Kassensysteme in der Gastronomie: Kosten, Funktionen & Anbieter im Vergleich

Ob Restaurant, Café oder Bar – in der Gastronomie zählt jede Sekunde. Bestellungen müssen schnell aufgenommen, Zahlungen reibungslos abgewickelt und Tagesabschlüsse korrekt verbucht werden. Ein zuverlässiges Kassensystem ist daher kein Luxus, sondern eine absolute Notwendigkeit. Wer hier auf veraltete oder unflexible Lösungen setzt, riskiert Fehler und lange Wartezeiten. Im schlimmsten Fall drohen hohe Strafen wegen fehlender gesetzlicher Konformität. Doch die Auswahl ist riesig: Mobile Kassensysteme, cloudbasierte Lösungen, klassische Registrierkassen – welche Variante ist die richtige? Und was kostet ein gutes Kassensystem überhaupt?

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In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Kassensystemen es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Kassensysteme kosten zwischen 1.000–3.000 EUR (Kauf) oder 40–150 EUR/Monat (Miete), plus laufende Kosten.
• Kellner profitieren von mobilen Bestellungen am Tisch, schneller Rechnungsaufteilung, Trinkgeldfunktionen & digitalen Belegen.
• Gesetzliche Vorgaben (TSE, GoBD) sind Pflicht – Verstöße können teuer werden.

Wählen Sie aus folgenden Inhalten:

• Kosten & Preise
• Was leistet ein Gastronomie Kassensystem?
• Vergleich
• Erfahrungsberichte
• Gesetzliche Anforderungen
• Kostenlose Gastronomie Kassensysteme
• Lösungsvorschläge

Kassensysteme in der Gastronomie: Was kostet eine moderne Kasse?

Machen wir uns nichts vor: Der erste Blick geht auch bei einem Kassensystem in der Gastronomie immer in Richtung Kosten. Sicher, die Investition soll den Arbeitsalltag erleichtern, sie soll sich aber auch wirtschaftlich lohnen. Schauen wir uns einmal an, welche Preismodelle es gibt und worauf Sie achten sollten.

Wie setzen sich die Kosten zusammen?

Der Preis eines Kassensystems hängt von mehreren Faktoren ab:

• Hardware: Ein einfaches Kassenterminal kostet um die 600 EUR.  Komplettsysteme mit Bondrucker und Kartenleser haben Preise von um die 1.500 bis 3.000 EUR.

• Software: Cloudbasierte Kassensysteme starten ab 20 EUR pro Monat, während Premium-Lösungen mit erweiterten Funktionen bis zu 100 EUR monatlich kosten.

• Support & Wartung: Die meisten Anbieter berechnen je nach Umfang zwischen 10 und 50 EUR monatlich für Updates und technischen Support.

• Zusatzfunktionen: Schnittstellen für Buchhaltung oder Lieferdienste kosten je nach Anbieter einmalig 100 bis 500 EUR oder als Abo-Modell 5 bis 20 EUR monatlich.

Und sollten Sie ein Kassensystem für die Gastronomie eher mieten oder besser doch kaufen? Beides hat Vor- und Nachteile, auf die wir jetzt näher eingehen.

Vergleich der Kassensysteme in der Gastronomie: Kaufen vs. Mieten

Wenn Sie ein Kassensystem für die Gastronomie kaufen möchten, müssen Sie mit einem Preis von etwa 1.000 bis 3.000 EUR rechnen. Beim Mieten kommen Kassensystemkosten von etwa 40 bis 150 EUR im Monat auf Sie zu.

Hinweis: Cloud-Funktionalität ist in beiden Modellen möglich. Wenn Sie eine Cloud-Lösung nutzen, können Sie standortunabhängig auf Umsätze zugreifen, automatische Updates erhalten und mehrere Kassen verbinden.

