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Für Unternehmer bietet die Möglichkeit, Bewirtungskosten steuerlich abzusetzen, eine attraktive Option, um den Gewinn zu senken und die steuerliche Belastung zu reduzieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg, der für eine lückenlose Dokumentation sorgt. In diesem Artikel wird erklärt, was ein Bewirtungsbeleg ist, wie er korrekt erstellt wird und welche Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug von Geschäftsessen erfüllt sein müssen.
Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das die Kosten für eine Geschäftsessen dokumentiert. Hierbei ist es wichtig, dass der Bewirtungsbeleg eine lückenlose Dokumentation darstellt und alle relevanten Informationen enthält. Hierzu gehören insbesondere das Datum, die Teilnehmer, die Art der Bewirtung sowie die Kosten.
Bewirtungskosten müssen aus einem geschäftlichen Anlass entstehen. Das können bspw. Besprechungen laufender Aufträge o.ä. sein. Auch potentielle Kunden des Unternehmers können bewirtet werden, um eventuelle Aufträge zu erhalten. Der Gesetzgeber verlangt jedoch vom Unternehmer, dass eine betriebliche Bewirtung regelmäßig um einen privaten Anteil korrigiert werden muss, da der bewirtende Unternehmer ebenfalls an der Bewirtung teilnimmt und diese Aufwendungen privat veranlasst betrachtet werden. Die regelmäßige Korrektur hat in Höhe von 30% der nachgewiesenen Aufwendungen zu erfolgen.
Der Beleg für die Kosten der Bewirtung sollte maschinell erstellt sein. Auf ihm muss der Ort und der Tag der Bewirtung, die Höhe der Bewirtungsaufwendungen (wobei diese jedoch nicht in einer Gesamtsumme angegeben sein sollten, sondern in die einzelnen Getränke und Speisen aufgegliedert werden müssen), der Anlass der Bewirtung sowie die Namen der bewirteten Personen (also auch der Name des Unternehmers selbst) aufgeführt sein. Zu guter letzt sollte der Unternehmer dem Beleg eigenhändig unterschreiben.
Ein Bewirtungsbeleg muss die oben genannten Informationen enthalten, um steuerlich anerkannt zu werden. Hierbei ist es wichtig, dass der Beleg alle Angaben lückenlos dokumentiert und die Daten nachvollziehbar sind. Es ist daher ratsam, den Beleg direkt im Restaurant ausstellen zu lassen.
Eine Möglichkeit ist, den Beleg direkt nach dem Geschäftsessen im Restaurant ausstellen zu lassen. Hierfür sollte der Unternehmer den Kellner bitten, einen Bewirtungsbeleg auszustellen und alle relevanten Daten einzutragen. Falls der Kellner keinen vorgedruckten Beleg hat, kann der Unternehmer einen eigenen Bewirtungsbeleg mit den relevanten Daten vorbereiten und dem Kellner übergeben.
Eine andere Möglichkeit ist, den Bewirtungsbeleg nachträglich zu erstellen. Hierfür müssen alle relevanten Daten, wie das Datum, die Teilnehmer, die Art der Bewirtung sowie die Kosten, nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte zeitnah erfolgen, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Damit Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hierbei ist insbesondere wichtig, dass das Geschäftsessen betrieblich veranlasst ist und eine betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden kann. Dies kann beispielsweise durch die Einladung von Geschäftspartnern oder die Planung von Geschäftsterminen erfolgen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Angemessenheit der Kosten. Hierbei ist es wichtig, dass die Kosten für das Geschäftsessen angemessen sind und nicht überhöht ausfallen. Hierbei kann eine Orientierung an üblichen Preisen für vergleichbare Restaurants und Speisen hilfreich sein. Auch die Anzahl der Teilnehmer sollte angemessen sein und im Verhältnis zum Geschäftszweck stehen.
Des Weiteren ist zu beachten, dass Bewirtungskosten nur zu 70% steuerlich absetzbar sind. Dies bedeutet, dass lediglich 70% der angefallenen Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können. Die restlichen 30% müssen vom Unternehmer selbst getragen werden.
