Übernachtungskosten: So setzen Sie Ihre Hotelrechnung richtig ab

Selbstständige können Übernachtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Rechnung sollte auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein und ohne Frühstück ausgewiesen werden. Falls dies nicht möglich ist, wird das Frühstück bei einer Komplettrechnung abgezogen, indem 20 % vom Pauschbetrag für die Verpflegung veranschlagt werden. Im Inland beträgt dieser Satz 4,80 €. Im Ausland ist die Verpflegungspauschale höher und somit auch der Satz für das Frühstück. Wichtig ist, dass auf der Rechnung der Steuersatz ausgewiesen wurde.

Wenn die Übernachtungskosten für Mitarbeiter ersetzt werden, kann dies entweder durch eine direkte Rechnung in voller Höhe geschehen oder in Höhe des Pauschbetrages für das jeweilige Land. Wichtig ist, dass auch hier die Frühstücksregelung beachtet wird. Der Unternehmer kann jedoch nur die tatsächlichen Übernachtungskosten der Mitarbeiter als Betriebsausgaben gewinnmindernd ansetzen. Die pauschale Lösung führt beim Unternehmer nicht zu einer Betriebsausgabe.

Die Berechnung sieht Folgendes vor: 20 Prozent von 28 Euro (Tagessatz) ergeben 5,60 Euro für das Frühstück, sofern es beispielsweise in einem Flugzeug als Teil des Fluges serviert wird. Für das Abendessen sind es 40 Prozent, also 11,20 Euro. Diese Beträge können also von den Reisekosten auch wieder abgezogen werden.

In einer Reisekostenabrechnung vonseiten des Arbeitgebers sind die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten und die Verpflegungskosten als Betriebsausgaben anzugeben. Besonders bei den Ausgaben für die Unterkunft schaut das Finanzamt genau hin. Ein Luxushotel zum Beispiel könnte unangemessen sein.

Der Begriff Geschäftsreise greift generell immer dann, wenn der Unternehmer geschäftlich oder betrieblich unterwegs ist. Bei größeren geschäftlichen Fahrten mit Übernachtungskosten, welche weder an der Betriebsstätte noch in der eigenen Wohnung liegen sollten, ist der betriebliche Anlass für die Reise nachzuweisen. Daher ist es sinnvoll, eine Seminarbroschüre oder Ähnliches von der Dienstreise mitzunehmen.

Es handelt sich um vier Arten, die das Finanzamt anerkennt:

• Unterkunftskosten oder Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Punkt 1: Die Unterkunftskosten dürften klar sein. Zu Fragen in Bezug auf Übernachtung und Frühstück bitte weiter unten nachlesen.
Punkt 2: Die Fahrtkosten werden aktuell mit 0,30 Euro pro Kilometer festgelegt.
Punkt 3: Zum Verpflegungsmehraufwand oder Spesen finden Sie im Bereich Verpflegungspauschalen weitere Fakten.
Punkt 4: Auch zu den Reisenebenkosten gibt es weiter unten eine eigene Frage und Antwort.

Dieser Begriff ist etwas ungenau. Es handelt sich dabei für Selbstständige um eine Verpflegungspauschale. Mehr dazu im Artikel Spesen!

Dazu gehören Trinkgelder, Garagen- und Parkplatzgebühren, Mautgebühren, Reiseversicherungen und anderes mehr; also alle Kosten, die nicht zu den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten gehören. Diese Kosten müssen, wie andere auch, verhältnismäßig, also angemessen sein. Die Aufwendungen müssen in der Abrechnung durch Einzelnachweise bezeugt werden. Das bedeutet, Quittungen, Eintrittskarten und andere Belege sollten unbedingt aufgehoben werden. Für Trinkgelder und andere Ausgaben ohne Quittung können Eigenbelege eingereicht werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang das sogenannte Business Package, das Hotelkosten, die nicht zur Übernachtung gehören, zusammenfasst. Auf diese Weise können beispielsweise die Nutzung des WLANs, des Schuhputz-, Wasch- und Bügelservices, Transportkosten vom und zum Hotel und manches andere abgerechnet werden. Siehe auch Reisekosten!

Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt 20 Euro. Dieser Betrag ist extrem niedrig und spiegelt in keinster Weise eine durchschnittliche Hotelrechnung wider. Daher sollte immer auf die tatsächlichen Übernachtungskosten geachtet und diese als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Schon Doppelzimmer gelten als Mehrbettzimmer. Wird der Unternehmer privat begleitet, zum Beispiel von seiner Ehefrau, kann als Höchstbetrag nur der Preis abgerechnet werden, den das Zimmer für eine Einzelperson gekostet hätte. Der Restbetrag muss privat bezahlt werden. Siehe Privatentnahmen! Anders sieht es aus, wenn ein Kollege mit im Zimmer übernachtet. Eine Veranlassung dafür ist beispielsweise eine Messe. In solchen Fällen werden übrigens auch höhere Hotelpreise anerkannt, da die Unterkünfte in der Regel Messeaufschläge berechnen. Auch hier gilt für das Unternehmen: Das Hotel muss angemessen sein.