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Neben all den anderen Werbeformen ist die Pressemitteilung eine der klassischsten Methoden, um Kunden anzusprechen. Eine Pressemitteilung kann zu vielen verschiedenen Anlässen erstellt werden. Wichtig ist aber, dass die Punkte, die in der Pressemitteilung abgehandelt werden, aktuell sind. Journalisten machen Nachrichten, demzufolge werden nur Pressemitteilungen mit aktuellen Aussagen überhaupt angesehen. Als aktuelle Ereignisse gelten gemeinhin Jubiläen, die Einführung neuer Dienstleistungen oder Produkte. Auch große Aufträge, die für mehr Beschäftigung in der gesamten Region sorgen, sind mitunter für eine Pressemitteilung interessant.
Zunächst sollte eine Pressemitteilung einem pyramidenartigen Aufbau folgen. Dabei steht an erster Stelle die Überschrift. Danach folgt der Lead. Damit werden die ersten beiden Sätze bezeichnet. Sie sollten die Kernbotschaft einer Pressemitteilung beinhalten. Als Faustregel gilt, dass die fünf W-Fragen in den ersten beiden Sätzen beantwortet werden. Das sind Wer? Was? Wo? Wann? Wie?. Die sechste W-Frage ist Warum? Sie wird dann im Body des Textes beantwortet, der den größten Teil einer Pressemitteilung ausmacht.
Wichtig ist die Überschrift, um Journalisten neugierig zu machen. Im Lead sollen sie die wichtigsten Punkte erfahren, die natürlich anregen sollen, weiterzulesen. Da die Journalisten großer und kleiner Zeitungen immer wieder mit E-Mails und Faxen überhäuft werden, sollte sich die eigene Pressemitteilung von anderen abheben.
Wichtig ist in einer Pressemitteilung auch ein sachlich-neutraler Schreibstil. Superlative und Eigenlob gehören nicht in diese Form der Werbung. Es sollte ein informativer Artikel entstehen, der einfach evtl. bestehende Vorteile eines neuen Produkts aufzeigt. Ebenfalls kann er über ein Firmenjubiläum oder die Neueröffnung eines Unternehmens berichten.
Die Aussagen müssen in einer Pressemitteilung kurz und knapp formuliert werden. Als Faustregel gilt, dass Sätze aus nicht mehr als 15 Worten bestehen sollten. Füllworte, wie „regelmäßig" oder „insbesondere" sollten in einer Pressemitteilung vermieden werden. Auch Fremdworte haben nichts darin zu suchen. Unternehmen wollen schließlich Leser ansprechen, die nicht in der Materie stehen und die Fachbegriffe nicht genau kennen.
Die Pressemitteilung muss natürlich wahre Aussagen beinhalten. Diese sollten überprüfbar sein. Deshalb sollte ein informierter Ansprechpartner im Unternehmen genannt werden. Bei diesem können die Journalisten weitere Fragen stellen. Somit ist jederzeit überprüfbar, ob die Pressemitteilung und deren Aussagen der Wahrheit entsprechen.
Gut geeignet für den Hinweis auf den richtigen Partner ist das Ende der Pressemitteilung. Hier können Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Ansprechpartner des Unternehmens genannt werden. Ebenfalls sollte ein Verweis auf die eigene Homepage nicht fehlen.
Als Schriftart für eine Pressemitteilung eignen sich Arial und Times New Roman besonders gut. Die Schriftgröße sollte mindestens bei 12pt liegen. Der Zeilenabstand wird meist mit 1,5 Zeilen gewählt. Somit wird die Struktur für den Journalisten besser erkennbar. Längere Pressemitteilungen, die sich über zwei Seiten erstrecken, sollten in Zwischenüberschriften gegliedert werden. Damit wird der Lesefluss deutlich erleichtert. Weiterhin sollten spezielle Punkte, wie das Datum und die Uhrzeit einer Veranstaltung auffällig gestaltet werden. Sie können fett markiert und mittig gesetzt werden. Dies wiederum dient dem besseren Lesefluss.
Rechts und links muss ein ausreichend breiter Rand liegen. Links sollte der Platz ausreichend breit sein, um die Pressemitteilung problemlos abzuheften. Der rechte Rand sollte mindestens fünf Zentimeter betragen. Dadurch kann der Journalist die Pressemitteilung noch redigieren.
Pressearbeit ist für deutsche Unternehmen ein wichtiger Baustein, um sich bekannter und attraktiver zu machen. Gerade Gründer können von sinnvoller PR profitieren, da sie wenig kostet und viel bewirkt. Wie Sie Ihre PR-Strategie richtig planen, zeigen wir Ihnen hier.
Wer erfolgreich PR betreiben will, braucht zunächst einmal Kontakte. Diese gilt es mühselig aufzubauen und langfristig zu pflegen. Ohne Kontakte werden Sie jedoch kaum werbewirksame Pressemitteilungen veröffentlichen können. Beginnen Sie deshalb schon frühzeitig, ein großes Kontaktnetzwerk zu Journalisten und Redakteuren aufzubauen. Senden Sie dem Sportredakteur allerdings nur dann eine PR-Meldung, wenn sie auch in dessen Ressort passt, Sie also ein Fußballspiel organisieren und nicht, wenn Sie dem Kindergarten etwas spenden.
Sammeln Sie zunächst Ideen, indem Sie die Zeitungen durchforsten und Ihre Mitarbeiter beauftragen, ebenfalls aktiv zu überlegen, welche Neuigkeiten tatsächlich eine PR-Meldung wert sind.
Ob eine Spende beim örtlichen Tierheim, die Gewinnung eines Großkunden oder das neue Produkt, das nach langer Entwicklung auf den Markt kommt - nutzen Sie die ganz alltäglichen Situationen im Unternehmen als Aufhänger für eine Pressemitteilung.
Achten Sie bei der PR-Meldung auf kurze und prägnante Aussagen. Lange Schachtelsätze versteht niemand. Außerdem werden sie ungern gelesen. Die Folge: Ihre PR-Meldung wird nicht wahrgenommen.
Bauschen Sie Ihre PR-Meldung nicht mit Halbwahrheiten auf, sondern sagen Sie genau das, was gesagt werden muss. Werden Sie dabei nicht zu ausschweifend und beschränken Sie sich auf die Wahrheit.
Auf der Firmenhomepage können Sie einen eigenen PR-Bereich veröffentlichen. Durch den Zugang für Redakteure und Journalisten zu Bildern und Texten haben diese es einfacher. Sie werden es Ihnen mit gratis Werbung danken.
Nur wenn Sie langfristig Ihre PR-Strategie planen, werden Sie auch erfolgreich sein. Der einmalige Versand einer Pressemitteilung wird Sie nicht weiter bringen. Achten Sie auf Kontinuität.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, können Sie langfristig erfolgreiche Pressearbeit für Ihr Unternehmen betreiben. Sie sollten allerdings keine Wunder erwarten. Gut Ding will schließlich Weile haben und so kann es schon einige Zeit dauern, bis die PR-Strategie die ersten Erfolge zeigt. Einmal ins Rollen gebracht, sind die weiteren Entwicklungen aber kaum mehr aufzuhalten.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
