Zu bedenken ist, dass sowohl die Adressanschrift als auch Poststempel und Briefmarke einen Platz finden müssen. Somit sollte man sich gerade bei einem Umschlag nicht vor weißen Stellen fürchten, denn diese vermitteln Eleganz und Professionalität.
Für das Design des Briefpapiers muss man bei einem bereits vorhandenen Firmenlogo nur einen geringen Geldbetrag einplanen. Die meisten freien Grafiker berechnen hierbei je nach Stundensatz zwischen 50 und 100 Euro. Der Druck richtet sich nach den einzelnen Wünschen. Gerade durch die Wahl des Papiers entstehen unterschiedliche Kosten. Allerdings sollten Gründer für 500 Bögen rund 50 Euro einplanen. Ähnlich gestalten sich die Kosten bei den Umschlägen.
Zur Auswahl steht zunächst das Papier selbst: vom Kopierpapier mit einer Grammatur von 80 g/qm bis hin zum handgeschöpftem schweren Büttenpapier mit echtem Wasserzeichen und reicht das Spektrum der Möglichkeiten. Wegen der teilweise sehr langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mancher geschäftlicher Dokumente (wie beispielsweise Rechnungen) bietet es sich an, Papier mit einer Lagerfähigkeit von mindestens 10 Jahren zu verwenden.
Zur Bedruckung Ihres Briefpapiers kommen zahlreiche Druckverfahren in Betracht, von Schwarz-Weiß-Laserdruck über Vierfarblaser, Siebdruck oder Offsetverfahren. Welches Verfahren verwendet wird, hängt fast ausschließlich von der gewünschten Auflage ab. Wichtig ist auch hier die Dokumentenechtheit des Druckes.
Ebenso vielfältig wie die Druckverfahren ist der Einsatz von Farbe: von einfarbig gerastert über sechsfarbig mit zusätzlicher Schmuckfarbe bis hin zu echter Blattgoldauflage ist alles möglich. Dabei bedeutet einfarbig nicht unbedingt schlechter- im Gegenteil: weniger ist auch hier oft mehr und unterstreicht sowohl den seriösen Anspruch Ihres Unternehmens wie auch Ihr Kostenbewusstsein.
Jede Druckerei ist heutzutage in der Lage, Ihr Briefpapier nach Druckvorlage auch in kleineren Auflagen zu erstellen. Dabei ist aber bei konventionellem Druck auf der Druckmaschine eine Auflage erst ab ca. 3.000 Blatt empfehlenswert, da sich sonst die Kosten für die Einrichtung der Druckmaschine zu stark auf den Preis des einzelnen Blattes auswirken. Zu hoch sollte die gewünschte Druckauflage indes auch nicht sein, weil erfahrungsgemäß viele neugegründete Unternehmen in den ersten zwei Jahren nach Firmengründungüüberdurchschnittlich oft den Firmensitz wechseln, das Briefpapier wäre dann unbrauchbar. Eine Erstauflage von 5.000 Blatt hat sich in der Praxis bewährt.
Geschäftskorrespondenz ist so wichtig wie gutes Marketing – es ist Marketing! Mit jedem Schreiben, das Ihr Haus verlässt, präsentiert sich Ihr Unternehmen nach außen. Unterschätzen Sie nicht den Wert eines Schreibens, egal ob per Briefpapierbogen auf dem klassischen Postweg oder per elektronischer Post (E-Mail). Angebote und Rechnungen, die vor Rechtschreibfehlern wimmeln, Briefe ohne Gliederung und antiquierte Ausdrucksformen, sind ein Hinweis darauf, dass es Ihr Unternehmen nicht besonders genau mit administrativen Aufgaben nimmt.
Die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für Textverarbeitung finden Sie in der DIN 5008. Diese Regeln und Hinweise gelten auch für die elektronische Post.
Neue Deutsche Rechtschreibung
Seit 2007 sind die Änderungen in der Deutschen Rechtschreibung verbindlich. Es gab in folgenden Bereichen der deutschen Rechtschreibung Änderungen
• Laut-Buchstaben-Zuordnung
• Getrennt- und Zusammenschreibung
• Schreibung mit Bindestrich
• Groß- und Kleinschreibung
• Zeichensetzung
• Silbentrennung
Geschäftskorrespondenz, die sich gänzlich an die alten Schreibweisen und Regeln hält, zeugt von Unflexibilität und einer gewissen Ignoranz Neuem gegenüber. Denken Sie bei Ihren nächsten Schriftsätzen daran!
