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Ständig hört man von ihm: dem Geheimcode der Formulierungen in Arbeitszeugnissen. Arbeitgeber müssen in ihrer Bewertung zwar ehrlich sein, dürfen aber bestimmte Aspekte im Zeugnis doch nicht offen ansprechen. Aus dieser rechtlichen Grundlage heraus hat sich eine Art Zeugnissprache mit speziellen Formulierungen entwickelt, die es dem Arbeitgeber ermöglicht, auch eher unangenehme Themen wie eine mangelnde Leistung, eine chaotische Arbeitsweise oder ein unerwünschtes Verhalten zur Sprache zu bringen. Wir klären auf, worauf Sie bei der Zeugniserstellung achten sollten und zeigen Ihnen die Bedeutung einiger Formulierungen der Zeugnissprache.
Wenn Sie für eine Mitarbeiterin ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen, sollten Sie die wichtigsten rechtlichen Vorgaben kennen und umsetzen. Es steht zwar in keinem Gesetz geschrieben, wie ein Arbeitszeugnis genau auszusehen hat. Inzwischen wurde aber durch das Richterrecht eine Vielzahl an Regelungen geschaffen, die Sie einhalten müssen:
Ein Arbeitszeugnis folgt in seiner Form stets demselben Aufbau:
In den folgenden Schritten prüfen Sie ein Zeugnis, das Ihnen ein Bewerber übermittelt. Dieselben Informationen unterstützen Sie als Vorgesetzter oder Personaler allerdings gegebenenfalls auch dabei, selbst ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis für eine Mitarbeiterin zu verfassen.
Im ersten Schritt prüfen Sie das Arbeitszeugnis auf die vergebene Gesamtbewertung. Diese wird mit Formulierungen zum Ausdruck gebracht, die den Schulnoten 1 bis 6 entsprechen. Sie erkennen sie an den folgenden Formulierungen (achten Sie auf die feinen Unterschiede):
Note | Formulierung |
|---|---|
Sehr gut | … hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. |
Gut | … hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. |
Befriedigend | … hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. |
Ausreichend | … hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt. |
Mangelhaft | … hat die ihm übertragenen Aufgaben im Allgemeinen zu unserer Zufriedenheit erledigt. |
Ungenügend | … hat sich bemüht, die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. |
Eine sehr gute Beurteilung liest sich stets wie eine gewisse Übertreibung – die Kombination mehrerer positiv besetzter Ausdrücke wie „stets“, „zur vollsten Zufriedenheit“, „Erwartungen übertroffen“, „außerordentlich“ oder „im höchsten Maße“ zeigen, dass Sie vollauf zufrieden waren und die Mitarbeiterin Ihren Erwartungen entsprochen hat. Die danach folgenden Abstufungen lassen entweder einzelne Bestandteile des Satzes weg oder schwächen die Adjektive ab (zum Beispiel „zur vollen Zufriedenheit“ statt „zur vollsten Zufriedenheit“).
Die Leistungsbeurteilung erstellen Arbeitgeber nach demselben Prinzip wie die Gesamtbeurteilung, also mit Schulnoten von 1 bis 6. Superlative deuten auf eine sehr gute bis gute Leistung, sehr gute Fachkenntnisse und herausragende Arbeitsergebnisse hin, besonders wenn der Vorgesetzte die Durchgängigkeit der Leistung betont.
Ein Arbeitszeugnis darf den Arbeitnehmer nicht in seinem beruflichen Fortkommen behindern. Deshalb hat es sich eingebürgert, negative Aspekte der Zusammenarbeit verschlüsselt in den Text zu integrieren. Hier müssen Sie zwischen den Zeilen lesen:
Zusätzlich haben sich im Laufe der Zeit bestimmte Formulierungen herausgebildet, die etwas ganz anderes aussagen, als man auf den ersten Blick erwarten würde. Beispiele:
Formulierung | Bedeutung |
|---|---|
Sie war stets bemüht, ihren Pflichten nachzukommen. | Sie hat es leider oft nicht geschafft. |
Er kam seinen Aufgaben so gut nach, wie er konnte. | Es mangelt ihm an Fachwissen und Fähigkeiten. |
Er führte seine Aufgaben in der ihm eigenen Weise aus. | Er hat sich nicht ins Team eingefügt und war ein Quertreiber. |
Sie zeigte Verständnis für ihre Aufgaben. | Sie hat nichts erreicht und die Erwartungen nicht erfüllt. |
Er bewies Einfühlungsvermögen für die Belange der Belegschaft. | Er flirtete mit Kollegen oder belästigte sie. |
Mit seiner Geselligkeit förderte er die Verbesserung des Betriebsklimas im Unternehmen. | Er spricht dem Alkohol zu. |
Er setzte sich für die Belange der Belegschaft ein. | Der Mitarbeiter engagiert sich in der Gewerkschaft. |
Wir wünschen ihm alles Gute und vorrangig Gesundheit. | Der Mitarbeiter hat oft blaugemacht. |
Sie war eine gefragte Gesprächspartnerin im Unternehmen. | Sie tratscht gerne. |
Sie hat ein gesundes Selbstvertrauen. | Sie ist arrogant. |
Wenn Sie selbst Arbeitszeugnisse von Bewerbern lesen, genießen Sie sie immer mit Vorsicht. Ein ungeübter Schreiber kann Aspekte wie die oben genannten versehentlich und aus Unwissenheit einbringen, ohne etwas Negatives unterstellen zu wollen. Betrachten Sie daher ein Arbeitszeugnis immer im Gesamtzusammenhang und überbewerten Sie keine einzelnen Formulierungen.