Tipp: Auch gekaufte Kassensysteme verursachen monatliche Kosten! Selbst nach dem Kauf fallen oft monatliche Gebühren für Software und Wartung an. Beispiel: Wenn Sie ein Kassensystem für 2.500 EUR kaufen, müssen Sie zusätzlich mit 30 bis 120 EUR monatlichen Betriebskosten rechnen.

Was kann ein modernes Kassensystem für Kellner & Gastronomie leisten?

Volles Haus. Alle Gäste bestellen. Die Küche brummt. Und mittendrin: die Kellner, die alles im Griff haben müssen. Ein Kassensystem muss in diesem Chaos helfen – nicht zusätzlich nerven. Es geht um Tempo, Übersicht und einfache Abläufe.

Ein gutes Kassensystem spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe zwischen Service, Küche und Abrechnung.

Bestellungen aufnehmen – schnell & fehlerfrei

• Mobile Bestellungen: Direkt am Tisch ins System eingeben, Küche & Bar erhalten sie automatisch.

• Tischmanagement: Belegte, freie und reservierte Tische auf einen Blick.

• To-Go- & Abholfunktion: Schnell zwischen „hier essen“ und „zum Mitnehmen“ umschalten.

• Digitale Bon-Weiterleitung: Bestellungen schickt das System direkt an die Küche – weniger Laufwege für das Personal.

• Happy Hour & Rabatte: Preise für Aktionen berechnet das System automatisch oder auf Knopfdruck.

Für Bestellungen per Telefon, E-Mail oder WhatsApp eignen sich spezielle Lösungen wie die von Payone, die eine sichere Abwicklung von Remote-Zahlungen ermöglichen.

Bezahlen – keine Wartezeiten für Gäste

• Alle Zahlungsarten: Kartenzahlung, Apple Pay, Google Pay, Bargeld

• Rechnungssplitting: Gäste zahlen getrennt oder gemeinsam – ohne Kopfrechnen

• Trinkgeld-Funktion: Digitale Eingabe direkt auf dem Kartenleser

• Digitale Belege: Per QR-Code oder E-Mail – schnell & papierlos

Mehr Infos & Hintergründe erhalten Sie in unserem Ratgeber: EC Kartenlesegeräte - Kosten & Vergleich.

Vergleich der besten Kassensysteme für die Gastronomie

Tatsächlich gibt es keine strikte Trennung zwischen stationären, mobilen und cloudbasierten Kassensystemen – oft lassen sich diese kombinieren.

Moderne Lösungen bieten stationäre Kassen mit Cloud-Anbindung, mobile Geräte für Kellner und eine zentrale Datenverwaltung, die alle Prozesse miteinander verknüpft.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Kassensystem-Typen und ihre Stärken:

Kombinationen sind oft die beste Wahl. Viele Gastronomiebetriebe nutzen stationäre Kassen mit Cloud-Anbindung, kombiniert mit mobilen Bestellterminals für einen schnellen Service.

Ein Beispiel: Ein Restaurant mit fest installierter Theken-Kasse kann zusätzlich Smartphones für Kellner nutzen und seine Daten in der Cloud verwalten. Dadurch sind Bestellungen, Zahlungen und Lagerbestände jederzeit synchronisiert.

Moderne Anbieter bieten genau solche All-in-One-Lösungen an – von klassischen Kassensystemen bis zu flexiblen Mietlösungen mit vollständiger Cloud-Integration.

Nehmen Sie auch Bestellungen online über eine Website oder per WhatsApp an? Dann schauen Sie sich bitte unseren Ratgeber zum Thema Zahlungsmethoden Online genauer an. Dort gehen wir auf die spezifischen Anforderungen in diesem Segment ein.

Erfahrungen & Bewertungen von Kassensystemen: Was sagen Gastronomen?

Die Wahl des richtigen Kassensystems ist für Gastronomen eine der wichtigsten Entscheidungen – schließlich beeinflusst es den gesamten Betriebsablauf.

In Erfahrungsberichten zeigt sich, dass moderne Kassensysteme viele Vorteile bieten, aber auch Herausforderungen mit sich bringen können. Im Folgenden einige Erfahrungen aus der Branche.

Positiv: Was schätzen Gastronomen?

Viele Gastronomen loben die leichte Bedienbarkeit moderner Kassensysteme wie Tap to Pay. Besonders beliebt bei Gastronomen sind Lösungen, die sowohl stationäre Kassen als auch mobile Bestellterminals kombinieren.

Dadurch können Sie Bestellungen direkt am Tisch aufnehmen und automatisch an die Küche weiterleiten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

„Seit wir unser Kassensystem um mobile Terminals erweitert haben, läuft der Service viel schneller. Unsere Gäste müssen weniger warten, und die Küche bekommt alle Bestellungen sofort.“ – Restaurantbesitzer aus München

Auch Cloud-Lösungen schätzen Gastronomen zunehmend. Sie ermöglichen es Betreibern, ihre Umsätze in Echtzeit zu überwachen, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Zudem vereinfachen sie den Update-Prozess, da gesetzliche Anpassungen und neue Funktionen automatisch integriert werden.

Zahlungssysteme, die sämtliche Möglichkeiten wie EC-Karten, Kreditkarten und mobile Zahlungsoptionen unterstützen, liegen ebenfalls hoch im Kurs. Gäste erwarten heute eine schnelle und flexible Bezahlmöglichkeit, und moderne Kassensysteme bieten genau das.

Herausforderungen: Wo gibt es Probleme?

Trotz vieler Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die Gastronomen bei der Wahl eines Kassensystems beachten sollten.

Ein häufiger Kritikpunkt betrifft die Zuverlässigkeit der Technik – insbesondere bei cloudbasierten Systemen, die eine stabile Internetverbindung erfordern.

Kommt es zu Netzwerkausfällen, kann dies den Betriebsablauf beeinträchtigen. Daher setzen viele Gastronomen auf Systeme, die offline-fähig sind oder eine automatische Synchronisation haben, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Auch den Kundenservice einiger Anbieter empfinden so manche Gastronomen nicht immer als optimal. Lange Wartezeiten oder komplizierte Support-Prozesse können problematisch sein, wenn es im laufenden Betrieb zu technischen Störungen kommt.

„Wenn mal etwas nicht funktioniert, brauche ich schnelle Hilfe. Leider war unser Support nicht immer gut erreichbar.“ – Café-Inhaber aus Berlin

Ein weiteres Thema ist die rechtliche Konformität. Einige Gastronomen berichten von Problemen mit gesetzlichen Anforderungen wie der TSE-Pflicht oder der GoBD-Konformität. Nicht alle Kassensysteme erfüllen automatisch die steuerlichen Vorgaben, weshalb es wichtig ist, dies vorab zu prüfen.

„Wir mussten unser Kassensystem nachträglich anpassen, weil es nicht den neuesten Vorschriften entsprach. Das hätte ich vorher besser prüfen sollen.“ – Betreiber eines kleinen Restaurants in Düsseldorf

Hier zahlt es sich aus, vor der Entscheidung Erfahrungsberichte zu prüfen und auf Anbieter mit gutem Support zu setzen.

Gesetzliche Anforderungen: Was sollten Sie beachten?

Ein Kassensystem ist nicht nur ein Hilfsmittel für Sie in der Gastronomie, sondern auch eine steuerrechtlich relevante Komponente. Wer die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, riskiert empfindliche Strafen oder Probleme bei Steuerprüfungen.

• GoBD-Konformität: Alle Kassensysteme müssen so programmiert sein, dass keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung möglich sind. Die Daten müssen vollständig, unverändert und jederzeit abrufbar sein.

• TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung: Jedes Kassensystem muss eine TSE (zertifizierte Sicherheitseinrichtung) haben, die alle Kassendaten manipulationssicher speichert.

• Belegausgabepflicht: Seit 2020 sind Gastronomen verpflichtet, jedem Kunden einen Kassenbeleg auszustellen. Den Beleg können Sie ausdrucken oder digital per QR-Code oder E-Mail an Ihre Kunden senden.

• Kassenmeldepflicht: Neue Kassensysteme müssen Sie dem Finanzamt melden. Diese Regel soll sicherstellen, dass keine nicht registrierten Kassen im Umlauf sind.

• Kassenführung & Prüfungen: Gastronomiebetriebe können jederzeit einer steuerlichen Kassen-Nachschau unterzogen werden. Fehlerhafte oder nicht GoBD-konforme Kassensysteme können zu hohen Nachzahlungen oder Strafen führen.

Viele Anbieter haben ihre Systeme bereits an die gesetzlichen Anforderungen angepasst. Sie sollten vor dem Kauf oder einer Miete dennoch explizit prüfen, ob alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind.

Gibt es kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie?

Vielleicht fragen Sie als Gastronom sich auch: Gibt es ein kostenloses Kassensystem, das trotzdem den gesetzlichen Anforderungen entspricht? Die Antwort: Ja, aber ...

Es gibt einige kostenlose Kassensystem-Apps für die Gastronomie, die auf Tablets oder Smartphones laufen. Diese eignen sich oft für kleine Betriebe, haben aber meist eingeschränkte Funktionen.

Kostenlose Kassensysteme – Vorteile & Nachteile

Wann lohnt sich ein kostenloses Kassensystem?

Für sehr kleine Betriebe (z. B. Foodtrucks, Marktstände, Pop-up-Stores) in der Gastronomie kann eine kostenlose App oder ein einfaches Kassensystem ausreichen.

Wenn Sie nur eine kurzfristige Lösung suchen oder erst testen möchten, können Sie ebenfalls eine kostenlose Testversion nutzen. Allerdings ist diese zeitlich begrenzt und Sie müssen später dann auf eine Bezahlversion umstellen.

Für mittelgroße & große Gastronomiebetriebe kommen kostenlose Systeme nicht infrage, da sie oft keine gesetzliche Zertifizierung (TSE, GoBD) haben. Langfristig sind sie zu unsicher und bieten einfach zu wenig Funktionen, die Sie wirklich benötigen.

Fazit: Welches Kassensystem ist die beste Wahl?

Moderne Kassensysteme erleichtern Ihren Gastro-Alltag enorm – doch welches System ist das Richtige? 

Für kleine Cafés, Foodtrucks & Pop-up-Stores:

• Mobile oder App-basierte Kassensysteme sind unserer Meinung nach die beste Wahl

• Wenn Sie nur wenig mit Bargeld zu tun haben, können Sie auf reine Tablet-Kassensysteme setzen

• Es gibt kostenlose Lösungen, aber mit Einschränkungen

Für Restaurants & Bars:

• Hybrid-Lösungen (stationäre Kasse + mobile Terminals) sind hier ideal

• Ein gutes System sollte offline-fähig & gesetzeskonform sein

• Cloud-Anbindung kann den Überblick über Umsätze & Lagerbestand erleichtern

Für große Gastronomiebetriebe & Ketten:

• Cloud- & vernetzte Kassensysteme ermöglichen zentrale Steuerung mehrerer Standorte

• Kombination aus stationärer Kasse & mobilem Bestellsystem ist hier vermutlich die beste Wahl

• Datensicherheit & gesetzliche Anforderungen sollten oberste Priorität haben

Ein Kassensystem sollte nicht nur die täglichen Abläufe erleichtern, sondern auch sicher, gesetzeskonform & zukunftsfähig sein. Gastronomen, die sich gut informieren und Erfahrungsberichte vergleichen, finden die Lösung, die am besten zu ihrem Betrieb passt.