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Bei der Kassenbuchführung handelt es sich um die chronologische Aufzeichnung sämtlicher mit Bargeld vorgenommenen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.
Die Pflicht, eine Kassenbuchführung vorzunehmen, ergibt sich aus § 140 der Abgabenordnung in Verbindung mit § 146 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung sowie § 22 des Umsatzsteuergesetzes. Hiernach müssen alle Unternehmer, die Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sämtliche Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Unter die Pflicht der Kassenbuchführung fallen somit gewerbliche Unternehmer unabhängig von einer Eintragung ins Handelsregister, wenn sie einen nach kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb führen, sowie Kleingewerbetreibende, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.
Hinweis: Seit 2008 besteht die Möglichkeit, sich von der Buchführungspflicht befreien zu lassen.
Der im Kassenbuch ausgewiesene Kassenbestand hat zu jeder Zeit mit dem tatsächlichen Bestand an Barmitteln der Kasse übereinzustimmen. Eine regelmäßige Überprüfung des Kassenbestandes durch Nachzählen ist somit unerlässlich. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Entsprechende Formulare lassen sich im Bürobedarfshandel erwerben, so dass mögliche Fehlerquellen eingeschränkt werden.
Die Kassenbuchführung kann auch elektronisch erfolgen. An diese Form der Kassenbuchführung werden jedoch hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit besonders hohe Anforderungen gestellt. So wird beispielsweise eine Kassenbuchführung mit einer veränderbaren Excel-Datei als nicht ordnungsgemäß angesehen und beanstandet (§ 158 der Abgabenordnung. Branchenspezifisch wird oftmals auf eine elektronische Kassenbuchführung mittels Registrierkassen zurückgegriffen.
Die Kassenbuchführung wird von Betriebsprüfern sehr kritisch überprüft, da hier besondere Manipulationsmöglichkeiten bestehen. Sofern die Kassenbuchführung fehlerhaft ist, sind diese nach § 162 der Abgabenordnung berechtigt, die steuerliche Bemessungsgrundlage zu schätzen. In der Regel fallen diese Schätzungen sehr hoch aus.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