Jeder Arbeitnehmer hat nach § 630 BGB einen Anspruch darauf, dass Sie ihm nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis ausstellen.
Standardmäßig müssen Unternehmen nur ein einfaches Zeugnis erteilen, das lediglich die Beschäftigungsdauer und die Aufgaben bescheinigt. Fordert der Mitarbeiter allerdings ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, so müssen Sie eine Beurteilung seiner Leistungen, Fähigkeiten und seines Verhaltens vornehmen (§ 109 GewO). Ausnahmen gibt es lediglich bei sehr kurzer Beschäftigungsdauer. Aber schon ab sechs Wochen können Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis verlangen (Urteil des LAG Köln vom 30. März 2001, Az. 4 Sa 1485/00).
Solche Formulierungen sind nicht zulässig, wenn der Mitarbeiter dem nicht zustimmt (Urteil des LAG Düsseldorf vom 22. August 1988, LAGE § 630 BGB Nr. 4). Beispiele:
Dank zahlreicher Gerichtsurteile gibt es inzwischen eine ganze Reihe an Formerfordernissen, denen ein Zeugnis genügen muss:
Tatsächlich gab es in der Vergangenheit bereits viele Urteile, wonach bestimmte Arbeitszeugnis-Formulierungen abgeändert werden mussten, die einen Mitarbeiter in seinem beruflichen Fortkommen behinderten. So hatte etwa das Arbeitsgericht Berlin 2012 entschieden, dass es so wenige Zeugnisse mit der Gesamtnote „Befriedigend“ oder schlechter gäbe, dass ein „Befriedigend“ bereits negativ zu werten sei.
Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch klargestellt: Ein „Befriedigend“ ist durchaus in Ordnung und darf mit den entsprechenden Formulierungen im Zeugnis genutzt werden.
Einige Informationen dürfen nicht im Arbeitszeugnis stehen:
Grundsätzlich sind Sie zwar verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Häufig liefern aber die Mitarbeiter bereits einen Entwurf, den Sie nur noch unterschreiben müssen. Alternativ können Sie einen Dienstleister beauftragen, der die richtigen Arbeitszeugnis-Formulierungen für Sie schreibt.
Inzwischen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sich die Erstellung eines Arbeitszeugnisses zu erleichtern. Nutzen Sie einen Arbeitszeugnis-Generator – entweder online oder als zu installierende Software –, bei dem Sie lediglich Ihre Bewertung der Leistungen in Schulnoten eingeben und passende Formulierungsvorschläge erhalten. Müssen Sie nur selten ein Arbeitszeugnis erstellen, können Sie auch ein Buch mit passenden Bausteinen für Formulierungen nutzen. Ein gutes Standardwerk ist:
„Arbeitszeugnisse in Textbausteinen: Inhalte, Formulierung, Analyse, Recht“
Arnulf Weuster, Brigitte Scheer, ISBN 3415064743
Ein Zwischenzeugnis stellen Sie während des Arbeitsverhältnisses auf Wunsch der Mitarbeiterin aus. Diesem Wunsch müssen Sie allerdings nur dann nachkommen, wenn es dafür einen guten Grund gibt. Dies ist etwa der Fall, wenn der Vorgesetzte wechselt, ein Betriebsübergang ansteht oder das Arbeitsverhältnis bald beendet wird und die Mitarbeiterin sich bewerben möchte.
Das Zwischenzeugnis wird im Präsens formuliert. Auch hier danken Sie dem Mitarbeiter für die bisherigen Leistungen und wünschen viel Erfolg. Ihr Bedauern sprechen Sie jedoch nicht aus, weil das Arbeitsverhältnis weiterbesteht.
