Online-Kontoauszüge: Das sagt das Finanzamt
Das Online-Banking ist heute das Mittel der Wahl, wenn es um die Erledigung von Bankgeschäften geht. Dabei werden viele Banken ihren Kunden nur noch Online-Kontoauszüge zur Verfügung stellen. Wer elektronisch signierte Auszüge oder gar Kontoauszüge auf Papier erhalten möchte, der muss oftmals einen extra Antrag bei der Bank stellen und Gebühren für diese Auszüge zahlen. Deshalb wollen viele Unternehmer doch lieber die einfachen Kontoauszüge verwenden.
Erfurt, 11. Oktober 2018 - Allerdings laufen Unternehmer dabei Gefahr, dass das Finanzamt ihnen einen Strich durch die Rechnung macht. Das Gründerlexikon räumt deshalb mit den wichtigsten Ammenmärchen rund um die Online-Kontoauszüge auf. Geht es um das Privatkonto, können Verbraucher einfache Online-Kontoauszüge problemlos nutzen. Sie können sich in diesem Fall die Kosten für die Anforderung von Kontoauszügen in Papierform sparen. Finanzämter erkennen bei privaten Konten Online-Kontoauszüge selbst dann an, wenn damit Spenden bis zu 100 Euro nachgewiesen werden sollen.
Online-Kontoauszüge für das Geschäftskonto
Zunächst sollte stets geprüft werden, ob ein Geschäftskonto tatsächlich benötigt wird. Beim Geschäftskonto sieht es dagegen anders aus. Hier sollten Unternehmer genau überlegen, wie sie am besten vorgehen. Einige Leistungen der Bank werden über die Kontoauszüge abgerechnet. Sofern diese umsatzsteuerpflichtig sind, das betrifft etwa Wertpapieran- und –verkäufe, sowie die Depotverwaltung, muss der Kontoauszug alle wichtigen Angaben einer Rechnung beinhalten. Das heißt, der Auszug muss in Papierform vorliegen oder zumindest elektronisch signiert zur Verfügung gestellt werden. Dafür darf die Bank keine Gebühren berechnen, sofern dies nicht bereits im Vorfeld vereinbart wurde. Schließlich sind auch Banken dazu verpflichtet, Leistungen binnen sechs Monaten korrekt abzurechnen, und zwar in Papierform (vgl. dazu § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Werden umsatzsteuerfreie Leistungen durch die Bank auf dem Kontoauszug abgerechnet, wie etwa Kontoführungsgebühren, müssen die Vorschriften des UStG dagegen nicht zwingend erfüllt werden. In diesem Fall sollte auch der Online-Kontoauszug vom Fiskus anerkannt werden.
Expertenmeinungen gehen auseinander
Wie so oft im Leben ist es aber auch bei den Online-Kontoauszügen so, dass man bei der Befragung von fünf Experten sechs verschiedene Antworten erhält. Wollen Unternehmer mit dem Kontoauszug die Zahlungsvorgänge ihres Unternehmens belegen, reicht nach Ansicht einiger Experten ein Online-Kontoauszug aus. Das hat jetzt sogar das Bayerische Landesamt für Steuern bestätigt. Allerdings müssen diese Online-Kontoauszüge dennoch zwingend elektronisch signiert und revisionssicher archiviert werden.
Auf der anderen Seite finden sich Experten, die auch eigens zu Papier gebrachte Online-Kontoauszüge als ausreichend ansehen, um die Vorschriften des § 147 Abgabenordnung (AO) bezüglich der Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Unternehmer sollten beim Finanzamt nachfragen und vermutlich erhalten sie dort ebenso unterschiedliche Aussagen.
Finanzamt akzeptiert keine ausgedruckten Kontoauszüge
Die Technik erleichtert vielen Unternehmern die Buchhaltung. Man denke nur an die Zeit zurück, in der Bilanzen oder Gewinn-und-Verlust-Rechnungen nur auf Papier geschrieben wurden. In Bezug auf Nachweise in Form von Kontoauszügen gilt das jedoch nur eingeschränkt. Unternehmer können Kontoauszüge zwar online speichern, was vom Finanzamt auch anerkannt wird. Doch ausgedruckte Kontoauszüge haben keinen Nachweis-Wert.
Viele Unternehmer nutzen heutzutage Online Banking für ihre Bankgeschäfte. Es wäre für die meisten wohl auch kaum zuzumuten, jedes Mal direkt zur Bank zu laufen, wenn sie eine Überweisung tätigen müssten. Auch können die Umsätze schnell am heimischen PC zu jeder Tages- und Nachtzeit überprüft werden.
Kein Wunder, dass daher auch viele Selbstständige die Funktion der Online Kontoauszüge zurückgreifen. Die Frage ist nur, inwieweit das Finanzamt damit als Nachweis einverstanden ist.
Warum Kontoauszüge überhaupt ausdrucken?
Die gute Nachricht ist, dass das Finanzamt keinesfalls mehr die Kontoauszüge in Papierform fordert. Unternehmer haben die Möglichkeit, die Online Kontoauszüge zu nutzen. Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt diese nur zugänglich machen. Selbstverständlich ist der Selbstständige auch verpflichtet, die Kontoauszüge elektronisch aufzubewahren.
Ausdrucke am heimischen PC akzeptiert das Finanzamt hingegen nicht. Doch man könnte sich selbst auch die Frage stellen, ob ein Ausdruck überhaupt erforderlich ist?! Schließlich können die Umsätze elektronisch eingesehen und häufig als Excel-Liste herunterladen werden, zum Beispiel für Auswertungszwecke oder für die Buchhaltung.
Tipp:
Um bei späteren Betriebsprüfungen stets auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt das Gründerlexikon, beim Geschäftskonto stets auf originale Kontoauszüge zu setzen. Diese kann kein Finanzamt beanstanden.
