Digitale Signatur erstellen: 5 praktische Tipps
Digitale Signaturen erleichtern und beschleunigen den Abschluss von Verträgen enorm. Speziell im Privatkundengeschäft ist die Abbruchrate deutlich niedriger, wenn Kunden den Vertrag online fertigstellen können. Dennoch beschreiben einige Vorstände die Einführung dieses Digitalisierungsprozesses ins Unternehmen als frustrierend. Dieser Artikel beschreibt Fallstricke, auf die Unternehmer achten sollten und wie sie diese umgehen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Signaturen verschlanken Geschäftsprozesse und erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines Vertragsabschlusses.
- Nach der EU-weit geltenden eIDAS-Verordnung sind innerhalb der EU digitale Signaturen handschriftlichen Unterschriften weitestgehend gleichgesetzt. Es gibt nur wenige Ausnahmen, in denen das nicht der Fall ist.
- Abhängig von der Art und dem Sitz der Kundschaft ist mitunter aber Unterstützung durch einen E-Signatur-Experten bei der Einführung des Prozesses erforderlich.
Die Vorteile von digitalen Unterschriften für Unternehmen
Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung des Vertragsabschlusses enorme Potenziale bietet. Abgesehen davon, dass es sich um eine sogenannte medienbruchfreie Einbettung in den Prozess handelt, sparen Unternehmen auch Kosten.
Insbesondere bei Geschäften, die ohnehin online abgewickelt werden, ist es nur allzu logisch, dass auch der Vertragsabschluss digital erfolgt. Das gilt dabei sowohl für große Konzerne als auch für kleine Unternehmen.
Kosten spart sich das Unternehmen dadurch, dass es sich den Papierkrieg und den damit verbundenen bürokratischen Aufwand sparen kann. Zudem können Vertragsverhandlungen ausschließlich online erfolgen. Gesetzlich vorgeschriebene Legitimierungen können ebenfalls von einem Dienstleister digital übernommen werden.
Hinzukommt, dass die Abbruchrate geringer ist. Das heißt, die Erfolgsrate ist höher. Geschäftsprozesse werden verschlankt, die Vertragsabwicklung beschleunigt sich bis um das 20-fache!
Dennoch greift der Großteil der Unternehmen noch nicht auf die Möglichkeit zurück, Unterschriften online zu tätigen. Einer Umfrage zufolge werden digitale Unterschriften bei Bankgeschäften gerade mal von 28 Prozent der Befragten eingesetzt. Gründe sind neben der rechtlichen Unsicherheit auch die technische Umsetzung.
Herausforderungen meistern!
So interessant das zunächst klingen mag, so dürfen die Herausforderungen bei der Implementierung einer Online-Unterschrift nicht verheimlicht werden.
Im ersten Schritt müssen sich Unternehmer informieren, ob in ihrer Branche digitale Unterschriften überhaupt rechtlich möglich sind. Wie eingangs erwähnt, regelt die eIDAS-Verordnung, dass elektronische Signaturen in allen EU-Staaten rechtlich bindend sind. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, wie ein Arbeitsvertrag, in denen eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. Herausfordernd könnte es jedoch sein, wenn die Kundschaft außerhalb der EU sitzt. Wer etwa Kunden in Taiwan hat, kann nicht ohne Weiteres e-Signaturen einsetzen.
Eine weitere Herausforderung ist auch die Wahl der digitalen Signatur. Es gibt nämlich nicht nur die eine Variante, sondern mehrere Möglichkeiten. Bei einigen Varianten muss der Vertragspartner über eine Chipkarte und PIN verfügen. Diese Version sollte aus Nutzersicht jedoch nur dann in Betracht kommen, wenn es entweder rechtlich erforderlich ist oder die Vertragsumstände es erfordern. Ansonsten wirkt es eher abschreckend.
Bei der technischen Umsetzung auf erfahrene Anbieter setzen
Die technische Integration kann ebenfalls eine Herausforderung sein. Hier ist es besonders wichtig, auf Dienstleister für digitale Signaturen zu setzen, die bereits über Expertise auf diesem Gebiet verfügen. Es gibt eine ganze Reihe frischer Anbieter auf dem Markt. Der Markt ist zudem unübersichtlich und jeder möchte einen Teil vom Kuchen abhaben.
Hier nur einige ausgewählte Aspekte, die Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Software im Sinn behalten sollten:
- Nur eIDAS-zertifizierte Anbieter in Betracht ziehen.
- Möglichst einfache Integration in den bereits vorhandenen IT-Prozess.
- Dienstleister sollte sicheres Hosting anbieten. Wenn möglich, soll das Hosting innerhalb der EU erfolgen.
- Erweiterte Verschlüsselung von Dokumenten. Nur der Unternehmer respektive die Berechtigten dürfen Zugriff auf die Dokumente haben.
- Anwendung für verschiedene Dateiformate wie PDF, Word, Excel usw.
Durch das Hosting ersparen sich Unternehmen das Ablegen von Dokumenten. Staubiges Papier muss nicht mehr in den eigenen Büroräumen für viele Jahre gelagert werden. Der Anbieter verwahrt die Dokumente sicher und dauerhaft. Gleichzeitig haben nur die Vertragsbeteiligten Zugriff auf die Unterlagen. Selbstverständlich gilt es hier auf Anbieter zu setzen, die viel Wert auf IT-Sicherheit legen.
Praktische Umsetzung mittels Pilotprojekt
Unternehmen, die digitale Unterschriften einführen möchten, sollten mittels eines Pilotprojektes starten. So erhalten die Mitarbeiter ein Gefühl für den Ablauf und mögliche Stolpersteine können aus dem Weg geräumt werden. Denn letzten Endes muss sich der Signaturen-Prozess am Unternehmen orientieren und nicht andersherum.
Möglicherweise erzeugt die Bekanntgabe eines neuen Projektes Widerstand oder zumindest führt es bei einigen Mitarbeitern nicht gerade zu Freudensprüngen. Das ist normal. Entscheidend ist, dass Herausforderungen angesprochen und ggf. auch dokumentiert werden. Durch ein Pilotprojekt können Vorbehalte und Probleme zielgerichtet angepackt werden.
Wer darüber hinaus weitere Unterstützung benötigt, erhält diese sowohl bei einem seriösen e-Signatur-Dienstleister als auch bei der örtlichen IHK. So hat die IHK Schleswig-Holstein in einem umfangreichen E-Paper die Implementierung des Prozesses beschrieben.
