Dieses Schreiben ist ohne Unterschrift gültig - stimmt das?
Darf auch der Unternehmer unter seine Dokumente, Rechnungen und den Schriftverkehr diesen Satz hängen? Ämter und Behörden schreiben sehr oft diesen Bemerkung, z.B. unter Bescheide und Schriftverkehr im Allgemeinen. Wenn das Amt das darf, darf es dann auch der Unternehmer? Was sollten Unternehmer zu diesem Thema wissen?
Berlin, 10. Oktober 2018 - In einer Newsletter-Ausgabe berichtet Steuertipps darüber, welche Formulare bzw. Bescheide Unternehmer vom Finanzamt schriftlich bekommen müssen und bei welchen eine mündliche Aussage genügt. Ob mündlich oder schriftlich, entscheidet grundsätzlich die Abgabenordnung. In den meisten Fällen ist die Schriftform notwendig.
Die Redaktion des Gründerlexikons hat sich jedoch eine weitere Frage gestellt: Was bedeutet eigentlich der Zusatz “Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.” Ist das wirklich rechtsgültig? Können Behörden einfach so Schreiben ohne Unterschrift erstellen? Im Gegenzug könnten Unternehmer ja mal versuchen Briefe mit diesem Hinweis versenden. Sie werden immer wieder zurückkommen, mit dem Vermerk, dass die Unterschrift fehlt. Ist das immer so?
Muss eine Unterschrift unter meine Rechnungen?
Sicher ist es persönlicher und sieht in vielen Fällen schicker aus, das Umsatzsteuergesetz verlangt jedoch keine Unterschrift des Unternehmers, um beim Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Es ist aus umsatzsteuerlicher Sicht einfach nicht erforderlich eine Unterschrift unter eine Rechnung zu setzen. Sehen Sie sich doch einmal an, wie Sie Ihre Rechnungen schreiben sollten und wie eine Rechnung richtig aufgebaut ist! Lesen Sie auch, was in einer Rechnung für Pflichtangaben stehen müssen! Bei anderen Dokumenten, Briefen oder verbindlichen Stellungnahmen vom Unternehmer sieht es da schon anders aus. Das möchte ich im Folgenden analysieren:
Auf den Inhalt kommt es an
Natürlich können Behörden und Ämter Schriftstücke auch ohne Unterschrift erstellen. Die Unterschrift ist nicht bei jedem Text zwingend erforderlich. Diverse Informationsschreiben bedürfen keine persönliche Unterschrift, beispielsweise wenn eine Behörde aufgrund Umbauarbeiten vorübergehend geschlossen hat.
Aber wie sieht es mit “wichtigeren” Dokumenten, zum Beispiel einem Steuerbescheid aus? Sind diese wirklich ohne Unterschrift gültig? Steuerbescheide sind Verwaltungsakte. Wie diese der Form nach aussehen müssen, beschreibt § 37 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Unter anderem heißt es dort auszugsweise:
“(5) Bei einem schriftlichen Verwaltungsakt, der mithilfe automatischer Einrichtungen erlassen wird, können abweichend von Absatz 3 Unterschrift und Namenswiedergabe fehlen.”
Hier wird also ganz klar gesagt, dass dieser Satz bei behördlichen Schreiben seine Berechtigung hat. Hintergrund ist, dass eine Unmenge von Schreiben erstellt werden, die aus rein praktischen Gründen gar nicht alle persönlich unterzeichnet werden können.
Allerdings ist in §1, Abs. 1 zu lesen:
“Dieses Gesetz gilt … soweit nicht Rechtsvorschriften des Bundes inhaltsgleiche oder entgegenstehende Bestimmungen enthalten.”
Was könnten entgegenstehende Bestimmungen sein? Steuerbescheide müssen nach Abgabenordnung schriftlich erteilt werden. Der § 126 BGB äußert sich zur Schriftform wie folgt:
“(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.”
Also muss ganz klar auch unter Steuerbescheiden die Unterschrift darunter gesetzt werden.
Jetzt könnte man einwenden, dass bei einem Steuerbescheid ja nicht das BGB zur Geltung kommt, da es das Privatrecht regelt. Sondern das öffentliche Recht findet Anwendung, da es eine Angelegenheit zwischen Bürger und Staat betrifft. Doch die Abgrenzung zwischen öffentlichen Recht und Privatrecht ist umstritten (siehe Wikipedia-Artikel) und nicht ganz eindeutig.
Im Zweifelsfall den Anwalt oder Steuerberater konsultieren
Wenn der Steuerbescheid in Ordnung ist und es keine großen Probleme gibt, mag das keine Rolle spielen, ob dieser unterschrieben ist oder nicht. Doch was, wenn es “hart auf hart” kommt? In diesem Fall sollte immer ein Anwalt befragt werden. Wer mit Hilfe eines Anwalts eine persönliche Unterschrift einfordert, hat häufig die besseren Karten. Hintergrund ist, dass dann derjenige, der unterschrieben hat, auch dafür verantwortlich ist.
Hinweis:
In § 119 Abs. 3 AO wird dazu erläutert:
"Ein schriftlich oder elektronisch erlassener Verwaltungsakt muss die erlassende Behörde erkennen lassen. Ferner muss er die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten; dies gilt nicht für einen Verwaltungsakt, der formularmäßig oder mit Hilfe automatischer Einrichtungen erlassen wird."
