Neue Regeln für Kleinunternehmer: Umsatzgrenzen, Archivierung & die E-Rechnung

Ihre Buchhaltung ist der Kompass, der den Kurs Ihres Unternehmens bestimmt. Doch wie stellen Sie sicher, dass er auch in turbulenten Zeiten stabil bleibt? Mit den neuen Regelungen ab 2025 kommen wichtige Fragen auf Kleinunternehmer zu: Was bedeuten die Änderungen der Umsatzgrenzen? Wie verändern sich die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Belege und andere Unterlagen? Und welche Rolle spielt die E-Rechnung dabei? Dieser Artikel gibt Ihnen Orientierung und zeigt, wie Sie die neuen Vorgaben nicht nur erfüllen, sondern auch für sich nutzen können.

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• Umsatzgrenze für Kleinunternehmer von 22.000 EUR auf 25.000 EUR angehoben

• Kleinunternehmer müssen keine elektronische Rechnung schreiben, aber empfangen können

• Viele geschäftliche Unterlagen können Sie ab sofort bereits nach 8 Jahren anstatt nach 10 Jahren vernichten

Die neuen Regeln für Kleinunternehmer 2025

Erhöhung der Umsatzgrenzen 

Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung:

• Der Umsatz im Vorjahr darf bis zu 25.000 EUR betragen (statt bisher 22.000 EUR)

• Im laufenden Jahr steigt die Grenze auf 100.000 EUR (statt bisher 50.000 EUR)

Wie gehabt, fließen dabei Umsätze, die Sie als Kleinunternehmer im Ausland erzielen, nicht in die Umsatzgrenze hinein. Diese Anpassung bringt Vorteile für Unternehmer, die so weiterhin von der vereinfachten Regelung profitieren können. 

Gleichzeitig birgt sie Herausforderungen: Überschreiten Sie diese Grenze, fallen Sie als Unternehmer ab 2025 direkt in die Regelbesteuerung. 

Bisher konnten Sie bis zum Jahreswechsel warten, aber dies ist nun nicht mehr möglich. 

Das bedeutet, dass Sie unterjährig Ihre Buchhaltung intensiver im Blick behalten müssen, da Sie bei Überschreiten der 100.000 EUR Grenze sofort umsatzsteuerpflichtig werden.

EU-weite Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung 

Eine weitere Neuerung ab 2025 ist die Ausweitung der Kleinunternehmerregelung auf die gesamte EU. Einen detaillierten Überblick über die Regelung bietet die IHK München.

Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten können diese Regelung nutzen, wenn ihr Jahresumsatz in der EU insgesamt 100.000 EUR nicht überschreiten. 

Dies erleichtert es kleinen Unternehmen, grenzüberschreitend tätig zu sein, ohne auf die Vorteile der Kleinunternehmerregelung verzichten zu müssen.

Wegfall der Umsatzsteuer-Nullmeldung 

Kleinunternehmer, die bisher keine Umsatzsteuer vereinnahmten, mussten unter Umständen dennoch eine sogenannte Nullmeldung abgeben. 

Ab 2025 entfällt diese Verpflichtung, sofern keine entsprechenden Umsätze vorliegen. 

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Unternehmer in Deutschland sind ab 2025 verpflichtet, in vielen Fällen elektronische Rechnungen zu schreiben. Doch wie sieht es bei Kleinunternehmern aus? 

Die Antwort auf diese häufig gestellte Frage lautet: Nein, Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen. 

Allerdings müssen Kleinunternehmer ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern und Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. 

Diese Ausnahmeregelung, dass Kleinunternehmer keine E-Rechnung schreiben müssen, gilt, weil die E-Rechnungspflicht vordergründig für Unternehmen im öffentlichen Auftragswesen oder im B2B-Bereich mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen relevant ist. 

Für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung:

• E-Mail-Programme: Elektronische Rechnungen können Sie meistens als Anhang einer E-Mail empfangen. Für strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung kann jedoch eine zusätzliche Software erforderlich sein.

• Buchhaltungssoftware: Tools wie Lexoffice oder weclapp bieten Ihnen spezielle Funktionen zur Verarbeitung von E-Rechnungen.

• Online-Portale: Hier können Sie Ihre E-Rechnungen und andere Belege hochladen, ohne dass Sie eine Software auf Ihrem PC installieren müssen. In vielen Fällen die einfachste und sinnvollste Variante, insbesondere für kleine Unternehmen.

Verkürzung der Aufbewahrungsfristen: Weniger Archivierung, mehr Effizienz

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden ab 2025 von bisher zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, und betrifft vorwiegend steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen.

Welche Unterlagen sind betroffen? Zu den Dokumenten, die Sie aufbewahren müssen, gehören unter anderem:

• Rechnungen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowohl digital als auch in Papierform

• Verträge: zum Beispiel Miet-, Lieferanten- oder Dienstleistungsverträge

• Bankbelege: Kontoauszüge und Zahlungsnachweise

• Kassenzettel und Quittungen: fallen insbesondere bei Barzahlungen an

• Steuerrelevante Korrespondenz: dazu zählen auch geschäftliche E-Mails

Was bedeutet das für Sie in der Praxis? Die Verkürzung der Fristen bedeutet, dass Sie Unterlagen früher als bisher vernichten dürfen, ohne gegen rechtliche Vorschriften zu verstoßen. 

Dies gilt auch rückwirkend für Dokumente, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 bisher nicht abgelaufen wäre. Zum Beispiel können Sie Rechnungen aus dem Jahr 2017 bereits Ende 2025 vernichten.

Sie sollten jedoch darauf achten, dass geschäftliche Dokumente bis zum Ablauf der Frist sicher und GoBD-konform archiviert bleiben.

Praxistipps für Kleinunternehmer

1. Überwachung der Umsatzgrenzen: Nutzen Sie einfache Tools oder Excel-Vorlagen, um Ihre Umsätze im Blick zu behalten. So vermeiden Sie die unbemerkte Überschreitung der neuen Grenzen. Wenn Sie definitiv die Umsatzgrenze von 100.000 EUR im laufenden Jahr nicht überschreiten, dann müssen Sie natürlich kein strenges Controlling implementieren.

2. Digitalisierung der Rechnungsstellung: Auch wenn Sie als Kleinunternehmer nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind, lohnt es sich, auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Zumindest müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

3. Wahl der richtigen Software: Vergleichen Sie verschiedene Buchhaltungsprogramme und wählen Sie eine Lösung, die zu Ihren Bedürfnissen passt. Achten Sie dabei auf Funktionen wie automatische Umsatzsteuerberechnung und Schnittstellen zu Steuerberatern.

Fazit

Die neuen Regeln ab 2025 bringen unserer Meinung nach für Kleinunternehmer in Summe mehr Erleichterungen als Nachteile. Die höheren Umsatzgrenzen bieten mehr Spielraum, während die verkürzten Aufbewahrungsfristen zu weniger Verwaltungsaufwand führen. 

Auch die EU-weite Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung und der Wegfall der Nullmeldung erleichtern den Alltag. Handeln Sie jetzt, fokussieren Sie sich auf Ihr Unternehmen und legen Sie damit den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.