Zudem ist zu beachten, dass es bestimmte Ausnahmen gibt, bei denen Geschäftsessen nicht steuerlich absetzbar sind. Hierzu gehören beispielsweise Bewirtungen von Arbeitnehmern oder betrieblich veranlasste Repräsentationskosten. Auch Bewirtungen von Privatpersonen oder unangemessene Bewirtungskosten können nicht steuerlich abgesetzt werden.
Um den Bewirtungsbeleg steuerlich geltend zu machen, müssen die Kosten als Betriebsausgabe in der Steuererklärung angegeben werden. Hierbei ist es wichtig, den Beleg als Nachweis beizufügen und alle relevanten Informationen anzugeben.
Es ist ratsam, alle Bewirtungskosten gesammelt in einem Konto zu erfassen und den Bewirtungsbeleg jeweils direkt nach dem Geschäftsessen ausstellen zu lassen. So kann eine lückenlose Dokumentation und ein einfacher Nachweis gegenüber dem Finanzamt gewährleistet werden.
Der Unternehmer kann die Aufwendungen der Bewirtung eines Geschäftspartners aus einem geschäftlichen Anlass als Betriebsausgabe geltend machen. Hierzu ist jedoch zu beachten, dass die Aufwendungen angemessene sein müssen. Wann ein Geschäftsessen angemessen ist, entscheidet sich insbesondere durch die Höhe der Bewirtungskosten. Darüber hinaus darf es sich nicht um Aufmerksamkeiten wie eine Tasse Kaffee o.ä. handeln.
Aufmerksamkeiten sind Leistungen des Arbeitgebers, die keine Gegenleistung für die erbrachte Arbeitsleistung sind. Sie werden vom Arbeitgeber zu einem besonderen Anlass (bspw. Geburtstag, Jubiläum oder eine bestandene Prüfung) gewährt. Aufmerksamkeiten sind immer Sachleistungen und dürfen eine Freigrenze von 40 € nicht überschreiten. Geldzuwendungen gelten nicht als Aufmerksamkeiten. Sie stellen immer Arbeitslohn dar.
Durch die gesetzliche Regelung kann der Unternehmer 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben zum Ansatz bringen. Über den Vorsteuerabzug wurden in der letzten Zeit viel gestritten, so dass es häufig gegenteilige Urteile hagelte. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 10.2.2005 Az. V R 76/03 die Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% aufgehoben, sodass der Unternehmer von den Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Lesen Sie mehr zum Thema Vorsteuer!
Nimmt ein Ehepartner an einem Geschäftsessen teil, ist bei der steuerlichen Absetzung folgendes zu beachten:
Sind sämtliche formalen Voraussetzungen erfüllt, steht dem anteiligen Betriebsausgabenabzug nichts mehr im Wege. Im Rahmen der Buchführung daran sind noch Vorkehrungen zu treffen, dass die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass einzeln und gesondert erfasst werden. Jede "vernünftige" Buchhaltungssoftware sieht hierfür ein Sonderkonto vor.
Eine angemessene unternehmerische Bewirtung führt zu 70% Betriebsausgaben, jedoch zu 100% Vorsteuerabzug beim Unternehmer.
Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner in einem Fünfsternerestaurante für insgesamt 560,- EUR. Dabei wird u. a. eine Flasche edler Wein für 320,- EUR konsumiert. In diesem Fall kann durchaus die Angemessenheit der Bewirtung infrage gestellt werden, was auch von einem Betriebsprüfer durch das Finanzamt beanstandet würde.
Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg sollte alle relevanten Informationen enthalten und lückenlos dokumentieren, um steuerlich anerkannt zu werden. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage:
| Bewirtungsbeleg | |
|---|---|
| Datum: | 05.04.2023 |
| Ort: | Musterstadt |
| Name des Restaurants: | "Max Müller Edelrestaurant - Iss auf und lass drin" |
| Bewirtete Personen, Teilnehmer: | Torsten Montag (Unternehmer selbst) |
| (inkl. der Gastgeber mit Namen selbst) | Max Müller (Lieferant und Geschäftspartner) |
| Zweck, Anlass des Geschäftsessens: | Verhandlung und Besprechung günstigerer Einkaufspreise für Büropapier |
| Kosten und Bezeichnung der verzehrten Speisen: | 2x Schnitzel, Pommes, Pilze für 49,78€ |
| Kosten und Bezeichnung der verzehrten Getränke: | 2x Weizen, 2 Espresso, 2 Wasser für 23,45€ |
| Gesamtkosten: | 73,23€ |
| Unterschrift des Unternehmers / der Unternehmerin: | Torsten Montag (Unterschrift) |
Es ist wichtig, dass alle Felder ausgefüllt werden und der Beleg von allen Teilnehmern unterschrieben wird. Eine übersichtliche und nachvollziehbare Dokumentation der Bewirtungskosten kann eine einfache Abwicklung gegenüber dem Finanzamt ermöglichen.
Nutzen Sie im Downloadbereich die Möglichkeit, ohne Anmeldung und Registrierung kostenlos einen Bewirtungsbeleg herunterzuladen. Alle notwendigen Informationen sind bereits eingetragen. Überzeugen Sie sich selbst!
Insgesamt sind Kleinbetragsrechnungen (Rechnungsbetrag kleiner 250 €) im Hinblick auf die formalen Anforderungen der Finanzverwaltung weniger kritisch. Bei einem Rechnungsbetrag > 250 € sollten Sie die Rechnung vom Restaurant auf seinen Namen mit Anschrift ausstellen lassen. Auch Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dürfen nicht fehlen. Bitte informieren Sie sich ausführlich auf meiner Seite zum Thema Rechnung Pflichtangaben!
Urteil
Bei einer Betriebsprüfung greifen sich die Prüfer bei Bewirtungsbelegen gern die Belege heraus, auf denen zum Beispiel Angaben zu den Teilnehmern sowie zum Anlass der Bewirtung fehlen. Die Folge ist, dass der Prüfer sowohl die Betriebsausgaben kürzt als auch die Vorsteuererstattung zurückfordert. Doch zumindest bei der Rückforderung der Vorsteuererstattung können Unternehmer nun etwas tun.
Unternehmer, die Geschäftspartner oder Kunden in einem Restaurant bewirten, das sogenannte Geschäftsessen, können die Kosten dafür zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Die gezahlte Umsatzsteuer können sie sich sogar zu 100 Prozent erstatten lassen. Allerdings gelten dabei gewisse Vorschriften. So muss der Unternehmer zum Beispiel auf dem Beleg vermerken, wer zum Geschäftsessen anwesend war und um welche betrieblichen Themen es ging bzw. welcher betriebliche Anlass dieses Essen rechtfertigte.
Zudem muss ein Unternehmer, wenn er die Buchhaltung vorbereiten möchte, die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben buchen. Prüfer suchen nun häufig nach Belegen, auf denen eine oder mehrere dieser Angaben fehlt und kürzen damit sowohl die Höhe der Betriebsausgaben als auch den Vorsteuerabzug.
Fehlende Angaben auf Bewirtungsbeleg: Können nachgereicht werden
Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat in seinem Urteil vom 09. April 2019 (Aktenzeichen 5 K 5119/18) allerdings nun darauf hingewiesen, dass fehlende Angaben auf den Bewirtungsbelegen auch nachgereicht werden können. Die Folge?
Das der Prüfer die Betriebsausgaben kürzt, lässt sich nicht vermeiden. Wohl aber die Rückforderung der Vorsteuererstattung. Das Gründerlexikon empfiehlt daher, dass der Unternehmer schon während der Betriebsprüfung eventuell fehlende Angaben ergänzt. Ggf. sollte er auch den Prüfer auf dieses Urteil hinweisen. Natürlich kann er auch die Angaben später noch ergänzen. Allerdings kann es dann sein, dass der Unternehmer dann einen Einspruch einlegen und die Angaben umständlich vorlegen muss.