Egal ob per E-Mail oder auf Papier – es ist wenig modern in der Geschäftskorrespondenz, „MfG“ zu grüßen. Auch lol’t man nicht, wenn man sich über etwas freut. Trotzdem müssen Sie nicht „hochachtungsvoll“ sein.
• Verzichten Sie auf Substantivierungen
Statt: „Die Erledigung der Reparatur erfolgt…“
Besser: „Wir reparieren Ihr Auto am…“
• Verzichten Sie auf Schachtelsätze
Schreiben Sie kurze Sätze, die der Leser sich gut merken kann und vermeiden Sie zu viel Nebensätze.
• Verzichten auf den Konjunktiv
Statt: „Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören…“
Besser: „Wir freuen uns auf Ihre Entscheidung…“
Statt: „Wir können Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 anbieten.“
Besser: „Wir bieten Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 an.“
• Schreiben Sie Aktivsätze, meiden Sie den Passivsatz
Statt: „Sie werden hierdurch aufgefordert, …“
Besser: „Wir fordern Sie auf,…“
Man schreibt seit ca. 20 Jahren auch nicht mehr „… und verbleiben mit freundlichen Grüßen“. Dieser Abschluss wirkt bürokratisch, unpersönlich und nichtssagend.
Alternative Grußformeln sehen so aus
• Viele Grüße aus Hamburg
• Viele Grüße zum Advent
• Sommerliche Grüße
• Mit freundlichen Grüßen nach München
• Viele Grüße aus der Kaiserstraße
• Beste Grüße
• Freundliche Grüße aus dem Bayerischen Wald an die Nordsee
• Einen erfolgreichen Arbeitstag wünscht Ihnen
Letztlich müssen Sie zwischen dem eigentlichen Drucken und der Gestaltung der Vorlage unterscheiden. Da die Druckereien Aufträge generieren wollen, bietet man häufig die Designkomponente mit an, um den Kunden nicht zu einem anderen Dienstleister schicken zu müssen. Somit beugen die Druckereien dem Risiko vor, den Kunden zu verlieren.
Für die Erstellung einer Druckvorlage sind neben dem Besuch des ortsansässigen Grafikers auch Online-Portale empfehlenswert, welche die Gestaltung eines Briefbogens durch Profis übernehmen. Folgende Onlineportale haben sich auf die reine Erzeugung und Gestaltung der Druckvorlage spezialisiert. Ich kann Ihnen aufgrund eigener Aufträge folgende empfehlen:
Auch Online-Druckereien bieten sich an, hier kann auch der Nichtfachmann mit Hilfe eines ausgefeilten Assistenten in wenigen Minuten eine professionelle Druckvorlage erstellen.
Ein Probeabzug inkl. anschließender Durchsprache mit Ihnen als Kunden und Kontrolle der Angaben auf dem Briefbogen sollte mit dem Dienstleister unbedingt vor Start des Massendrucks vereinbart werden.
Um nun auch den Druck kalkulieren zu können, müssen Sie neben dem Design folgende Rahmendaten für den Druck von Briefpapier checken:
Nun können sie die Gesamtkosten wie folgt für Ihren Businessplan kalkulieren:
+ Kosten für Briefpapierdesign
+ Kosten für Druck des Briefpapiers
= Gesamtkosten Briefpapier
Lassen Sie ein einheitliches und komplettes Firmendesign (Corporate Design) erstellen, das ist am Ende günstiger und spart Ihnen Zeit. Außerdem bekommen Sie alles aus einer Hand. Lesen Sie dazu unter Angebote für Firmendesign mehr!
Manchmal geht es eben nur in kleinen Schritten und daher ist es vollkommen legitim, wenn Sie zunächst nur das Briefpapier designen und erstellen lassen bzw. die Kosten dafür für Ihre Existenzgründung kalkulieren. Ich wünsche Ihnen in jedem Fall ein erfolgreiches Design für Ihre Firma.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
