Checkliste - Zeitplan für die Gründung eines Unternehmens

In der Gründungsphase muss der Existenzgründer vielfältige Termine wahrnehmen. Fördermittel dürfen erst ab oder müssen bis zu einem bestimmten Termin beantragt werden. Zeitgleich werden erste Kontakte zu Kunden und Lieferanten geknüpft. Darüber hinaus wird der Standort für das zukünftige Unternehmen gesucht und eingerichtet. Bei Gründungen im Nebengewerbe muss auch die Zeit für die Festanstellung mit berücksichtigt werden.

Sinnvoll ist es, sich für diese Aufgaben eine strukturierte Liste anzufertigen. Dann ist gewährleistet, dass Sie als der zukünftige Unternehmer diese zusätzlichen Termine in Ihren Zeitplan mit eintakten. An Hand der Liste sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und erkennen auf einen Blick welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Eine Checkliste bieten wir nachfolgend zum Download an. In unserer Liste haben wir bewusst die Tage von Montag bis Sonntag eingebaut, denn vielfach sind einige Aufgaben nur am Wochenende zu erledigen. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie neben Ihrer hauptberuflichen Angestelltentätigkeit ein Gewerbe gründen wollen. Darüber hinaus werden Existenzgründerseminare recht häufig am Wochenende angeboten. Lesen Sie auch unseren Artikel zur Kritik am Zeitplan!

Im Rahmen der Existenzgründung werden viele Aufgaben fällig – von Behördengängen über die Beantragung von Fördermitteln bis hin zur Gewinnung neuer Kontakte, Lieferanten und natürlich erster Kunden. Damit Sie im Dschungel der Aufgaben den Überblick nicht verlieren, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Berater für die Existenzgründung einen Zeitplan erstellen und diesen auch einhalten. Wie fast alles im Leben bringt auch ein Zeitplan nicht nur Vorteile – doch überwiegen sie ganz eindeutig.

Der häufig verwendete Begriff „Zeitmanagement“ ist im Prinzip irreführend, denn Zeit lässt sich nicht managen. Sie können aber sehr wohl steuern, was Sie mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit anfangen. Ein Zeitplan unterstützt Sie dabei:

• Sie behalten stets den Überblick über die anstehenden Aufgaben und können diese korrekt priorisieren (was muss heute unbedingt fertiggestellt werden?).
• Sie übersehen keine wichtigen Fristen (z. B. für die Beantragung von Fördermitteln oder die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung).
• Verschieben sich Termine, können Sie einfach umplanen und etwas anderes vorziehen – Ihr Zeitplan gerät nicht ins Wanken.
• Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, können Sie Routineaufgaben zu Blöcken zusammenfassen, damit Sie für deren unstrukturierte Abarbeitung nicht ständig die Erledigung anderer wichtiger Aufgaben unterbrechen müssen.
• Ein Zeitplan kann Sie auch in psychologischer Hinsicht unterstützen. Indem Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und sich nicht in „Kleinstaufgaben“ verlieren, haben Sie am Ende des Tages viel geschafft und können stolz auf sich sein. Sie verhindern, dass der Aufgabenberg Sie schon bald „überrollt“.

Sie können einen Zeitplan erstellen, indem Sie elektronische Werkzeuge verwenden, beispielsweise ToDo-Software, Zeitplan-Programme, Online-Projektlösungen in der Cloud oder in Form eines Wikis. Zudem gibt es eine große Auswahl an kostenfreien oder auch kostenpflichtigen Zeitplan Vorlagen für MS Office (z. B. Excel oder Word), in die Sie Ihre Termine nur noch eintragen müssen. Durch elektronische Planungstools gewinnen Sie gegenüber eines manuellen Kalenders an zeitsparenden Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit einfacher Verschiebungen, der automatischen Eintragung von Serienterminen oder die automatische Erinnerung an wichtige Termine. Zudem können Sie Ihre Termindatenbank sortieren und durchsuchen, um sich noch schneller zurechtzufinden.

Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln und mehr Zeit mit dem Verwalten der Aufgaben als mit der eigentlichen Abarbeitung verbringen. Einen Zeitplan zu erstellen, kann zeitraubend sein, besonders wenn sich häufig Termine verschieben oder Sie sehr flexibel arbeiten. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich gut organisieren.

Entscheiden Sie sich für eine Methode, mit der Sie persönlich gut arbeiten können. Software und Programme können Ihnen das Leben erleichtern – ohne entsprechende EDV-Kenntnisse sorgen sie aber schnell für zeitraubende, technische Probleme. Entscheiden Sie sich für eine EDV-Lösung, wählen Sie im Idealfall ein Modell, bei dem Sie auch via Smartphone oder Tablet auf die Daten zugreifen können (z. B. eine Cloudlösung oder eine Software mit Synchronisationsfunktion). So werden Sie unabhängig von Stromausfällen oder technischen Problemen, durch die Sie Ihren Computer gegebenenfalls temporär nicht verwenden können – Ihr erstellter Zeitplan wäre dann nämlich nicht verfügbar.

Zu guter Letzt darf auch der psychologische Aspekt nicht außer Acht gelassen werden: Sieht man die Flut an Aufgaben vor sich niedergeschrieben, kann dies als sehr erdrückend empfunden werden. Macht sich dann das Gefühl breit, dass all das gar nicht zu schaffen ist, kann dies bis zur Lähmung führen. Dieses Problem existiert zwar auch ohne einen Zeitplan, wird durch diesen aber erst überdeutlich vor Augen geführt.

Was Ihnen ein Zeitplan bringt und welche negativen Aspekte Sie zugleich in Kauf nehmen müssen, wissen Sie jetzt. Welche Inhalte Sie in Ihrem Zeitplan berücksichtigen sollten, wenn Sie mit einem Terminkalender oder einer Software wie Excel Ihren Zeitplan erstellen, lesen Sie im nächsten Artikel.

Je nachdem, welche und wie viele Hauptpunkte Sie in Ihre Zeitplan Inhalte aufnehmen, kann es dank der vielen Einzelaufgaben schnell sehr unübersichtlich werden. Arbeiten Sie mit einer Zeitplan Software können Sie in der Regel die Hauptstränge „einklappen“, sodass Sie nur noch die Meilensteine sehen können. So behalten Sie den grundsätzlichen Überblick, können die Einzelaufgaben aber jederzeit aufklappen und so einsehen.

Führen Sie Ihren Zeitplan manuell, können Sie ebenfalls mit dem Gantt-Diagramm arbeiten. Im Schreibwarenhandel gibt es entsprechende Vorlagen im Poster-Format für die Wand, in das Sie die entsprechenden Balken einfügen können. Den Überblick können Sie bei dieser Variante einfacher behalten als am Computer, da sich Ihr Blickfeld hier nicht auf den kleinen Ausschnitt Ihres Bildschirms beschränkt, sondern Sie das gesamte Diagramm erfassen können.

Haben Sie sich nach meinem Artikel zur Kritik an einem Zeitplan dazu entschieden, Ihre Planung mithilfe einer Zeitplan Software vorzunehmen, sollten Sie sich nun nach einer geeigneten Softwarelösung umsehen. Neben selbst erstellten Plänen können Sie auch auf fertige Projektlösungen zurückgreifen. Diese sind teilweise auch kostenfrei verfügbar. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige sinnvolle Lösungen vor, die sich als Zeitplan Software eignen.

Das Internet hält unterschiedliche Softwarelösungen bereit, mit denen Sie Ihren Zeitplan erstellen können. Häufig sind diese sogar kostenfrei erhältlich. Wir zeigen Ihnen einige Beispiele für gute, kostenfreie Zeitplan Software:

In den meisten Fällen reicht eine kostenfreie Softwarelösung für den Zeitplan des Existenzgründers. Besonders dann, wenn Ihnen ein professioneller Support und eine sehr gute Verfügbarkeit wichtig sind, kann sich die Investition in kostenpflichtige Zeitplan Software lohnen. Die folgende Tabelle zeigt einige gängige Lösungen auf: