Ein nicht unwichtiger Punkt den Sie im Rahmen Ihrer Existenzgründung für sich und Ihr Unternehmen klären müssen, ist die Entscheidung ob Sie die Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuergesetztes (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen möchten oder nicht.

Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer Mustermann handelt mit Vitrinen, versteuert seine Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer und darf den regulären Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

Bezugskalkulation:

Verkaufskalkulation:

Mit dem Verkauf einer Vitrine macht Unternehmer Mustermann hier einen Gewinn von 36,78 EUR. Die vereinnahmte Umsatzsteuer von 34,94 EUR stellt für ihn nur einen durchlaufenden Posten dar, da er die Steuer nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums an das Finanzamt abführen muss. Eventuell von ihm gezahlte Vorsteuer, z. B. aus dem Einkauf der Vitrine (im Beispiel 19 % von 108,96 EUR = 20,70), kann er von der Umsatzsteuer abziehen und den verminderten Betrag an das Finanzamt zahlen.

In dieser Kalkulation kauft der Unternehmer Mustermann hier als Kleinunternehmer eine Vitrine beim gleichen Hersteller zu denselben Konditionen. Da er aber nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, muss hier die Umsatzsteuer in der Kalkulation berücksichtigt werden.

Bezugskalkulation:

Verkaufskalkulation:

Der Gewinn pro verkaufte Vitrine beträgt bei dem Kleinunternehmer jetzt 43,76 EUR. Er muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, darf aber im Gegenzug auch die Vorsteuer aus den Bezugskosten der Vitrine nicht geltend machen.

Auch wenn der Gewinn pro Vitrine in der Kleinunternehmer-Variante höher ist, sollten Sie bei der Entscheidung ob mit oder ohne Umsatzsteuer, natürlich auch andere Aspekte sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile berücksichtigen.

Des Weiteren sollten Sie aber auch die Frage der Liquidität bedenken. Der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer darf zwar die Vorsteuer aus dem Bezug der Vitrine abziehen, d. h. er bekommt sie vom Finanzamt erstattet, er muss allerdings auch die vereinnahmte Umsatzsteuer monatlich an das Finanzamt bezahlen. Die folgende Berechnung soll dies noch einmal verdeutlichen:

Die Zahlung an das Finanzamt ist in diesem Beispiel natürlich nicht sehr hoch. Wenn Sie aber überlegen, Unternehmer Mustermann verkauft beispielsweise pro Monat Ware für netto 50.000,00 EUR, bedeutet das, dass 9.500,00 EUR zur Zahlung an das Finanzamt fällig wären. Und dieses Geld muss Unternehmer Mustermann zahlen - auch unabhängig davon, ob seine Kunden seine Rechnung bereits bezahlt haben, oder ob er Vorsteuer in ähnlicher Höhe dagegen rechnen kann.

Ein entscheidender Faktor ist bei diesen Überlegungen vor allem auch, welche Abnehmer Sie mit Ihren Produkten erreichen wollen.

Mittels dieser Berechnung überprüft das Finanzamt, ob die geltend gemachten Vorsteuerbeträge mit den Betriebsausgaben des Unternehmens übereinstimmen. Dies wird vorzugsweise bei Betriebsprüfungen durchgeführt, um Steuerhinterziehung bzw. Schwarzgelder aufzudecken. Mögliche Fehlerquellen können in der versehentlichen Erfassung von Abzugsbeträgen oder einer nachträglichen Stornierung von Rechnungen liegen. Eine Abstimmung der Konten durch den Unternehmer ist eine vorbeugende Methode, um dem Vorwurf eines Betrugsversuchs entgegenzuwirken. Die Vorgehensweise ist verhältnismäßig einfach. Der Unternehmer addiert alle Aufwandskonten, also alle gebuchten Betriebsausgaben. Weiterhin sind dieser Summe geleistete Anzahlungen sowie Käufe des Anlagevermögens mit Vorsteuerabzug (bspw. Pkws, Maschinen etc.) hinzuzufügen. Aus dem so entstehenden Betrag ist die abzugsfähige Vorsteuer zu ermitteln. Dieser Betrag ist mit den Vorsteuerkonten der Buchführung zu vergleichen.
Beispiel:

Konto Telefon: 100 EUR (netto)
Konto Benzin: 500 EUR (netto)
Konto Fachzeitschriften 150 EUR (netto)

1. Summe mit 16% Vorsteuersatz 600 EUR
2. Summe mit 7% Vorsteuersatz 150 EUR

Daraus resultierende Vorsteuer:
1. 96 EUR (bei 16% Umsatzsteuer)
2. 10,50 EUR (bei 7% Umsatzsteuer)

Vergleich mit den auf den Vorsteuerkonten gebuchten Beträgen:
1. Auf dem Konto Vorsteuer 16% wird ausgewiesen: 96 EUR
2. Auf dem Konto Vorsteuer 7% wird ausgewiesen: 10,50 EUR

Ergebnis: Die Vorsteuerverprobung hat zu keinerlei Beanstandungen geführt.

Ergeben sich aus dieser Verprobung Abweichungen, so ist auf ein Rechen- oder Tippfehler zu schließen. Im schlimmsten Fall handelt es sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung. Vgl. auch Umsatzsteuerverprobung.

Welche Mindestinhalte ein Beleg haben muss, um als Nachweis für den Vorsteuerabzug zu gelten, können Sie hier nachlesen.

Es gibt allerdings auch eine vom Gesetzgeber gewährte Ausnahmeregelung, der sogenannte Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen. Diese vereinfachte Ermittlung der Vorsteuerbeträge steht bestimmten Berufsgruppen offen und ist im §23 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu finden.

Beim Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen darf ein bestimmter Prozentsatz des Nettoumsatzes pauschal als abzugsfähige Vorsteuer angesetzt werden. Unerheblich sind hier die tatsächlichen Betriebsausgaben, wie hoch der Prozentsatz ist, der abgezogen werden darf, ist von der Art der Tätigkeit abhängig. Alle Vorschriften, die sonst für den Vorsteuerabzug gelten, sind für diesen Fall irrelevant. Die Ermittlung der Durchschnittssätze, also der prozentualen Abzüge sind nach statistischen Werten ermittelt. Insgesamt gibt es 58 Berufsgruppen, die diese Möglichkeit nutzen können, die Pauschalsätze liegen zwischen 1,5% (für Notare und Rechtsanwälte) und 12,5% (für Brennstoff-Einzelhändler).

Sinn des Vorsteuerabzuges nach Durchschnittssätzen ist es, eine Arbeitserleichterung für Unternehmen und Finanzämter zu schaffen. Profitieren sollen kleinere Unternehmen, deshalb ist diese Möglichkeit der Umsatzsteuerberechnung reglementiert. Damit das Verfahren verwendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen im Unternehmen erfüllt sein:

• Das Unternehmen muss der Regelbesteuerung unterliegen.
• Für die Berufsgruppe, zu dem das Unternehmen gehört, müssen Durchschnittssätze festgelegt sein (lt. Anlage zu den §§ 69, 70 UStDV).
• Der Nettoumsatz im Vorjahr darf eine Summe von 61.356 Euro (§ 69 Abs. 3 UStDV) nicht überschreiten.
• Der Gewinn wird mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt.
• In den letzten fünf Kalenderjahren darf eine pauschale Vorsteuerermittlung nicht widerrufen worden sein.

In der Anlage zu den §§69 und 70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ist festgelegt, für welche Berufsgruppen diese vereinfachte Form der Vorsteuerberechnung möglich ist und welche Prozentsätze angesetzt werden dürfen. Untergliedert ist die Anlage in zwei Abschnitte, getrennt nach Berufsgruppen, die Durchschnittssätze für alle Vorsteuerbeträge ansetzen dürfen (Abschnitt A) und solche, die nur für einen Teil der Vorsteuer Durchschnittssätze anwenden können (Abschnitt B).

Beispielhaft hier einige Berufe, die jeweiligen Durchschnittssätze sind in Klammern angegeben:

Abschnitt A

• Bau- und Möbeltischlereien (9,0%)
• Buchbindereien(5,2%)
• Elektroinstallateure (9,1%)
• Hoch- und Ingenieurbau (6,3%)
• Kraftfahrzeug-Reparaturbetriebe (9,1%)
• Zimmereien (8,1%)
• Brennstoff-Einzelhandel (12,5%)
• Drogerien (10,9%)
• Obst- und Gemüsehändler (6,4%)
• Textilgeschäfte (12,3%)
• Gaststätten (8,7%)
• Taxiunternehmen (6,0%)
• Grafiker (5,2%)
• Hochschullehrer (2,9%)
• Journalisten (4,8%)

Abschnitt B

• Architekten (1,9%)
• Rechtsanwälte und Notare (1,5%)
• Schornsteinfeger (1,6%)
• Wirtschaftsprüfer (1,7%)

Zu beachten ist hierbei, dass es nicht in erster Linie auf die Berufsbezeichnung ankommt, sondern darauf, dass die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit auch typisch für die angegebene Berufsgruppe ist. Häufig können selbst die zuständigen Finanzbeamten nicht klar definieren, welche Tätigkeiten nun berufstypisch sind. Dieser Umstand birgt das Risiko, dass sich erst im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden herausstellt, ob der Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen rechtmäßig angewandt wurde. Zu zaghaft sollte man hier allerdings nicht vorgehen, zumal wenn man selbst der Auffassung ist, dass die Tätigkeit berufstypisch ist.

Wie Betriebsprüfer einem Unternehmen zu Leibe rücken können und welche Taktiken sie anwenden, haben wir bereits an anderer Stelle beschrieben.

Seit 1993 gilt der Nettoumsatz von 61.356 Euro als Obergrenze für den pauschalen Vorsteuerabzug. Dabei ist zu beachten, dass dieser Wert sich nicht auf den Gesamtumsatz im Unternehmen bezieht, sondern nur auf die Tätigkeit, die unter die Berufsgruppen fällt, die zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen berechtigt ist. Wer also verschiedene Tätigkeiten ausübt, kann für den begünstigten Zweig die Pauschale in Anspruch nehmen, auf den Rest des Unternehmens wird die herkömmliche Umsatzsteuerberechnung angewandt.

Hinsichtlich des Nettoumsatzes ist zu beachten, dass bei der Vorsteuerpauschalierung auch Verkäufe von Anlagevermögen zum Umsatz gezählt werden. Dies kann zur Folge haben, dass nur durch den Verkauf von Anlagevermögen aus dem Betrieb die Höchstgrenze überschritten und damit der pauschale Vorsteuerabzug unzulässig wird.

Wer als Existenzgründer den Vorsteuerabzug nach Durchschnittsätzen anwenden will, hat keinen Vorjahresumsatz, auf den er als Richtwert zurückgreifen kann. Hier wird mit dem voraussichtlichen Umsatz gerechnet. Prognostiziert der Gründer einen Umsatz, der unter dem Grenzwert von 61.346 Euro liegt, darf er für dieses Jahr die vereinfachte Berechnung anwenden, selbst wenn sich am Ende des Wirtschaftsjahres herausstellt, dass der Umsatz höher war. Im zweiten Jahr darf eine Hochrechnung aus dem ersten Jahr zugrunde gelegt werden.

Als Grundlage für die Berechnung des pauschalen Vorsteuerabzuges gilt zum einen der für die Berufsgruppe angegebene Prozentsatz, zum anderen der Nettoumsatz, der in dieser Berufsgruppe im Jahr erzielt wurde. Zum Umsatz gehören alle Umsätze eingerechnet, die der Unternehmer erzielt hat. Dies gilt für umsatzsteuerpflichtige ebenso wie für umsatzsteuerfreie Leistungen. 

Eine Ausnahme bilden hier Umsätze, die gemäß §4, Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sind wie die Leistungen als Lehrer oder Dozent. Umsätze, die durch den Verkauf des gesamten Betriebes erzielt wurden, dürfen nicht in den pauschalen Vorsteuerabzug mit einberechnet werden. Wird die Differenzbesteuerung im Unternehmen angewandt, dann zählt die Differenz zwischen Verkauf- und Einkaufspreis als Bemessungsgrundlage für den Umsatz.

Lesetipp: Was es sonst noch in Sachen Differenzbesteuerung zu beachten gibt, insbesondere, wenn es um Verkäufe bei ebay geht.

Eine Vorsteuerpauschale kann im Übrigen auch dann erhoben werden, wenn keine tatsächlichen Betriebsausgaben vorhanden sind oder keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegen. Weiterhin gilt für die Obergrenze des Nettoumsatzes, dass die Vorsteuerabzugspauschale auch dann angewandt werden darf, wenn der Umsatz im laufenden Jahr den Grenzwert überschreitet, da als Richtwert der Vorjahresumsatz herangezogen wird.
Umsätze, die aus folgenden Geschäftsvorgängen erzielt werden, dürfen nicht zum Nettoumsatz hinzugerechnet und damit auch nicht für den pauschalen Vorsteuerabzug in Ansatz gebracht werden:

• Einfuhr und innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen
• Geld- und Kreditgeschäfte
• Verkauf von Grundstücken
• Versicherungsleistungen
• Unterricht

Häufig gibt es innerhalb eines Unternehmens mehrere Geschäftsfelder, die möglicherweise nicht alle für den pauschalen Vorsteuerabzug zugelassen sind. Hier gibt es, je nach Berufszweigen, verschiedene Varianten:

• Sind alle ausgeübten Tätigkeiten in der Anlage zur UStDV zu finden und überschreiten dies Tätigkeiten nicht den maximalen jährlich zugelassenen Nettoumsatz, darf für jede Tätigkeit der angegeben Vorsteuerabzug pauschal getätigt werden. Arbeitet man zum Beispiel hauptberuflich als Bautischler und übt eine Nebentätigkeit als Schriftsteller aus, können für beide Berufe die jeweiligen Vorsteuerpauschalen angesetzt werden.
• Ebenfalls möglich ist der pauschale Abzug, wenn nur ein Teil der Tätigkeiten zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen berechtigt ist. In diesem Fall werden die Betriebskosten zugeordnet und für den zur Pauschale berechtigten Anteil am Umsatz kann der vereinfachte Abzug angewandt werden. Für die weiteren Umsätze muss die herkömmliche Umsatzsteuerberechnung zum Ansatz kommen. Stammen allerdings mindestens 75% des Umsatzes aus der zum pauschalen Vorsteuerabzug berechtigten Tätigkeit, dann darf die Pauschale der Haupttätigkeit angewandt werden. Im Einzelhandel wird dieser Prozentsatz mit 50% angesetzt.

Erfüllt ein Unternehmen sämtliche Voraussetzungen für den pauschalen Abzug, dann kann die Pauschale durch den entsprechenden Eintrag im Formular für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, bzw. die Umsatzsteuererklärung geltend gemacht werden. Im Formular ist dazu die Zeile „Vorsteuerbeträge, die nach den allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind (§23 UStG)“ vorgesehen. Mit dem Eintrag der pauschalen Vorsteuer ist gleichzeitig der Antrag auf pauschalen Abzug gestellt, legt das Finanzamt dagegen keinen Widerspruch ein, kann der Antrag als bewilligt angesehen werden.

Hat man mit diesem formlosen Antrag zum Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen gewechselt, ist eine Rückkehr zur Normalbesteuerung jederzeit wieder möglich. Dann jedoch ist man für die nächsten fünf Wirtschaftsjahre auf die Normalbesteuerung festgelegt. Generell ist der Wechsel immer nur zum Jahresanfang möglich. Sinn macht ein Wechsel zum Beispiel, wenn in einem Wirtschaftsjahr hohe Ausgaben geplant sind und damit auch hohe Vorsteuerbeträge anfallen.
Ein Wechsel der Besteuerungsart wird auch dann nötig, wenn die Voraussetzungen für die Durchschnittsbesteuerung wegfallen, das kann zum Beispiel durch einen Wechsel der Tätigkeit, den Eintritt der Bilanzierungspflicht oder durch eine Erhöhung des Nettoumsatzes der Fall sein.

Immer dann, wenn relativ wenige Betriebsausgaben anfallen, kann der Vorsteuerabzug sich ausgesprochen günstig auswirken, denn es kommt nicht auf die tatsächlichen Ausgaben an. Selbst wer keinerlei Betriebsausgaben nachweisen kann, darf die Durchschnittsbesteuerung anwenden. Da es sich bei dieser vereinfachten Art der Besteuerung nur um ein Angebot handelt, kann man sich als Unternehmerfrei entscheiden. Stellt sich am Jahresende nach Prüfung aller Belege heraus, dass ein pauschaler Vorsteuerabzug günstiger ist, nimmt man ihn in Anspruch.

Ebenfalls lohnenswert ist die Durchschnittsbesteuerung, wenn sehr viele kleine Belege anfallen und die Gewinnermittlung manuell durchgeführt wird. Dadurch wird die Abrechnung erheblich erleichtert und viel Zeit eingespart.

Alles über Betriebsausgaben finden Sie im Lexikon der Betriebsausgaben